64 proc. zarządzających uważa, że zebrania byłyby efektywniejsze, gdyby kończyły się ustaleniami

Firma szkoleniowo-badawcza 4Results przeprowadziła badanie dotyczące efektywności spotkań w przedsiębiorstwach. Jego twórcy podkreślają, że wiele zebrań, dzięki kilku zmianom, mogłoby być bardziej efektywnych, a także zaoszczędzić czas i energię ich członków.

Z badań wynika, że 74 proc. zarządzających codziennie odbywa rozmowy w małym zespole (od dwóch do pięciu osób). 60 proc. badanych z kolei przynajmniej raz w tygodniu uczestniczy w spotkaniach w gronie powyżej sześciu osób.

Najczęściej biorą udział w tzw. operatywkach, czyli krótkich spotkaniach, które dotyczą bieżącej pracy. Uczestniczy w nich codziennie bądź kilka razy w tygodniu 49 proc. menedżerów oraz kierowników. W spotkaniach strategicznych, w kwestii celów, ich realizacji oraz planów, 56 proc. przyznało, że udział bierze rzadziej niż raz w tygodniu. 48 proc. zarządzających odpowiedziało także, że w podobnej częstotliwości spotyka się ze swoimi przełożonymi w formie „1 na 1”. 13 proc. twierdzi, że nie uczestniczy w ogóle w spotkaniach strategicznych, a 14 proc. w rozmowach z szefem. Zarządzający Najrzadziej biorą udział w spotkaniach projektowych – jako uczestnicy bądź liderzy zespołu w ramach przeprowadzanych projektów, a 22 proc. praktycznie się to nie zdarza.

Badanych zapytano m.in., co najbardziej przeszkadza im podczas zebrań. Co trzeci z nich wskazał brak zainteresowania uczestników, co czwarty – korzystanie z telefonów czy laptopów, które odciągają uwagę od spotkania. Według wyników badania kierownicy oraz menedżerowie mają poczucie traconego czasu oraz nie widzą efektów przeprowadzanych spotkań. 64 proc. uważa, że byłyby one efektywniejsze, gdyby kończyły się decyzjami czy ustaleniami, 62 proc. – gdyby wcześniej określano cel spotkania, a 39 proc. – gdyby ograniczono liczbę uczestników do niezbędnego minimum.

W badaniu poruszono również kwestie wideokonferencji i telekonferencji. 21 proc. badanych twierdzi, że korzysta z tej drugiej formy rozmowy raz na tydzień, a 24 proc. praktycznie w ogóle. 60 proc. zarządzających z kolei przyznało, że w wideokonferencjach nie uczestniczy bądź robi to bardzo rzadko. Wśród przeszkód związanych ze spotkaniami niebezpośrednimi wymieniają m.in. problemy techniczne (27 proc.) bądź niską jakość połączeń, a także brak skupienia wśród odbiorców (55 proc.). Zdaniem twórców badania warto na zebrania zaprosić minimalną liczbę uczestników, a także wcześniej rozesłać materiały.

Autorzy badania rekomendują także, aby bardziej uporządkować terminy spotkań, a podstawową jednostką czasu, wprowadzającą rytm w zebraniach, powinien być tydzień. „Cykliczność spotkań porządkuje myślenie i ułatwia zarządzanie, monitorowanie realizacji celów” – mówi Sławomir Błaszczak, partner zarządzający firmy 4Results. (pm)

Badanie „Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?”, zrealizowano w miesiącach luty-maj 2019 r. przy wykorzystaniu kwestionariusza PAPI (Paper & Pen Personal Interview – wywiad bezpośredni z udziałem ankiety papierowej). W badaniu wzięło udział 492 menedżerów i kierowników. W badaniu wzięli udział przede wszystkim zarządzający z dużych (250+) firm (80 proc. próby), w wieku 30-50 lat (48 proc.) z różnych branż. Raport z badania dostępny na stronie 4results.pl/badania.