„W nowym biurze z nową energią” – program komunikacji wewnętrznej ING Życie

Niemal każda firma na pewnym etapie rozwoju staje przed koniecznością zmiany siedziby. Wprawdzie nie jest to wyzwanie porównywalne z pozyskiwaniem nowych klientów, budowaniem wiarygodności u partnerów biznesowych czy ekspansją na nowe rynki, jednak w przeciwieństwie do dużych projektów biznesowych, jest to wydarzenie, które żywo interesuje każdego: od CEO po asystentów. Od strony komunikacji – to niepowtarzalna szansa, by podkręcić zaangażowanie i zbudować atmosferę oczekiwania na zmianę lub… zanotować spektakularną porażkę. Przykład ING Życie (obecnie Nationale-Nederlanden) pokazuje, jak skuteczna komunikacja towarzysząca przeprowadzce pomogła zmienić postawy pracowników: od obaw i niepokoju do entuzjazmu.

O sukcesie zadecydowały:
- zaangażowanie pracowników-ambasadorów projektu w proces dzielenia się informacjami
- prosty, bezpośredni przekaz i niestandardowe narzędzia komunikacji
- wspólne świętowanie sukcesu

TŁO I CELE PROJEKTU
W 2010 roku zapadła decyzja o zmianie siedziby ING Życie (obecnie Nationale-Nederlanden). Ponad 700 pracowników miało przenieść się z budynku przy Ludnej 2, który wówczas wielu Warszawiaków jednoznacznie kojarzyło jako biurowiec ING lub „biurowiec z lwem” (ze względu na ogromne logo firmy widoczne nawet zza Wisły) do nowo powstającego budynku przy Topiel 12. Mimo niewielkiej odległości dzielącej obie lokalizacje – zmiana budziła ogromne obawy pracowników. Największe kontrowersje związane były z nowym otoczeniem oraz ze zmianą organizacji przestrzeni na „open-space”. Pracownicy obawiali się także samego procesu przeprowadzki – przewidując, że towarzyszący mu chaos znacząco utrudni pracę.
Przed zespołem komunikacji stanęło wyzwanie, aby przygotować i wdrożyć w życie plan komunikacji, który wesprze projekt przeprowadzki, zapewniając jego sprawny przebieg, a jednocześnie zaangażuje pracowników i zmieni ich nastawienie.

PODJĘTE DZIAŁANIA
Plan komunikacji skupiał się na trzech obszarach: zaczynając od zaangażowania pracowników w tworzenie i kaskadowanie komunikacji, przez niestandardowe aktywności budujące pozytywną atmosferę oczekiwania na zmianę, po świętowanie momentu „0”, czyli dnia przeprowadzki i pierwszych tygodni w nowym biurze.

Zaangażowanie pracowników – pozyskanie ambasadorów zmiany
Najważniejszym wyzwaniem w projekcie było zapewnienie skutecznego przepływu informacji na temat poszczególnych aspektów technicznych przeprowadzki. To podstawa, bez której żadne dodatkowe działania nie miałyby szansy powodzenia. Aby skutecznie zrealizować cel powołane zostały interdyscyplinarne grupy pracowników odpowiedzialne za poszczególne aspekty przeprowadzki i komunikację ich do organizacji, m.in.:

• grupa odpowiedzialna za informowanie o „postępach z placu budowy”
• grupa opiniująca wystrój budynku i przekazująca pracownikom wiadomości o wyglądzie biura
• grupa odpowiedzialna za komunikację aspektów technicznych przeprowadzki
• grupa zajmująca się pozyskaniem zniżek dla pracowników w okolicznych punktach usługowych

Przedstawiciele każdej z grup stali się pierwszymi ambasadorami projektu. Czuli się za niego współodpowiedzialni, ponieważ otrzymywali więcej informacji niż cała firma i mieli możliwość opiniowania strategicznych dla projektu decyzji. O sukcesie przesądził także staranny wybór członków poszczególnych grup: nieformalne konsultacje z przedstawicielami Rady Pracowniczej, menedżerami oraz zespołem projektowym odpowiedzialnym za przeprowadzkę pozwoliły wyłonić liderów opinii w swoich środowiskach, a także włączyć do projektu i zaangażować jego potencjalnych przeciwników.

Budowanie pozytywnego klimatu wokół przeprowadzki i atmosfery oczekiwania
Przejrzystość i bezpośredniość – to najważniejsze cechy komunikacji dotyczącej zmiany siedziby. Sprzyjały temu wykorzystane narzędzia komunikacji, wówczas (2011 rok) dość niestandardowe, zwłaszcza jak na instytucję finansową:

• regularnie aktualizowana, atrakcyjna graficznie sekcja w intranecie
• czaty z Zarządem pozwalające anonimowo zadać dowolne pytanie związane z przeprowadzką
• cykliczne spotkania otwarte z udziałem Zarządu i zespołów projektowych
• cykl reportaży w telewizji wewnętrznej w zabawny sposób dokumentujących postępy z budowy i aranżacji nowego biurowca
• przewodnik po nowej siedzibie i okolicach, przygotowany w formie praktycznego notesu dla każdego pracownika (zawierający m.in. plan budynku, mapę okolicy z zaznaczonymi przydatnymi lokalizacjami i zniżkami dla pracowników oraz komiks Edwarda Lutczyna, w humorystyczny sposób ukazujący zalety pracy w „open-space”)

Warto podkreślić, że w komunikację projektu bardzo mocno zaangażowany był Zarząd, który wspierał zespół projektowy, otwarcie odpowiadał na pytania pracowników, brał pod uwagę zgłaszane przez nich pomysły (np.: parking rowerowy czy prysznic w biurze to sugestie zgłoszone podczas czatu) oraz występował w reportażach z budowy (nawet, gdy wymagało to wystąpienia w kasku).
Bezpośrednia komunikacja, rozwiewająca na bieżąco wszelkie wątpliwości, zaangażowanie Zarządu potwierdzające duże znaczenie tematu oraz atrakcyjna, nowoczesna forma zachęcająca do regularnego zapoznawania się z nowymi informacjami – to czynniki, które pomogły oswoić lęk przed zmianą i zamienić go w ciekawość.  

Celebracja momentu „0”
Wspólne świętowanie sukcesu pozwala poczuć się częścią wspólnoty i wzmacnia zaangażowania pracowników. Dlatego „wisienką na torcie” planu komunikacji była odpowiednia oprawa pierwszego dnia w nowym biurze oraz wspólna impreza zorganizowana kilka tygodni po przeprowadzce.

Pierwszego dnia pracy wszyscy pracownicy byli witani przez hostessy i obdarowywani „Welcome Pack-ami” - pudełkami (stylistyką nawiązującymi do przeprowadzkowych kartonów), w których znajdowały się gadżety najbardziej przydatne na nowym biurku. Dodatkowo, zarówno moment wyjścia ze starego budynku (pakowanie kartonów, sprzątanie biurek), jak i moment wejścia
do nowej siedziby były uwieczniane przez fotografa. Zdjęcia - w formie reportażu - zostały opublikowane w firmowej gazetce. Pracownicy wspominali potem, że wchodząc do nowego biura czuli się „jak gwiazdy”.

Na początku grudnia, gdy wszyscy pracownicy byli już w nowym biurze, zorganizowana została wyjątkowa impreza inauguracyjno-świąteczna. Odbyła się w podziemnym garażu nowego budynku. Na jeden wieczór garaż zamieniony został w prawdziwie bajkową salę - z tysiącem gwiazdek zawieszonych pod sufitem, żywymi choinkami, świecącymi meblami. Spotkanie rozpoczęło się uroczystym toastem i podziękowaniem dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt przeprowadzki, po którym przyszedł czas na kuluarowe rozmowy i wspólną zabawę.
 

PODSUMOWANIE
Najważniejszym celem projektu było zapewnienie sprawnego przebiegu przeprowadzki, ten cel został zrealizowany w 100 proc. Dodatkowo – dzięki dobrze zaplanowanym działaniom komunikacyjnym, udało się podnieść zaangażowanie pracowników i uzyskać ich wsparcie w realizacji projektu. Nowe biuro powitaliśmy nie tylko z entuzjazmem, ale też z nową energią.

Magdalena Kuskowska, Menedżer ds. Komunikacji Wewnętrznej

Departament Komunikacji Korporacyjnej Nationale-Nederlander

„ING Życie - PRZEPROWADZKA. W nowym biurze z nową energią”. Program komunikacji wewnętrznej - ING Życie/ING Usługi Finansowe S.A.był nominowany w konkursie Złote Spinacze w 2012 roku.