Dobre i złe praktyki w przetargach PR-owych. Prognozy na 2016

PR-owcy utrzymują, że proces przeprowadzania przetargów nie ulegnie zmianie wraz z nadejściem nowego roku kalendarzowego. Według nich, poprawa wymagałaby bowiem zmiany dotychczasowego sposobu myślenia – „każdy tylko o swoim kawałku”. Mimo to, trzymają kciuki i życzą sobie budowania partnerskich relacji biznesowych.

Co w związku z przetargami powinno być poprawione w pierwszej kolejności w 2016 roku?

Andrzej Pomarański, dyrektor ds. strategii komunikacji marki, ModernCorp

Trudno jest powiedzieć, czy obecna sytuacja jest możliwa do szybkiego poprawienia w najbliższej przyszłości. Przede wszystkim dlatego, że rynek usług PR jest cały czas rynkiem zamawiającego i to naprawdę firmy dyktują swoje warunki. Zapewne mogłoby pomóc wypracowanie pewnych ogólnych standardów działań, które zostałyby przyjęte i stosowane przez całą branżę PR, a tym samym wymuszały również na firmach zmianę sposobu postępowania przy przetargach i zapytaniach ofertowych. Biorąc pod uwagę rozproszenie branży oraz coraz większą ilość średnich i mały agencji, a także indywidualnych osób świadczących tego typu usługi, nie wydaje się możliwe wprowadzenie takich zasad. Bez tego typu regulacji możemy spodziewać się, że sytuacja w 2016 roku będzie bardzo podobna do obecnej.

Jakub Dmitrowski, partner zarządzający w Smart Media, właściciel RingPR oraz wiceprezes zarządu Związku Firm Public Relations

Życzyłbym sobie i przedstawicielom innych firm PR, jak również samym zamawiającym/klientom przede wszystkim budowania partnerskich relacji biznesowych już na samym początku, czyli właśnie na poziomie przetargu (warto, nawet jeżeli w danym przypadku nie uda się podjąć współpracy…). Aby to osiągnąć, tym samym poprawić stan obecny, potrzebna jest standaryzacja w obszarze postępowań przetargowych, którą jako ZFPR postulujemy i proponujemy zarówno we wspomnianych „Zasadach przetargowych”, jak również np. poprzez docieranie do organizacji zrzeszających specjalistów od procurementu. Zagadnień jest wiele i niektóre z nich wymagają wspólnej pracy obu zaangażowanych stron (usługodawców i zamawiających), w imię obopólnej korzyści, którą jest podnoszenie jakości oferowanych usług. Ale wróćmy do podstawy, a więc potrzebne jest nie tylko zrozumienie, że metoda „wyciskania” jak najwięcej za jak najniższą cenę, jest dla zamawiających usługi PR korzystna tylko na krótką metę, bo w rezultacie prowadzi nieuchronnie do spadku jakości tych usług. Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na czytelność reguł oraz celów przeprowadzanych procesów przetargowych. W pierwszej kolejności musimy więc wrócić do takich zagadnień i narzędzi, jak prawidłowy brief (z jasno przedstawionymi zadaniami, oczekiwaniami/ celami do osiągnięcia), czytelny i realny harmonogram postępowania, czy wreszcie jawność założeń budżetowych. Szczegóły są dostępne na stronie ZFPR www.zfpr.pl/aktualnosci/id/178 .         

Rafał Bednarek, Senior Project Director, Grayling Poland

Życzyłbym sobie, aby w przyszłym roku pojawiło się więcej „świadomych” przetargów. Przez „świadomych” rozumiem wychodzących od problemu czy potrzeby. Konkretnego celu, który dany klient chciałby osiągnąć i do którego dopasowywane zostawałyby cele komunikacyjne. W rzeczywistości taka zmiana musiałaby polegać na tworzeniu bardziej kompleksowych zapytań przetargowych, briefów. W efekcie jednak PR nie byłby tylko „biurem prasowym”, jak to często w praktyce bywa, a zaczynał się od doradztwa strategicznego i zawierał cały wachlarz narzędzi. To jest rodzaj projektów, na jakie stawiamy w Grayling’u i pewnego rodzaju nasza nisza, bo na polskim rynku jest dosłownie tylko kilka agencji, z którymi konkurujemy w tym obszarze. Mam też jedno marzenie dotyczące projektów publicznych. Polska jest chyba ostatnim krajem, który nadal nie zrozumiał, że na arenie międzynarodowej kraj jest jak firma na rynku lub produkt. I tak jak inne podmioty, powinien prowadzić swoje działania komunikacyjne nie tylko kanałami dyplomatycznymi, ale i poprzez tradycyjny PR agencyjny. Od lat robią to Stany Zjednoczone, Rosja, Izrael, czy kraje arabskie – i widać tego efekty. To wymagałoby jednak wyjścia poza ramy dotychczasowego myślenia – każdy tylko o swoim kawałku – ale trzymam kciuki, może coś się zmieni….
Zebrała Anna Kozińska