Nowości w branży eventowej

Pracę w eventach kiedyś i obecnie mogę porównać do wyścigu malucha z bolidem Formuły 1. Albo pociągu podmiejskiego i Pendolino. Bycie „na czasie” wymaga od nas śledzenia trendów, zdobywania wiedzy o tym, co się dzieje na rynku, poznawania nowych narzędzi pomagających w organizacji eventów i wykorzystywania ich w skuteczny sposób. Świat jest rozpędzonym meteorytem, który z zawrotną prędkością wytwarza coraz to nowsze rozwiązania. Jakie?

Od czasów Juliusza Verne’a oraz jego powieści „Z Ziemi na Księżyc” przez filmy „Star Wars” i przez świat science-fiction niczym „Matrix” i „Raport mniejszości” mieliśmy wyobrażenie, co będzie na nas czekać w przyszłości. Czy część tego się spełniła w dynamicznej branży eventowej?

Kiedy w 2014 roku robiłam konferencję „Digital” dla Colgate-Palmolive, myślałam, że z technologią, którą przyprowadzę na event, zawojuję świat. A był prywatny hot-spot. Był zamontowany dwudziestopięciometrowy ekran na całej długości sali konferencyjnej w hotelu Intercontinental w Warszawie, pokryty ruchomymi cyferkami jak z „Matriksa”, była porządna wielka scena z ekranem tylnej projekcji, na nim śmigał system projekcji wielookienkowej „Watch-out”, Human Joystick pobudzający publiczność, prezentacje w Prezi oraz animująca aplikacja na Facebooka skanująca twarz uczestników do zabawy. Wszystko prowadziła Dorota Wellman, a gościem specjalnym była Monika Richardson. Wówczas robiło to wrażenie.

Dziś miałabym kilka możliwości więcej

Po pierwsze, system rozpoznawania twarzy, czyli biometryczna aplikacja umożliwiająca identyfikację osoby. Można by naszych gości powitać, wypowiadając ich imię zaraz po tym jak przekroczą próg recepcji eventu. Zaletą tej technologii jest już nie tylko bezpieczeństwo i dostęp do wydarzenia jedynie znanych nam uczestników. To mierzenie poziomu satysfakcji gości przez „sczytywanie” ich nastrojów. A te otagowane, tylko uśmiechnięte zdjęcia mogą lądować w kanałach social media, już ze zwinną lekkością jednego kliknięcia w telefonie.

Uczestnicy takiego eventu mieliby identyfikatory typu „click” – mogące się wymieniać wirtualnymi wizytówkami i mające połączenie z mobilną aplikacją wydarzenia. Wówczas identyfikator nie byłby tylko brzydkim dodatkiem do ubrania, lecz skuteczną technologią noszoną (ang. wearable technology) jakich wiele na eventach zagranicznych, służącą do wymiany danych a nie papierowych wizytówek.

Technologia RFID też jest na wznoszącej. Zagościła już trwale na festiwalach muzycznych w postaci specjalnych opasek z chipem RFID, na których rejestruje się wydane pieniądze za usługi na evencie. To już nie wymusza noszenia portfela tam, gdzie jest taniec, spontaniczność i zabawa. Dodatkowo z technologii noszonej na pewno udostępniłabym gościom aplikację na smartwatche, liczącą ilość wypitego alkoholu, która z pewnością przydałaby się na imprezie wieczornej.

A kto zaśpiewałby tego wieczoru? Może poszłabym w coś niekonwencjonalnego i zaproponowałabym hologram Michaela Jacksona, który zaśpiewa „Heal the world” ku zachwytowi naszych gości (Billboard Music Awards). W podobnej formule stworzono już postacie Elvisa Presleya czy Franka Sinatry. Pojawiają się też eventy, na których można zagrać obok hologramu jako gitarzysta bandu czy perkusista. To dopiero ma oglądalność w mediach społecznościowych.

Na deser coś wyjątkowego: pokaz multimedialny specjalnej instalacji powieszonej nad sceną. Setka zawieszonych nad naszymi głowami kul świetlnych, ułożonych równiutko, która zaraz po kilku taktach muzyki zaczęłaby falować, zmieniając się w milion kształtów na naszych oczach. W finale grupa kul ukształtuje się w ptaka majestatycznie ruszającego skrzydłami, niby frunącego nad naszymi głowami. Taniec światła kinetycznego i dźwięku przestrzennego mógłby trwać w nieskończoność. Tak – są widowiska, które trudno sobie wyobrazić. Szkoda tylko, że taka zabawa zaczyna się od 34 tys. euro.

Eventy niskobudżetowe

A teraz zejdźmy na ziemię. Ponad 59 proc. eventów w Stanach Zjednoczonych to eventy z ograniczeniami budżetowymi (źródło: Event Manager Blog). Dla tej kategorii zaliczamy eventy z dobrym pomysłem w tle. Na przykład integracja informatyków w... restauracji, gdzie uczą się nowych funkcji, by przyjąć pierwszych gości i ich obsłużyć. Albo plenerowe warsztaty malarskie przy lampce wytrawnego wina. Do tych, które służą promocji marek, wymienię współpracę z influencerami – taką, jaką podjęło lotnisko w słowackich Koszycach. Eventów tych jest prawdopodobnie wiele. Do moich ulubionych zaliczam przypadek 10-milionowego gościa Rijksmuseum, któremu urządzono niespodzianie noc w muzeum tuż przy najbardziej kasowych dziełach sztuki. Tak – w eventach niskobudżetowych liczy się pomysł.

Rewolucja w myśleniu klienta

Zdający siebie sprawę z podejścia do organizacji eventu i jego roli w komunikacji klienci mają też inne oczekiwania. Są otwarci na nowe technologie, szalone pomysły, zaskakujące rozwiązania. Dobrym przykładem „nowości” jest wirtualna rzeczywistość królująca na eventach i pozwalająca dosłownie doświadczyć kontaktu z marką. Jedna z firm zaprosiła uczestników na premierę nowego modelu samochodu. Po włożeniu okularów VR i uruchomieniu specjalnie przygotowanej aplikacji uczestników powitał wirtualny prowadzący, przedstawiając model 3D nowiutkiego, premierowego, drogiego auta. Można było zanurzyć się w designerskich wnętrzach pojazdu, przyjrzeć się szczegółom wykończenia deski rozdzielczej i poznać projektanta tego modelu, który odkrył tajniki zastosowanych w nim technologii. Jakość wykonanych wizualizacji zachwyciła publiczność, nikt wcześniej czegoś takiego nie zrobił. W ten oto sposób wytycza się nowe ścieżki dla promocji produktów i ich marek. Klienci takie eventy widzą, czytają o nich w mediach i chcą podobnych rozwiązań na swoich wydarzeniach.

Tymczasem w Stanach Zjednoczonych rosną jak grzyby po deszczu nowe rozwiązania dla branży eventowej – też w rozszerzonej rzeczywistości. Ale innej skali. To mecze na żywo z ligą Super Bowl czy też spacery po krawędziach skał budzące grozę nawet u obserwatorów. Maluch czy bolid... jest różnica? A w zasadzie to tylko jedna technologia...

Jeszcze lepsze możliwości techniczne

Na eventach zaczyna królować oprogramowanie 3D, niezbędne w naszym życiu i wykorzystywane w wielu branżach przemysłu, a coraz częściej również w sektorze eventowym i show biznesie. Na trasę koncertową U2 w zeszłym roku przygotowano serwer 360 stopni, który nie jest zwykłym media-serwerem wypuszczającym setki treści multimedialnych na ekrany podczas koncertów. Więcej, pozwala on zobaczyć i zmierzyć, jak będzie wyglądał event 1:1 i jak publiczność z każdego krańca przestrzeni eventowej będzie go widzieć. Idąc krok dalej, jeśli organizator ma w planach zrobić mapping na tym samym koncercie, można go zwyczajnie zaprogramować wcześniej, bez konieczności pobierania masek kształtów na kilka tygodni przed. Technicy nazywają to zakrzywioną rzeczywistością, dla nas to kosmos, który dopiero poznajemy.

Tydzień temu na Stadionie Miejskim w Poznaniu odbyło się 25-lecie fabryki Volkswagen Poznań. Przed oczami widzów wyświetliło się multimedialne show z wykorzystaniem ekranu przygotowanego na murawie stadionu. Na powierzchni sześciu tysięcy metrów kwadratowych producenci wizualizowali widzom opowieść od początków istnienia człowieka, przez rozwój techniki, aż po sukces firmy Volkswagen. Ponad 30 projektorów wypełniło obraz widziany symetrycznie z każdej strony trybun. Każdy z nich był laserowy i miał 32 tys. ANSI (jednostka natężenia światła) – sprzęt sprowadzony z Belgii, bo w Polsce takich nie ma, jeden projektor kosztuje pół miliona.

Obraz projekcji ekranu wypełnili młodzi tancerze z poznańskich szkół tanecznych, którzy w centralnych punktach planu podążali za cieniem, tańczyli i uzupełnili w pełni obraz wdzięcznymi ruchami zgodnie ze scenariuszem. To oni będą podążali za zmieniającym się obrazem, nadając mu kierunek. Łącznie tych artystów znalazło się około setki. Trudno pominąć niemych bohaterów wydarzenia ze stajni VW – samochody zabytkowe i te współczesne – które wolno „spacerowały” po szerokim ekranie. Wszystkich około dwudziestu sztuk. To one dowoziły do sceny gwiazdy muzyczne. Wisienką na torcie był koncert topowych znanych nam piosenek z lat 90. wykonany przez czołówkę naszej muzycznej historii.

Bycie na czasie – jest obowiązkowe!

Każdy menedżer w komunikacji z klientem ma za zadanie stworzyć ciekawy program wydarzenia „na czasie”, który zawiera treści ważne do przekazania uczestnikom przez organizatora. I tu najczęściej zaczynają się wyzwania, bo każdy menedżer kreatywny w agencji powinien wyczuć, kim są odbiorcy eventu, jakie są ich zainteresowania i oczekiwania. Nie sposób oczywiście wymienić wszystkich wschodzących gwiazd rynku eventowego. Technologia idzie ciągle do przodu. Komputery są jeszcze bardziej smart, produkty RTV co 2–3 miesiące zaskakują kolejną premierą. Rozwija się świat aplikacji mobilnych, królują usługi geolokacyjne, gry socialmediowe, systemy do głosowania etc. Do tego dochodzi technologia noszona. Gdzieś na końcu łańcucha są drukarki 3D, mogące w czasie eventu wydrukować 1:1 model, np. prototyp samochodu.

Być na bieżąco to nie lada wyzwanie. Ważne, aby w całym pościgu za nowościami zachować rozsądek i realizować główny cel przyświecający danemu eventowi. Koniec końców to człowiek, a nie technologia, musi sobie poradzić z ogromem wyzwań dotyczących organizacji współczesnych wydarzeń. 

O tym wszystkim będzie mowa na Event Talks, a czytelnicy PRoto.pl mogą liczyć na 20 proc. rabatu na każdą z lokalizacji wydarzenia

Agnieszka Ciesielska - prowadząca Agencję Eventową Everitum i bloga Eventowa Blogerka.