Grzeczny jak PR-owiec - spotkanie Klubu PR
We wtorek, 31 stycznia odbyło się spotkanie Klubu Public Relations w siedzibie Francuskiej Izby Przemysłowo - Handlowej w Polsce. Tematem dyskusji pt. „Grzeczny jak PR-owiec. Kultura gestu i słowa” była etykieta i savoir-vivre. Gościem spotkania była Zofia Kosińska, ekspert w dziedzinie etykiety menedżera, szkoleniowiec i wykładowca m.in. na Wydziale Zarządzania UW i na Politechnice Warszawskiej. Jej porady dotyczyły zarówno wizyt prywatnych, jak i służbowych. Poruszano zagadnienia związane m.in. z zapraszaniem gości i planowaniem miejsc przy stole, punktualności, prezentów i toastów.
Kosińska zwracała uwagę na to, że współczesny savoir-vivre to nie tylko kwestie związane z obecnością na bankietach i właściwym korzystaniem ze sztućców, ale przede wszystkim praktyczne i zasadne normy obyczajowe, przydatne i obowiązujące w każdej chwili.
Jednym z omawianych tematów były zaproszenia i umieszczane na nich skróty. Oznaczenia R.S.V.P. (od francuskiego - répondez s'il vous plaît), u.A.w.g. (z niemieckiego – um Antwort wird gebeten) lub U.s.o.o. (polskie – uprasza się o odpowiedź) nakazują zaproszonemu potwierdzić przybycie lub zgłosić nieobecność na spotkaniu. Jeśli skrótowi R.S.V.P. towarzyszą następujące adnotacje: „regrets only”, „en cas d’empechement” lub „tylko w razie odmowy” – zapraszający prosi o informację tylko w przypadku niemożności przybycia. Są również sytuacje, w których skrót R.S.V.P. przekreśla się i dodaje dopisek „p.m.” (z francuskiego - pour memoir). Dzieje się tak wówczas, gdy już wcześniej deklarowaliśmy zapraszającemu chęć udziału w spotkaniu, a samo zaproszenie jest jedynie przypomnieniem nie wymagającym potwierdzenia.
„S.t.” i „c.t.” to skróty stosowane na zaproszeniach określające stopień punktualności przybycia na spotkanie. „S.t” (łac. sine tempore) oznacza, ze trzeba przybyć punktualnie, natomiast „c.t.” (łac. cum tempore) – iż można się spóźnić ok. 15 minut.
Kosińska wyróżniła 3 rodzaje punktualności. Pierwszy z nich występuje, gdy inicjujemy spotkanie – należy wtedy przybyć do umówionego miejsca na ok. 10 minut przed czasem. Druga sytuacja to punktualność „co do minutki” – w ten sposób postępujemy przychodząc na rozmowę kwalifikacyjną lub inne spotkania służbowe. Przyjęcia, bankiety itp. wymagają przybycia ok. 15 minut po czasie wyznaczonym na zaproszeniu. Warto też pamiętać, że przyjście wcześniej na umówione spotkanie towarzyskie jest niewłaściwe i należy odczekać z wejściem do umówionej godziny.
Podsumowanie spotkania
Tak naprawdę, wszystko co robimy może być robione bardzo dobrze lub całkiem źle. Niestety, o tym, że coś robimy źle możemy się nigdy nie dowiedzieć, ponieważ wiele błędów jest tak mocno zakorzenionych, że uznawane są za regułę. Skoro jednak w polskim języku istnieje już „mądry jak sowa” dlaczego nie wprowadzić do słownika „grzeczny jak PR-owiec”. Aby tak się stało trzeba nam było przyjrzeć się tej etykiecie i obalić pewne mity z nią związane. Oto, co udało nam się ustalić na podstawie wypełnianego przez nas testu.
Kilka zasad RUCHU TOWARZYSKIEGO
1. Wręczając zaproszenie podajemy je wyjęte z koperty. Jeżeli podajemy zaproszenie przez osobę (lub inne dokumenty) podajemy je w niezaklejonej kopercie. Osoba, której powierzamy zaproszenie powinna w naszej obecności zakleić kopertę.
2. Pierwsza wizyta np. zaproszonej na kawę nowej sąsiadki powinna trwać nie dłużej niż pół godziny.
Sąsiadka po 30 min powinna zgłaszać chęć wyjścia (Oj jak się zasiedziałam…). To daje gospodyni możliwość podjęcia decyzji o przedłużeniu spotkania (Proszę jeszcze chwilkę posiedzieć...).
3. Jeśli mowa o innych okazjach i zaproszeniach to:
- przy zaproszeniu na przyjęcie możemy liczyć max. na 3h zabawy
- przy zaproszeniu na herbatę/kawę możemy liczyć max. na 1,5h
4. Pierwszą wizytę składa strona mniej ważna stronie ważniejszej – to oznacza, że została zaproszona przez osobę ważniejszą.
5. Imieniny w pracy – lepiej złożyć życzenia niż wręczać prezenty, jest to kłopotliwe dla solenizanta, jeśli nie przygotował np. poczęstunku, chyba że zasady funkcjonujące w firmie są inne.
6. Małżeństwa zaproszone na przyjęcie rozsadzamy. Wyjątek stanowią młode, „świeże” małżeństwa. Zasadą jest sadzanie kobiety w taki sposób, aby po obu jej stronach siedzieli mężczyźni. Niestety nie zawsze taki układ da się zrealizować…
7. Kiedy w naszym gabinecie lub domu pojawia się gość, to my jako gospodarze, jako pierwsi, wyciągamy rękę na powitanie.
8. Wyjść „po angielsku” z przyjęcia nie oznacza wcale wyjść wcześniej niepostrzeżenie z nikim się nie żegnając – zawsze trzeba się pożegnać z gospodarzem
9. Szef zaprosił Cię do swojego gabinetu. Czekając w jego sekretariacie zostałeś poczęstowany kawą/herbatą. Wchodząc do gabinetu szefa filiżankę należy zostawić w sekretariacie, nawet jeśli nie zacząłeś pić, chyba że szef zaprasza z filiżanką.
Małgorzata Zys, CCIFP