Jak przygotować udany event?

Na wczorajszym spotkaniu Klubu PR we Francuskiej Izbie Przemysłowo-Handlowej uczestnicy dyskutowali na temat wykorzystania event’ów w działaniach PR-owskich. Wioletta Lubacz z agencji BOOM przedstawiła m.in. zasady przygotowania udanego event’u. Według niej, godne polecenia nazwiska prowadzących spotkania to Torbicka, Kammel, Majewski, Prokop i Kret. Powiedziała również, że obecnie bardzo modne są wydarzenia w stylistyce japońskiej połączone z pokazem sztuki kaligrafii i parzenia herbaty. Uczestnicy spotkania dyskutowali różnego rodzaju wpadki, które mogą się przydarzyć przy organizacji event’ów. Według Lubacz, wynikają one głównie z braku informacji, komunikacji i interakcji oraz z nieznajomości miejsca, w którym dany event ma się odbyć. PR-owcy zwrócili uwagę na częste wpadki związane z akustyką, chybionymi scenariuszami i menu niedostosowanym do uczestników spotkania, oraz niedostatecznym wykorzystaniem event’u pod względem PR-owym. Klub PR to cykliczne spotkania osób zajmujących się komunikacją i public relations w firmach stowarzyszonych we Francuskiej Izbie Przemysłowo - Handlowej w Polsce.

Prezentacja Wioletty Lubacz, szefowej Agencji BOOM

Typy wydarzeń:
1. Wydarzenia kulturalne, gospodarcze, społeczne (nie związane bezpośrednio z jedną firmą).
2. Wydarzenia integracyjne.
3. Sponsoring.
4. Wprowadzanie na rynek nowej marki, nowego produktu, etc.

Elementy wydarzenia, które należy wziąć pod uwagę, jeśli ma być ono zapamiętane:
- oryginalny upominek, gadżet,
- wyjątkowe miejsce,
- wyjątkowa obsługa,
- oryginalny scenariusz.

Kluczem do sukcesu każdego wydarzenia jest oczywiście POMYSŁ. Nie wolno jednak lekceważyć strony organizacyjnej. Tylko dobrze zrealizowany pomysł zostanie zapamiętany.

O czym należy pamiętać:
Uwaga na rozpisanie wszystkiego w czasie!

1. Scenariusz – nazwa imprezy.
2. Team realizujący imprezę:
- prowadzący (współpraca z agentami i agencjami koncertowymi)
- gwiazdy
- muzyka (uwaga na opłaty ZAIKS)
- hostessy
- scenografia
- tancerze
3. Technika:
- światło
- nagłośnienie
- zadaszenie
- efekty specjalne
4. Miejsce
5. Catering
6. Komunikacja:
- zaproszenie
- teaser i przypominacze
- upominki
- branding
7. Logistyka (należy pamiętać o ustawie o imprezach masowych – zwłaszcza kiedy nasze wydarzenie ma zgromadzić więcej niż 500 osób) pozwolenia (np. zamknięcie ulicy lub wyłączeni placu z ruchu) transport parking ochrona
8. Płatności (ustalenie z agencją lub poddostawcami kwestii przedpłat, płatności gotówkowych i terminu przelewu, umówienie się na audyt po zakończeniu współpracy).
9. Finał (wydanie CD lub filmu, opracowanie zdjęć, przesłanie gościom podziękowań za przybycie, raport dla klienta).

Ważne dokumenty:
1. brief
2. kosztorys
3. minutówka (rozpisana z kontaktami do wszystkich osób z agencji i z firmy odpowiedzialnych za poszczególne elementy imprezy)
4. umowy
5. rozliczenie z podwykonawcami
6. raport

Uwaga na projekty wprowadzające nowy produkt: w umowie powinna znaleźć się klauzula poufności i ewentualne kary.

Brief dla agencji powinien zawierać:
1. cel medialny i personalny imprezy
2. opis grupy docelowej (wiek, płeć, ilość osób, charakterystyka)
3. wstępną agendę imprezy (kluczowe punkty)
4. opis tego, co już było (żeby uniknąć powtórek)
5. informacje o VIPach

Najczęstsze przyczyny wpadek przy organizacji wydarzeń:
1. Brak informacji (firma nie przekazuje agencji organizującej wydarzenie ważnych informacji).
2. Brak komunikacji wewnątrz agencji organizującej wydarzenie.
3. Brak interakcji podczas samej imprezy (zgubne może być również wciąganie gości na siłe do zabawy).
4. Nieznajomość miejsca.
5. Niedopatrzenie szczegółów (np. zbyt mała szatnia lub jej brak).
6. Nadmierna oszczędność organizatora na stronie technicznej wydarzenia.