Odkrywamy eventową Łódź
Przez długi czas bolączką Łodzi był brak hoteli o wysokim standardzie. Wymagający turyści biznesowi czy gwiazdy festiwali odbywających się w Łodzi narzekały na brak miejsc noclegowych w dobrym standardzie. Ta sytuacja uległa jednak zmianie. W ciągu ostatnich kilku miesięcy Łódź wzbogaciła się o trzy hotele klasy biznesowej oraz premium: Tobaco, Novotel i DoubleTree by Hilton Łódź (pierwszy hotel tych sieci w Polsce). Ten ostatni zasługuje na uwagę ze względu na wyjątkowe miejsce, w którym powstał. Jest sercem kompleksu Łąkowa 29. Dzięki rewitalizacji dawnej Wytwórni Filmów Fabularnych dziś pod tym adresem mieści się nowoczesny biurowiec MediaHUB, hotel DoubleTree by Hilton, klub Wytwórnia, kino 3D, a także firmy i instytucje związane z filmem, kulturą i nowymi technologiami. Kompleks oferuje niemal 3 tys. mkw. powierzchni kongresowej i ponad 1,7 tys. mkw. powierzchni konferencyjnej. To zatem doskonałe miejsce na organizację zarówno kongresu, dużej konferencji czy choćby eventu firmowego, połączonego z wieczorną imprezą. O możliwościach kompleksu świadczą organizowane w nim wydarzenia. Z okazji zakończenia procesu rewitalizacji 14 września w klubie Wytwórnia odbył się koncert „The Four Colors of Łódź” z udziałem jednego z największych polskich kompozytorów – Zbigniewa Preisnera, który zgromadził ponad tysiąc osób.
Kolejnym miejscem wartym uwagi na łódzkiej mapie eventowej są zrewitalizowane przestrzenie Łódzkiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej znajdujące się na terenie zabytkowej dzielnicy Księży Młyn. To one goszczą już od pięciu edycji jedną z najbardziej znanych w kraju imprez modowych - Fashion Week Poland, która w poprzedniej edycji zgromadziła ponad 12 tysięcy zagranicznych gości. W ubiegłym roku została także otwarta nowoczesna i ekologiczna hala łódzkich targów o powierzchni wystawienniczej blisko 6 tys. mkw. Pod kątem organizacji dużych imprez masowych sprawdzoną już lokalizacją jest hala sportowo-widowiskowa Atlas Arena, która gości ważne imprezy sportowe, koncerty światowych gwiazd tj. Rihanna, Eric Clapton czy Depeche Mode oraz duże festiwale kulturalne jak Międzynarodowy Festiwal Komiksu i Gier. Nie można także zapomnieć o ulicy Piotrkowskiej, która dzięki prowadzonej w części spacerowej odnowie zyskuje nową nawierzchnię, a także meble miejskie. Prowadzona renowacja wydobędzie urok słynnych, łódzkich kamienic, które także mogą stać się tłem dla ambitnych wydarzeń kulturalnych.
Dzięki kończącym się inwestycjom, rewitalizacjom i doskonałym skomunikowaniem z resztą kraju Łódź zyskuje wizerunek atrakcyjnego miasta do organizacji eventów i coraz częściej staje się celem turystyki biznesowej. Ważnym elementem jest także atrakcyjność cenowa Łodzi w porównaniu np. do Warszawy.
Obopólna satysfakcja
Podstawą do obopólnie satysfakcjonującej współpracy między klientem a agencją jest zawsze odpowiednie zbriefowanie i omówienie szczegółów współpracy przed jej rozpoczęciem. W przypadku organizacji eventów bardzo ważne jest dokładne ich zaplanowanie, aby już na etapie realizacji uniknąć wielu niepotrzebnych nieporozumień. Dobry brief powinien zatem zawierać przede wszystkim informacje na temat celu eventu oraz efektów jakie firma chce dzięki niemu osiągnąć. Jeśli celem jest integracja pracowników danej firmy event powinien opierać się na innych zasadach niż w przypadku kiedy klient chce poprzez organizację jakiegoś wydarzenia uzyskać informację zwrotną np. o swoich produktach, poszerzyć grupę swoich odbiorców czy dodatkowo wzmocnić swój wizerunek w konkretnych obszarach. W zależności od celu można dobrać odpowiedni mechanizm eventu, który wygeneruje oczekiwane efekty.
Bardzo ważnym elementem, którego często brakuje w briefie, jest precyzyjna informacja na temat grupy docelowej, do której wydarzenie jest kierowane. Jeśli to impreza dla pracowników, to brief powinien określać ich liczbę, płeć, średnią wieku, staż pracy czy stanowiska jakie pełnią. Ta wiedza pozwala bowiem opracować koncepcje eventu, która spodoba się pracownikom i odniesie zakładany efekt. Dzięki temu poza integracją zespołu firma wzmocni swój wizerunek jako odpowiedzialnego pracodawcy, który zna swoich pracowników oraz ich potrzeby. Jeśli grupą docelową eventu są klienci biznesowi danej firmy, informacje na ich temat powinny dotyczyć panujących między obiema stronami stosunków, ewentualnych trudnych obszarów współpracy, aby zaproponowane działania zaowocowały umocnieniem relacji, a nie zadziałały na niekorzyść klienta.
Koniecznym elementem w planowaniu eventu jest także założenie odpowiedniego czasu do jego przygotowania. W przypadku eventów upływający czas działa wyjątkowo niekorzystnie na jakość przygotowań. Im bliżej terminu wydarzenia tym drożej, tym mniej miejsc, w których można by go zorganizować i więcej stresu.
Budżet
I na koniec sprawa najtrudniejsza, czyli budżet. Na szczęście coraz rzadziej zdarza się, by budżet planowanego wydarzenia był tajemnicą, ale często klienci zaczynają rozmowę o evencie od słów „najpierw zaproponujcie coś kreatywnego, a my zastanowimy się ile mamy na to pieniędzy”. To chyba najgorsze z możliwych rozwiązań. Bez względu na to, ile firma chce przeznaczyć na event, jego budżet powinien być przedstawiony na początku. Najgorszym z możliwych scenariuszy jest ten, kiedy praca zaczyna się od koncepcji, która jest pewną całością, a później w wyniku braku budżetu lub jego przekroczenia zaczynają się ucinanie pomysłów, aby w danej kwocie się zmieścić. Wtedy ze spójnych działań pozostają te, które mieszczą się w budżecie. Należy pamiętać, że nawet przy ograniczonych środkach finansowych można osiągnąć zakładane cele, ale ważne, aby określić je na początku. Dzięki temu pieniądze, które firma zainwestuje w event są wydane rozsądnie i owocują.
Lidia Mączyńska, PR manager, Telma Communications Agency
O tym jak organizować eventy dowiesz się także z modułu kursu internetowego Planowanie i organizacja eventów w Akademii PRoto!