3 sztuczki event managera, których nie zna PR-owiec

Obserwując kolegów PRowców, odnoszę wrażenie, że organizacja eventów bardziej skomplikowanych niż tradycyjna konferencja prasowa jest zwykle traktowana jak zło konieczne. Jeśli mieliście okazję porównać eventy realizowane przez profesjonalne agencje eventowe, do tych, które organizowali specjaliści od relacji z mediami, wiecie o czym mówię. Typowy PR-owiec nie chce/nie potrafi zadbać o wysoki, nowoczesny standard eventu – w kategoriach scenograficznych ogranicza się do rollupów, w najlepszym wypadku do brandingu na standzie recepcyjnym. Problem często pojawia się również z doborem podstawowej techniki eventowej: mało któremu specjaliście od PR-u wpadną do głowy takie drobiazgi jak np. odpowiednie oświetlenie lokacji, różnica między mikrofonem do ręki, klapowym czy nagłownym też bywa czarną magią.

Jednym z większych koszmarów PR-owca jest organizacja eventów networkingowych. Jest to typowy format imprezy wybierany przez klientów w celu generacji leadów, zwykle mający postać konferencji (której wartość merytoryczna jest najczęściej niewielka – wszak główny cel to kuluarowe rozmowy z partnerami). Jako event manager działający obecnie w świecie PR-u, postanowiłem podzielić się kilkoma sztuczkami, które z pewnością pomogą wywołać u klienta efekt „WOW!”.

Nie róbcie networkingu bez brandingu

To, że widoczność brandingu klienta na evencie jest kluczowa z pewnością będzie dla wielu z nas truizmem. Niestety, jak to zwykle bywa, teoria mija się z praktyką i często jest to kwestia mocno zaniedbywana. Zdecydowana większość mniejszych eventów ogranicza się do przysłowiowego rollupa, podczas gdy wystarczy odrobina kreatywności i zmysłu estetycznego, żeby brand gospodarza imprezy był naprawdę dobrze wyeksponowany.

Kluczem do sukcesu jest tutaj odpowiedni layout graficzny eventu. Niezależnie od tego, czy organizujemy spotkanie na 20 czy galę na 200 osób, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby impreza miała swoją własną identyfikację wizualną (spójną z ogólnym brandem klienta). Layout warto zastosować…wszędzie gdzie to tylko możliwe. Trzymajmy się tej zasady, a będziemy mieli pewność, że walory wizualne eventu przekonają klienta o wysokiej jakości naszej pracy, dbałości o szczegóły i generalnie – umiejętnościach dobrej organizacji. Warto pomyśleć, jak layout może korespondować z 3 elementami:

brandingiem klienta

tematem eventu

wystrojem lokacji

Gdy odpowiedni layout został już wybrany, zastanówmy się jakie elementy przestrzeni/eventu „przyjmą” naszą grafikę. Każdy event ma pewne elementy stałe, które możemy wykorzystać do stworzenia wyjątkowej atmosfery:

prezentacje prelegentów (przygotujmy wcześniej obowiązkową formatkę Powerpoint, właściwą dla eventu)

zaproszenia

identyfikatory uczestników

tabliczki nawigacyjne (mogą to być zwykłe plakaty nawigujące uczestników np. do miejsca
z przerwą kawową)

stand recepcyjny, mównica, inne meble (sugeruję użycie naklejek wycinanych przez ploter z folii samoprzylepnej)

ubrania hostess (np. w formie spójnej z layoutem apaszki dla kobiet lub poszetki/krawata dla mężczyzn)

materiały informacyjne

prezenty/gadżety

elementy architektoniczne (naklejki z folii na drzwiach, oknach lub np. logotypy świetle czyli tzw. gobo na ścianach)

ekrany/urządzenia multimedialne (często lokacja eventu dysponuje np. ekranami LCD na których możemy umieścić odpowiednią grafikę)

Dbałość o walory estetyczne eventu z pewnością sprawi, że zarówno klient, jak i goście zapamiętają go na dłużej. Fakt, skrupulatność w tym zakresie oznacza często nieco więcej pracy, ale pamiętajmy, że eventy tego typu czasami lepiej eksponują nasze zaangażowanie w oczach klienta niż rok dobrej obsługi biura prasowego. Imprezy tego typu oznaczają najczęściej obecność top managementu, który z pewnością będzie patrzył nam na ręce.

Niech będzie tech

Jestem przekonany, że 90 proc. waszych klientów, briefując event zaznacza „żeby było nowocześnie”. Warto zastanowić się jak „utechowić” naszą konferencję, nie zapominając o jej networkingowym wymiarze. Poniżej przedstawiam kilka prostych  pomysłów:

Zrezygnuj z projektora. Dużo większe wrażenie zrobi ekran bezszwowy albo diodowy. Odpowiednio duży da prelegentom możliwość prezentacji w stylu Steve’a Jobsa na launch’ach produktów Apple, z pewnością przykuje lepiej uwagę uczestników do prezentowanych treści. Ważne: sprawdźcie czy miejsce, w którym organizujecie wydarzenie ma odpowiednie zabezpieczenie energetyczne (gniazda siłowe) dla wybranej technologii.

Zaanimuj prezentacje. Najprościej zrobisz to z użyciem narzędzi typu PREZI, możesz również iść krok wyżej i postarać się o dedykowane animacje dla eventu. Istnieje wiele systemów prezentacyjnych, Powerpoint nie jest jedynym rozwiązaniem. A z pewnością nie najbardziej innowacyjnym.

Zakoduj uczestników. Momentem kluczowym każdego eventu networkingowego jest wymiana wizytówek. Pozornie ciężko ją zastąpić, jednak jeśli klient oczekuje efektu „wow” możecie pobawić się technologią. Najprostszym urozmaiceniem dla wymiany kontaktów jest przygotowanie kodów QR dedykowanych każdemu z gości, które po zeskanowaniu podadzą nam o nim wybrane informacje. Do tego celu możemy stworzyć specjalną aplikację, która np. będzie tworzyła w smartfonach gości listy nowo nabytych kontaktów. Fakt – wymiana wizytówek jest łatwiejsza…ale o ile mniej z nią zabawy. Plus – miało być nowocześnie.

Jedzenie ma znaczenie

Eventy networkingowe to właśnie ten rodzaj wydarzeń, podczas planowania których należy wyjątkową uwagę zwrócić na catering. Jedzenie odgrywa tu ogromną rolę, bo to najczęściej właśnie podczas posiłków odbywa się najwięcej rozmów prowadzących do rozwoju biznesu. Są dwie podstawowe sprawy, w których należy dopilnować caterera: menu i sposób serwowania.

Jeśli chodzi o menu – sprawa jest dość prosta. Wybieramy takie potrawy, które są wygodne w jedzeniu i nie powodują zagrożenia plamami na garniturach lub garsonkach (taco lub spaghetti bolognese odpadają). Najlepiej zdecydować się na dania najbliższe jedzeniu typu finger-food. Są wygodne, zróżnicowane i nie sprawiają kłopotów. Oczywiście nie będą się nadawać na lunch, ale jeśli event odbywa się rano i trwa krótko – w zupełności wystarczą jako śniadanie. Druga sprawa – starajmy się unikać potraw powodujących nieświeży oddech. Jajka, wędzone ryby, czosnek – są to produkty, które umieszczone w naszym menu mogą skutecznie obniżyć pewność siebie naszych gości i zniechęcić ich do intensywnych rozmów networkingowych. Pamiętajmy też, żeby zadbać o wegetarian, bezglutenowców, a w środowisku międzynarodowym weźmy pod uwagę kwestie kulturowe (np. unikajmy wieprzowiny w przypadku gości z krajów muzułmańskich, wołowiny goszcząc partnerów z Indii). Warto też, żeby każda potrawa była odpowiednio opisana w menu lub na stole bufetowym – nic tak nie zepsuje eventu, jak gość z alergią zabierany przez karetkę z powodu wstrząsu anafilaktycznego.

W przypadku sposobu serwowania, wszystko zależy od charakteru eventu i pory dnia. Zdecydowana większość konferencji networkingowych jest jednak niewielka (30-100 uczestników) i odbywa się w ciągu dnia, w porach śniadaniowych lub lunchowych. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest ustawienie bufetu i odpowiedniej ilości wysokich stolików koktajlowych, przy których goście jedzą na stojąco. Takie ustawienie sprzyja przede wszystkim mieszaniu się gości i networkingowi z jak największą liczbą uczestników. Jeśli posadzilibyśmy gości do lunchu przy stołach, mogliby oni nawiązać kontakt jedynie z osobami w obrębie jednego stołu (a najczęściej 4 najbliższych sąsiadów). Setup koktajlowy pozwala im na ruch, zmianę grup i dyskusję z dużo szerszym gronem.

Podsumowując

Organizacja eventów biznesowych jest z pozoru prosta, pamiętajmy jednak, że nasz klient właśnie przez te kilka godzin chce w jak najlepszy sposób zaprezentować się przed swoimi partnerami. Te z pozoru niewielkie konferencje i spotkania powinny zostać zaplanowane w każdym szczególe. O ile w codziennej pracy PR-owca czasami można naprawić błędy i poprawić jakość, o tyle w tym przypadku – mamy jedynie moment, w którym oczy klienta bacznie nas obserwują i z pewnością zauważą niedociągnięcia. Z drugiej strony – jeśli się postaramy, pochwały za dobrze wykonaną pracę będą dużo większe niż zazwyczaj. Warto potraktować tego typu wyzwania poważnie i podejść do nich w niestandardowy sposób, nawet jeśli na co dzień wolimy spokojnie pisać materiały prasowe, zamiast stresować się mnogością potencjalnych problemów, które mogą pojawić się podczas eventu.

O autorze

Kuba Jugo – właściciel JJ Communications, doświadczony event manager i konsultant PR, trener komunikacji. Ma na swoim koncie organizację ponad 100 eventów różnego typu i kalibru: konferencji prasowych, spotkań biznesowych, targów, konferencji naukowych, wydarzeń artystycznych i imprez masowych. W swojej karierze realizował projekty imprezowe m.in. dla gigantów takich jak Microsoft, Bosch, Siemens, Onet, PayPal, Gumtree, Merck i Manitowoc.