Event „pod chmurką” krok po kroku

Zrobiło się ciep­lej, natura nabrała kolorów, a świat eventów nabrał rozpędu. Zwłaszcza w organizacji eventów „pod chmurką”. A tych jest coraz więcej… weekendowe jarmarki zdrowej żywności, zjazdy food trucków, wydarzenia muzyczne, pikniki rodzinne, kina letnie - to tylko niektóre z nich. W piękną pogodę wszystkie te przestrzenie wypełniają tłumy uczestników. Dziś oprowadzę Was po tajnikach organizacji właśnie takich wydarzeń plenerowych.

Po pierwsze – miejsce

Lokalizacja pod piknik, festyn czy imprezę sportową nigdy nie jest przypadkowa. Impreza plenerowa zwykle ląduje na kawałku trawnika, który jest czyjąś własnością. Zanim zaczniemy organizować event, musimy skontaktować się właścicielem i podpisać umowę najmu takiej powierzchni. Tego typu miejsc jest sporo w każdym mieście. Na przykład w Warszawie mamy tu chociażby: Tor Wyścigów Konnych Służewiec, który gościł The Rolling Stones, Stinga czy U2, Lotnisko Bemowo, na którym koncertowała Madonna i Michael Jackson, Park Agrykola, Pola Mokotowskie czy boiska warszawskiego AWF-u. Tak więc zaczynamy zwykle od wynajmu terenu, na którym niczym z klocków Lego powstanie nasz event. Parki i tereny zielone zwykle załatwiamy z odpowiednią komórką w Urzędach Miasta, pisząc podania kilka tygodni/miesięcy przed planowanym eventem.

Po drugie - Uzbroić teren

W kolejnym etapie musimy zaprojektować, jak ma wyglądać nasze miasteczko atrakcji piknikowych. Dobrze jest zrobić rysunek „rzutu z góry”, pokazujący,  jak będziemy rozplanowywać powierzchnię. I tu zaczynamy od usytuowania sceny, wyznaczamy strefę do tańczenia, strefę do grillowania, strefę dla sanitariatów, dmuchańce, zaplecze dla techniki, parkingi itp. Atrakcji na rynku jest obecnie całe mnóstwo. Po przygotowaniu rysunku analizujemy przestrzeń. Ważne jest czy działka, na której urządzamy imprezę ma prąd czy musimy zamówić agregaty prądotwórcze. Planujemy, które stacje powinny mieć prąd, które dostęp do wody. Tak oto zbroimy sieć dostępu mediów do poszczególnych punktów naszej układanki. I tu już zaczyna się projektowanie eventu na poważnie.

Po trzecie – Namiot na wypadek niepogody    

Nic tak nie psuje eventu outdoorowego jak deszczowa pogoda. Dlatego jedną z najbardziej rozchwytywanych usług od maja do września są firmy świadczące usługi wynajmu namiotów. Dobór namiotu to temat na oddzielny podręcznik. Na rynku możemy znaleźć hale namiotowe z przeróżnym poszyciem np. białe, transparentne, sferyczne, a także typu stretch – rozciągane w nieregularne kształty. Aby je zarezerwować, musimy podpisać umowę i przekazać zaliczkę kilka tygodni przed eventem. Nie ma możliwości  zamówić namiotu „z dnia na dzień”, organizując spontaniczny event. Firmy namiotowe z wielką radością wyposażą swój produkt w podłogę do tańczenia, stoły, kwiaty, dekoracje, oświetlenie oraz dobiorą każdy szczegół. Dobierając kontrahenta od namiotów, radzę sprawdzić jego doświadczenie na rynku eventowym oraz szerokim łukiem omijać namioty szybko rozkładalne. Są bardzo podatne na podmuchy wiatru i mogą przynieść nam nieco zamieszania, jeśli nie zostaną odpowiednio zabezpieczone.

Po czwarte – Grillowanie

W plenerze z piękną pogodą apetyt na dobre jedzenie rośnie. Oprócz popularnego grillowania coraz częściej zapraszane są food trucki, które mają szeroki asortyment gotowych potraw dla niemal każdego. Króluje tu kuchnia amerykańska, wegetariańska czy też meksykańska. W tej kategorii również dużo wcześniej – kilka tygodnie przed eventem - musimy nawiązać kontakt z właścicielami biznesu na czterech kółkach i podpisać umowę. Oprócz food trucków świetnie sprawdzają się też takie rozwiązania jak targi zdrowej żywności, stoiska ze swojskim jadłem i jedzeniem lokalnym czy regionalnym.

Po piąte – Atrakcje dla każdego

Dobrze zaprojektowany piknik to taki, który ma atrakcje dla każdego jego uczestnika. Są atrakcje dla mamy z maluszkiem, dla dzieci, dla nastolatków i dla dorosłych. Część organizatorów jest wierna jednej tematyce takich imprez i tu rozpościera się szeroki wachlarz możliwości - eventy w stylu westernowym, naukowych, robotycznych, pirackich, wodnych czy bajkowych. Wśród tych atrakcji zdecydowana większość to dmuchańce, baseny z piłeczkami, bungee na linach, plastikowe place zabaw czy trampoliny. Te atrakcje są nieśmiertelne. Z nowoczesnych trendów sprawdzają się warsztaty z gotowania, modelowania przedmiotów z gliny czy masy solnej, stolarka, zajęcia z robotyki i te z eksperymentami z dziedziny fizyki czy chemii (szalony naukowiec). Niemałą frajdę dostarczają uczestnikom tory zdalnie sterowanych samochodów czy pokazy latających dronów. Spektakularne są dmuchane tory przeszkód dla dorosłych,  które całkiem niedawno przywędrowały do Polski.

Po szóste – Uwaga! Impreza masowa!

Wójt, burmistrz i prezydent miasta mają obowiązek kontrolowania zgodności przebiegu imprezy z warunkami określonymi w zezwoleniu na imprezę masową. O takie zezwolenie musimy się starać miesiąc przed eventem, mając w planach zaproszenie blisko 1000 osób. W przypadku stwierdzenia niespełnienia przez organizatora imprezy warunków, uprawniony przedstawiciel wójta, może przerwać zorganizowaną samowolnie imprezę masową, a organizator z pewnością może spodziewać się kłopotów. Przepisy ustawy o bezpieczeństwach imprezy masowej przewidują każdą ewentualność organizacji wydarzenia, stąd warto się z tą ustawą zapoznać. Zgoda jest wydawana na podstawie analizy wypełnionego wniosku zawierającego szczegółowy plan organizacji wydarzenia, a także specyfikację podstawowych zasad bezpieczeństwa z prawa budowlanego, z przepisów sanitarnych oraz ochrony przeciwpożarowej i mienia.

Agnieszka Ciesielska, Event Manager, autorka bloga eventowablogerka.pl

Zapisz się na PRaktyczne szkolenie 20 czerwca w PRoto

EVENT MANAGEMENT - program szkolenia

Polecamy wszystkim, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności w zarządzaniu eventami, wykonują zadania eventmanagerskie i potrzebują praktycznej wiedzy z tego zakresu.