Komunikacja wewnętrzna, czyli rzecz o Intranecie

Element kultury organizacji pracy w firmie, narzędzie ułatwiające zarządzanie, kanał najważniejszych informacji w wersji ucinającej wszystkie plotki i niedomówienia oraz tuba motywująca, czyli Intranet w wydaniu niezbędnym.

Korytarze, drzwi wahadłowe i windy nie są już odpowiedzią na „komunikację w firmie”. Świadomie zastąpił je Intranet, czyli wewnętrzna sieć firmowa mająca zastosowanie już w małych przedsiębiorstwach. Za jej pośrednictwem można w łatwy i szybki sposób przekazać różne informacje wszystkim pracownikom, którzy mają dostęp do komputera. Sprawnie prowadzona komunikacja wewnętrzna zdecydowanie ułatwia zarządzanie, pomaga wyjaśniać niejasności u samych podstaw, wyprzedzając plotki może zapobiec kryzysowi, uspokoić i zmotywować pracowników.

Łatwiej, sprawniej i przyjemniej
Intranet umożliwia zarządzanie informacją z jednego źródła, daje możliwość jej aktualizacji oraz modyfikacji. Dostępny online gwarantuje również dostęp do źródeł z każdego miejsca na świecie. Jeśli zachodzi taka potrzeba umożliwia ograniczenie dostępu części pracowników do określonych kategorii informacji nieprzeznaczonych dla nich. Stanowi podręczną bazę plików, logotypów, informacji, regulaminów, postanowień czy zarządzeń. Zastosowanie Intranetu w znaczącym stopniu upraszcza komunikację i dystrybucję ważnych informacji wewnątrz struktury firmy. Ograniczony i kulejący przepływ informacji pomiędzy zarządem a pracownikami oraz poszczególnymi działami firmy jeszcze nikomu nie wyszedł na dobre. Za pośrednictwem Intranetu ogłosić można ważne dla firmy święta, urodziny pracowników, zgromadzić osoby chętne do udziału w imprezie integracyjnej przy okazji wyboru idealnego miejsca oraz zakomunikować o zbliżającym się ślubie koleżanki (na który serdecznie wszystkich zaprasza). Jest to również idealne miejsce na docenienie zasłużonych pracowników i publiczne im pogratulowanie.

Potęgi klucz, czyli wiedza online
Intranet jako baza wiedzy powinien składać się z elementów istotnych dla pracy danego przedsiębiorstwa. Ponieważ jego specyfika polega na konieczności samodzielnego poszukiwania informacji przez pracowników, ważne jest dostosowanie zawartości i sposobu jej prezentowania do potrzeb użytkowników. Oprócz miejsca na oficjalne informacje, dodatkowo można wzbogacić go o takie moduły jak blogi różnych pracowników (np. team liderów), działów czy marek. W zależności od swojego charakteru i zaawansowania może zawierać takie elementy jak galeria osób zatrudnionych z przyporządkowanymi im stanowiskami i opisami, co niesamowicie ułatwia wprowadzenie nowych pracowników oraz pomaga im odnaleźć się w zakrętach korytarzy i stanowisk. Dzięki takiej wiedzy, nowy specjalista nie traci czasu na zachodzenie w głowę, do kogo powinien udać się z nurtującym go problemem, ale od razu kieruje się do właściwej osoby. W wewnętrznej Sieci swoje miejsce znajdzie również okolicznościowy kalendarz, roczne plany rozwojowe (te, dopuszczone do wiadomości szerszej publiczności), cele firmy czy informacje o aktualnie prowadzonej rekrutacji (promocja systemu rekomendacji). Często firmy decydują się również na publikację zdjęć ze wspólnych imprez.

Pigułka informacji w postaci dokumentów, zarządzeń i regulaminów dostępnych w Intranecie pozwala również na samoszkolenie pracowników. Dostęp do wzorów dokumentów, umów, referencji, prezentacji szkoleniowych, testów, e-booków, ciekawych linków umożliwia osobom pracującym w firmie samokształcenie w zakresie interesujących ich zagadnień. Ułatwia to również czasochłonne pisanie niektórych dokumentów od podstaw, jednocześnie gwarantując ich poprawność. Takie informacje bezwzględnie powinny znaleźć się w Intranecie.

Stwierdzenie „to oczywiste, wszyscy wiedzą, że…” jest bardzo zgubne i może rodzić frustrację, zarówno ze strony pracodawcy, jak również niewidzącego swoich błędów pracownika. Dokładnie rozpisane zasady pracy ułatwiają nowym osobom dostosowanie się do panujących w firmie reguł i ich przestrzegania. Firmy różnie definiują swoją kulturę pracy. W niektórych obowiązuje np. dress code czy narzucona odgórnie przerwa obiadowa, dlatego też ważne jest, aby osoba przechodząca z innej firmy od początku wiedziała, jakie są jej przywileje oraz co jest od niej wymagane. Zaoszczędzi to początkowych stresów oraz ułatwi wprowadzenie takiego człowieka do zespołu. Intranet umożliwi również zakomunikowanie o nowym pracowniku innym i przekazanie im chociaż podstawowych informacji o nim.

Pracownik w Intranecie
Nawet najlepsza baza wiedzy na nic się zda, jeśli pracownicy nie będą chętni do korzystania z jej zasobów. Pojawia się zatem pytanie jak sprawić, aby wizyty w Intranecie stały się dla pracowników źródłem informacji, wiedzy, inspiracji, a nie tylko przykrą koniecznością. Z pewnością baza ta musi tętnić życiem, uwodzić, być ciągle aktualizowana. Mając za zadanie motywację zespołu, Intranet sam musi być dla niego interesujący i pociągający. Aby tego dokonać można uciec się do prostych metod, jakimi są profity wynikające z czytania Intranetu. Zamieszczanie tam istotnych dla wszystkich informacji na temat skróconych godzin pracy, wydarzeń specjalnych, wizyt gości, wspólnych wyjść powoduje, że każdy jest ciekaw, co nowego dzieje się w firmie i jak on sam może z tego skorzystać. Intranet umożliwia organizację szybkich konkursów z drobnymi nagrodami np. biletami do kina czy na basen, śmiesznymi gadżetami lub obiadem w restauracji. Konkursy organizować może nie tylko Zarząd, ale również każdy dział czy departament, ograniczeniem jest tu tylko wyobraźnia. Ciągła gra i rozrywka aktywizuje ludzi, motywuje ich i integruje, nie wpływając przy tym niekorzystnie na obniżenie efektywności pracy. Natomiast osoby niezaglądające do wspólnej Sieci, których omija wspólna zabawa, z czasem czują, że wypadły z obiegu i natychmiast do niego wracają. Nie bez znaczenia jest tu również szata graficzna. Szaro-niebieski design rodem z lat 90-tych nie przysporzy mu popularności. Decydując się zatem na takie narzędzie komunikacji wewnętrznej zwróćmy uwagę na wybór jego elementów oraz projektów podesłanych przez agencję interaktywną. W większości jesteśmy wzrokowcami, grafika ma więc znaczenie.

Komunikacyjne błędy
Podstawowym błędem w momencie konstruowania wewnętrznych stron dla pracowników jest brak ustalenia ich celów już na wstępie. Tworzenie Intranetu na bazie mody, sugestii, że „w nowoczesnej firmie wypada go mieć” lub chwilowego natchnienia działu PR bądź HR, sprowadzi się rychło do zaprzestania zeń korzystania. Intranet musi żyć, musi być aktualny, musimy wiedzieć, po co powstał i realizować wcześniej zamierzony plan. Jeśli pracownik wchodząc do niego codziennie przez tydzień nie widzi żadnych zmian stwierdza, że jeśli odwiedzi go raz w miesiącu to i tak wystarczy, aż nadto. Tym sposobem tracimy kolejnego czytelnika. Na etapie briefu składanego agencji należy jasno określić zasady, kto będzie go redagował, czy każdy z działów może mieć swój własny blog, jakie elementy dodatkowe będą potrzebne. Jako system komunikacji wewnętrznej pracowników najlepiej, gdy jest przez nich samych uzupełnianych.

Niechęć do korzystania z tego narzędzia powodowana jest czasem również innym problemem, a mianowicie traktowaniem Intranetu jako tuby propagandowej zarządu firmy. Mowa tu nie tylko o informacjach jednostronnych, ale często przerysowanych, czy w oczywisty sposób poruszających jedynie tematy łatwe, miłe i przyjemne. Obawa przez kontrowersjami, czy otwartością prowadzi w efekcie do zaprzeczenia idei Intranetu, jako narzędzia służącemu informacji - pod każdym względem aktualnej i prawdziwej.

Korzyści, jakie przyniesie Intranet, zarówno w poprawnie dostępu do informacji, usprawnieniu komunikacji, zwiększeniu motywacji pracowników i ich wiedzy czy integracji zespołu zauważalne są w bardzo krótkim czasie. Co więcej, przekazanie tego narzędzia w ręce pracowników sprawia, że staje się ono kolejnym sprawnym i dobrze postrzeganym przez ludzi narzędziem integracji, zabawy w firmie i dobrej komunikacji. Dbałość i rzetelna aktualizacja oraz wybór dobrej agencji interaktywnej, która stworzy system, to jedyne warunki, jakie trzeba spełnić.