Jak budżetować projekty PR-owe

Dlaczego klienci korzystają z usług PR? Przede wszystkim szukają inspiracji, kreatywnych pomysłów, wsparcia, doradztwa i solidnych partnerów. Przygotowując oferty dużą wagę przykładamy do tego, by upewnić przyszłych klientów, że to właśnie my jesteśmy idealnym wykonawcą.

Ale czy do wyceny naszej pracy podchodzimy z takim samym zapałem? Często przygotowujemy budżety na ostatnią chwilę, szacując je pobieżnie. Optymistycznie zakładamy, że w kwestii dodatkowych kosztów dojdziemy do porozumienia z klientem, dopiero po wygranym przetargu. Nie każdy z nas ma też zacięcie księgowego i analityczne talenty - przygotowanie budżetu wydaje się zdecydowanie mniej interesujące niż wymyślanie kreatywnych pomysłów.

Jeżeli będziemy pamiętać o kilku kwestiach, jest większa szansa, że nasze budżety będą dobrze przygotowane.

Po pierwsze - każdy budżet powinien być ściśle powiązany z harmonogramem, co pozwoli monitorować efekty, płynność finansową projektu, ale też będzie gwarantem tego, że uwzględnimy wszystkie pozycje w kosztorysie.

Po drugie - z punktu widzenia planowania budżetu warto wyliczyć, kiedy przychody pokryją poniesione koszty stałe i zmienne czyli tzw. punkt rentowności danego projektu.

Po trzecie – należy świadomie wybrać metodę wyceny, dostosowaną do specyfiki realizowanego projektu i działań.

Możemy tworzyć budżety według kilku metod:

Stosować stawkę godzinową pracowników zaangażowanych w projekt. Jedyną wadą tej metody jest to, że wycenia tylko poniesione nakłady pracy, a nie wartość. Dla wykonawcy jest korzystna, szczególnie gdy przypomnimy sobie wszystkie nadgodziny spędzone w pracy, za które klient nie płaci, gdy mamy stałe wynagrodzenie miesięczne.

Podawać subiektywną cenę za pomysł, wymyśloną bez stosowania skomplikowanych wyliczeń, często z głowy. Jest to dość ryzykowana metoda, często nie do zaakceptowania dla klienta, chyba że opieramy się o tzw. benchmark rynkowy.

Weryfikacja u klienta, ile byłby w stanie zapłacić za daną usługę PR czy pomysł kreatywny. Metoda do zastosowania, gdy dobrze znamy klienta, jego potrzeby i wiemy, jak korzystnie dla nas poprowadzić negocjacje cenowe.

Sposobów na tworzenie budżetu jest wiele i nie ma jednej idealnej formatki czy podejścia. Podobnie jest z monitorowaniem i rozliczaniem kosztów. Warto poznać choć kilka - może okaże się, że budżetowanie nie jest wcale takie nudne.

Joanna Kuźmicz, FleishmanHillard

Jak budżetować projekty PR-we?

Zapraszamy na szkolenie Akademii PRoto. Już 17 grudnia w Warszawie.

Sprawdź program i zapisz się już dziś