Jak stworzyć dobrą checklistę na event

Wydarzenia ewoluują podczas każdego etapu planowania. Każdy z eventów jest inny i niepowtarzalny. Jak się w tym nie pogubić? W natłoku myśli i wątków, jakie powinniśmy przygotować, warto przygotować sobie listę zadań. Taka standardowa checklista z pewnością ułatwi nam planowanie wydarzenia, ale też zwiększy pewność, że wszystkie aspekty eventu mamy pod kontrolą i zrealizujemy je na czas. Jak ją robić? Sprawdźmy!

Po co Ci checklista eventowa?

Planowanie i realizacja eventów to sztuka, którą się kształci latami. Projekt, który ma dojść do realizacji w terminie za miesiąc, dwa, trzy czy pół roku – powinien być dobrze rozpisany w działaniach i przygotowaniach na miesiące, tygodnie, a nawet dni. To są setki działań: załatwianie zezwoleń, ustalanie warunków współpracy z podwykonawcami, rezerwacje hoteli, artystów, techniki, projekty scenografii czy grafiki. Niektórzy mówią, że checklista jest przytłaczająca i niepotrzebnie zaprząta nam głowę. Dla mnie jest obowiązkowym narzędziem w każdym planowanym wydarzeniu. Zwłaszcza, gdy liczba zadań zwiększa się w miarę zapotrzebowania klienta i realizujemy kilka projektów równocześnie w danym miesiącu.

Planowanie i budowa listy zadań

Każdy projekt zaczyna się od czystej kartki papieru. Na niej w pierwszej kolejności tworzę listę zadań do zrobienia. Dzielę je na kategorie: lokacja, artyści, technika, catering, multimedia, scenografia, sponsorzy i inne. Każdą z kategorii dzielę na mniejsze podkategorie – wymieniając to, czego powinnam dopilnować w każdej z nich. Zwykle moja lista zadań ma wynaczone daty ukończenia i jest usytuowana na linii czasu. Pomaga mi to w planowaniu zadań z tygodnia na tydzień, poprawia moją wydajność, nadaje przejrzystość w prowadzeniu każdego wydarzenia. Lista jest swoistą ściągą organizacyjną dla moich współpracowników i pozwala się kontrolować czy wzajemnie wspierać. W miarę postępów trwającego projektu wykreślam z listy to, co zostało już zrobione i zmieniam kolor czcionki na jasnoszary. Resztę zadań, która jest jeszcze przede mną, mam oznaczoną kolorami według kategorii lub stopnia ważności i priorytetów. Nasza produktywność wrasta, kiedy mamy dobrze zaplanowaną strategię działania, a nasza praca staje się prostsza, bardziej przejrzysta i dokładnie zaplanowana w czasie.

Narzędzia do planowania checklisty eventowej

Na rynku istnieje kilka narzędzi do przygotowania checklisty eventowej: Trello – prosta, bezpłatna aplikacja na stronie internetowej, pozwalająca przygotować listy w określonych kategoriach. Podobnie działa Evernote. Niektórzy chwalą sobie zwykłego Excela. Nozbe – sprawdza się zwłaszcza przy pracy zespołowej online. Pozwala na współdzielenie projektów i delegowanie zadań. Podnosi poziom produktywności i znacznie skraca czas pracy. Dodatkowo Dropbox czy Google Drive pozwalają magazynować dokumenty według folderów i kategorii. Tam zwykle chomikuję rosnącą bazę logotypów sponsorów i partnerów, ostatnie grafiki, prezentacje, slajdy, wystąpienie dla konferansjera. Tam też możemy je poprawiać, uaktualniać i budować – tworząc jeden dokument „na żywo”, bez konieczności wysyłania go pocztą mailową do wielu współpracowników.

Do rodziny potrzebnych aplikacji możemy dodać Mindmeister – czyli aplikację do tworzenia mapy myśli i skojarzeń potrzebnych do kreacji fabuły i kształtu wydarzenia. Skype czy Go To Meeting pozwala połączyć się na wideokonferencje ze współpracownikami z dowolnego miejsca na świecie. Dla tych, którzy lubią profesjonalnie zarządzać projektami, istnieje kilka platform monitujących pracę: BaseCamp, Clarizen, Kanban, Projecturf czy LiquidPlanner.

Planowanie zadań, tworzenie harmonogramów, checklist, budżetu, raportowanie efektów to tylko niektóre z narzędzi, które ułatwiają naszą pracę eventową. Reszta to otwarty umysł, śledzenie nowinek technologicznych i kolejne dobrze zrealizowane wydarzenia. Zarządzanie projektem, który wymaga współpracy wielu różnych indywidualności, może być stresującym wyzwaniem. Skłonić wszystkich, aby pracowali nad określonymi zadaniami w określonym czasie jest wyzwaniem. Co więcej, wypracowanie skutecznych metod komunikacji i współpracy z zespołem, zgranie harmonogramów i osiągnięcie wskazanych wyników to codzienność dla rasowego event managera.

Agnieszka Ciesielska, autorka bloga eventowablogerka.pl

Zapisz się na PRaktyczne szkolenie 7 września w PRoto

EVENT MANAGEMENT - program szkolenia

Polecamy wszystkim, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności w zarządzaniu eventami, wykonują zadania eventmanagerskie i potrzebują praktycznej wiedzy z tego zakresu.