Kto powinien ponosić koszty przetargu? „Sprawa obarczona jest dużymi emocjami”

Na fali dyskusji, jaka rozgorzała po sprawie Brainshake kontra Porsche, zapytaliśmy PR-owców, kto ich zdaniem powinien ponosić koszty przygotowania agencji do przetargu. O ile głosów ze strony agencji PR nie zabrakło, o tyle przedstawiciele biznesowej komunikacji postanowili temat przemilczeć, bo „sprawa obarczona jest dużymi emocjami”.

Wśród agencji PR opinie są podzielone. Eliza Misiecka z Genesis PR podkreśla, że „naturalną praktyką jest, że to agencje ponoszą koszty uczestniczenia w przetargu – w pełni akceptując prawo klienta do decydowania, kogo wybiera i czy kogokolwiek wybiera”. Ale Misiecka dodaje zaraz: „Jednakże szacunek wzajemny partnerów na całym rynku powinien skłaniać klientów, by nie narażały swoich partnerów przetargowych na koszty, których można uniknąć. Do takich należy na przykład ściągania 5 różnych agencji do swojej siedziby w drugim końcu Polski - gdzie koszty przejazdu to tylko niewielki element całościowego nakładu ponoszonego przez oferenta”. Dlatego jej zdaniem branża powinna pomyśleć o dobrych praktykach, do których można włączyć np. zasadę organizowania dni prezentacyjnych dla potencjalnych partnerów w mieście, w którym poszukuje się agencji. „Ma to szczególne znaczenie w czasach, w których internet wymaga od każdego z nas szybkiej reakcji i dużej dyspozycyjności” – zaznacza prezes Genesis PR.

Inną opinię przedstawił PRoto.pl Bartłomiej Juszczyk, CEO Grupy Adweb. „Byłoby sytuacją idealną, gdyby agencje były wynagradzane, może nie za sam udział w przetargu, ile za koncepcje kreatywne, graficzne, etc., o ile stanowią one jego element” – mówi. I powołuje się na SAR. „Co więcej, raz lub dwa spotkałem się z deklaracją, a później istotnie zapłatą ze strony firmy zapraszającej do przetargu” – przyznaje. Zaznacza przy tym jednocześnie, jak ważne jest ustalenie zasad na samym wstępie współpracy. „Wtedy do przetargu podchodzą firmy/agencje, które zdają sobie sprawę z ryzyka. I w razie przegranej, nie mają prawa domagać się wynagrodzenia” – wyjaśnia.

Według niego o honorariach za udział w przetargach możemy zapomnieć. „Dużo ważniejszym jest, by procedura przetargowa opierała się po pierwsze na portfolio, po drugie na przekonaniu do zaproszenia tych a nie innych agencji, po trzecie na zaangażowanym obustronnie debriefingu i pomocy merytorycznej w przygotowaniu pomysłów, a w końcu przedstawieniu budżetu, kryteriów wyboru zwycięzcy, dotrzymywaniu własnych terminów (choćby terminu wyłonienia wygranego)” – mówi. I przekonuje, że na pewno, opierając się na tego typu czystych i przejrzystych zasadach, agencje z dużo większym zaangażowaniem i bez zbędnych, późniejszych, pretensji, przystępowałyby do przetargów, w których są w stanie określić swoje szanse i umiejętności.

„Problem w tym, że każdy z nas, Koledzy i Koleżanki z agencji, ma na koncie kilka lub kilkanaście przetargów, na które poświęcił noce przygotowań, hektolitry kawy, godziny burzy mózgów… tylko po to, by oglądać je wdrażane cudzą ręką. Lub zamiatane pod dywan, bo przetarg »anulowano«” – pisała wczoraj w naszym serwisie Barbara Ryttel, wskazując na kolejny problem warty uwagi – przetargi nastawione na „drenaż pomysłów”, co – jak uważa partner Vision Group – jest „skandaliczne”, „nieetyczne”, a przede wszystkim „zgubne dla klienta”. Zapytana o opinię Grupa On Board odpisała: „Podjęliśmy wewnętrzną decyzję, aby jednak nie zabierać w tej sprawie głosu”. Co ciekawe, komentarza nie chciała udzielić zdecydowana większość PR-owców z obszaru biznesu, do których PRoto.pl zgłosiło się z podobną prośbą. „Wolałbym się w to nie mieszać”, „Będę wdzięczna za pominięcie mojej opinii”, „Wolałbym się w tej kwestii nie wypowiadać”, „Sprawa nabrała dość wysokiej temperatury i obarczona jest dużymi emocjami” – takie e-maile otrzymała nasza redakcja.

W dyskusji zabrała głos jedynie Polska Organizacja Turystyczna oraz firma Volvo Auto Polska. Od POT-u dowiedzieliśmy się, że „w przypadku przetargów organizowanych na obsługę PR, jak również w przypadku innych przetargów, koszty przygotowań pozostają po stronie agencji”.  „W obszarze PR-u koszty ograniczają się do roboczogodzin, które dotyczą odniesienia się do SIWZ. W przypadku przetargów, np. na kreację, mogą dojść inne, choć te, pojawiają się dopiero w fazie współpracy z agencją, która wygrała przetarg. Jako agenda rządowa nie możemy pokrywać kosztów przygotowań do przetargów, bowiem wszystkie przetargi podlegają ustawie o zamówieniach publicznych, a ta wyklucza taką możliwość” – powiedziała Jolanta Grus, dyrektor Biura Komunikacji Korporacyjnej POT-u. I podkreśliła na koniec: „Nasze zamówienia są na tyle przemyślane, że nie narażają agencji na ponoszenie wysokich nakładów finansowych w fazie przystąpienia do przetargów”.

Stanisław Dojs, PR manager z Volvo Auto Polska, opowiedział się po tej samej stronie. „W przypadku przetargu np. dotyczącego usług PR, czy organizacji eventu, koszty przygotowania propozycji powinny obciążać agencję” – stwierdził. Z drugiej strony – uważa Dojs – firma, która zaprasza do przetargu, powinna zachowywać się etycznie. „Przetarg nie może być okazją do zebrania pomysłów, które następnie zostaną zrealizowane bez agencji, która je przyniosła. Nie fair jest także zapraszanie sporej liczby stron: np. 10 agencji. Szanse wygranej są wtedy małe, a nakład pracy dla podwykonawców - ten sam. Do naszych przetargów zapraszamy nie więcej niż 3-4 firmy, które traktujemy bardzo poważnie” – zaznaczył. (es)