Bezcenny krwiobieg informacji
PRoto.pl: Skąd pomysł na wydanie e-booka na temat komunikacji wewnętrznej w formie pytań i odpowiedzi? [E-book do pobrania tutaj]
Justyna Piesiewicz, prezes zarządu IACL: Prowadząc warsztaty, będąc prelegentem na różnych konferencjach czy w końcu biorąc udział w projektach doradczych, otrzymujemy wiele podobnych pytań. Zauważyłyśmy również, że nie pojawiła się dotąd na rynku żadna publikacja poruszająca tematykę komunikacji w biznesie w tej formule. Stąd postanowiłyśmy wyjść naprzeciw naszym koleżankom oraz kolegom po fachu, ale również osobom zajmującym się na co dzień HR-em, PR-em, EB, a także kadrze zarządzającej i udzielić im odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Mam nadzieję, że znajdą tam nie tylko wskazówki, rozwiązania, ale także wiele inspiracji.
Paulina Trocińska, ekspertka komunikacji: Takie ujęcie tematu (pytanie-odpowiedź) wydawało nam się najbardziej optymalne właśnie z punktu widzenia czytelnika naszego e-booka. Od tego typu publikacji oczekujemy najczęściej, jeśli nie rozwiązania naszego problemu, to przynajmniej wskazówek jak to zrobić. Poza tym takie podejście ma jeszcze jedną zaletę - pozwala szybko odszukać interesujące nas tematy i wrócić do nich w dowolnej chwili i w miarę potrzeby.
PRoto.pl: Pani Justyno, jaka jest Pani definicja komunikacji wewnętrznej? W e-booku porównała ją Pani do krwiobiegu.
J.P.: Tak, porównałam komunikację wewnętrzną do krwioobiegu, ponieważ według mnie najlepiej obrazuje to, jak jest ona ważna w każdej dziedzinie naszego życia, w każdej organizacji niezależnie od branży i w każdym dziale. Chętnych, aby poznać definicję, odsyłam oczywiście do e-booka. A na koniec dodam: wyobraźcie sobie, co się dzieje z organizmem, kiedy krew przestaje krążyć albo tworzy się zator. To właśnie dzieje się z firmą czy z Waszą relacją, kiedy nie funkcjonuje komunikacja.
PRoto.pl: Z badań Martis Consulting wynika, że kadra kierownicza nie jest świadoma swojej roli w komunikacji. Z czego to wynika? Na studiach menadżerskich za mało mówi się o umiejętnościach miękkich? Niewielka jest jeszcze świadomość w tym zakresie?
J.P.: Komunikacja od wielu lat porównywana była do PR-u, na który wydatki obcinało się (w zasadzie nadal obcina) w pierwszej kolejności. Kilka lat temu zaczęliśmy propagować pojęcie komunikacji w biznesie i pamiętam wyniki naszego pierwszego badania jeszcze w 2013 r. Były zatrważające. Jaka jest tego przyczyna? Może natłok spraw, przyzwyczajenie, że to pracodawca rządzi a nie pracownik. Czasy się zmieniły i teraz mamy rynek pracownika, który oczekuje kontaktu z kadrą zarządzającą, chce wiedzieć, co się dzieje w firmie, dokąd ona zmierza i czuć się doceniany. Kolejną przyczyną jest faktycznie położenie dużego nacisku na teorię a nie na praktykę. Oczywiście, powinno być jedno i drugie, ale w odpowiednich proporcjach.
P.T.: Zgadzam się z Justyną, że możemy mówić o całym splocie okoliczności, które są odpowiedzialne za taki stan rzeczy, a brak wystarczającego kształcenia przyszłych managerów w obszarach tzw. miękkich jest jednym z elementów. Niech za przykład posłużą wyniki zeszłorocznego sondażu przeprowadzonego wśród 2 058 pracowników (na stanowiskach managerskich i nie tylko) w Stanach Zjednoczonych, które pokazują, że większość managerów (69 proc.) nie czuje się komfortowo w komunikacji z pracownikami (cały artykuł do przejrzenia tu).
Do listy przyczyn można również dopisać brak świadomości, że w niektórych procesach komunikacja gra główną rolę, zbyt dużą presję na wyniki, która przysłania całą resztę. Kolejnym powodem jest także traktowanie pracownika w kategorii „kosztu”, a nie jako największego zasobu organizacji. Oczywiście, nie można generalizować, bo są organizacje i firmy, gdzie managerowie i zarządzający świetnie sobie radzą w tym obszarze.
PRoto.pl: Jakie korzyści odnosi firma, która dba o dobrą komunikację wewnętrzną?
J.P.: Odpowiem krótko – takie, jakie my mamy, jeżeli jesteśmy zdrowi. Czujemy się dobrze , mamy energię, chce nam się, nie wydajemy pieniędzy na lekarzy, idziemy do przodu. Podobnie jest z organizacją.
P.T.: Możemy mówić o całym wachlarzu korzyści. Opisałyśmy je szczegółowo w e-booku. Ale z pewnością przemówi do wyobraźni osób decyzyjnych to, że komunikacja wewnętrzna przekłada się na wynik finansowy firmy. Więc może warto jednak przyjrzeć się bliżej temu, jak funkcjonuje komunikacja w firmie? Czy wspiera realizację celów biznesowych, czy może wręcz przeciwnie - jest barierą na drodze do ich realizacji?
PRoto.pl: Jakie problemy najczęściej mają firmy/menadżerowie z tym obszarze? Z jakimi pytaniami zwracają do Państwa?
J.P.: W publikacji wybrałyśmy 20 najczęściej zadawanych pytań. Było trudno, ponieważ otrzymałyśmy ich bardzo, bardzo dużo. Najczęściej to: jak przekonać kadrę do działań, jakie są korzyści, jak wdrożyć.
P.T.: Bardzo dużo jest też pytań związanych z poszczególnymi etapami projektowania strategii komunikacji w organizacji. Ale pojawiają się również pytania związane z komunikacją międzypokoleniową czy nowymi technologiami w „służbie” komunikacji wewnętrznej.
PRoto.pl: Kto właściwie powinien zajmować się komunikacją wewnętrzną w firmie?
J.P.: Powinna być do tego oddelegowana specjalna osoba, która będzie partnerem do rozmów z szefostwem organizacji, będzie rozumiała, jak funkcjonuje biznes. „Lekkie pióro” to nie wszystko, ważne jest, aby umiała i lubiła rozmawiać z pozostałymi pracownikami po ludzku, aby umiała słuchać, czyli wykazywała się uważnością oraz spostrzegawczością, rozumiała co wpływa na rozwój biznesu i umiała reagować. Warto pamiętać, że najnowsze technologie nie zastąpią człowieka, nie oddadzą emocji, mimiki i mowy ciała, a to bezcenna wiedza.
P.T.: Jeśli komunikacja ma wspierać realizację strategii biznesowej organizacji, to musi mieć sprzymierzeńców (zrozumienie i poparcie) wśród osób decyzyjnych najwyższego szczebla w organizacji. Już samo to determinuje profil (umiejętności i kompetencje) osoby odpowiedzialnej za komunikację. Oczywiście potrzebna jest twarda wiedza, ale pewne umiejętności społeczne również. Prędzej odnajdzie się na takim stanowisku po części dyplomata, po części negocjator, z rozwiniętymi kompetencjami (właśnie) komunikacyjnymi. Ktoś, kto bez problemu żongluje wieloma tematami jednocześnie i posiada dar zjednywania sobie współpracowników.
PRoto.pl: Jakie bariery widzą Panie na tym obszarze w firmach w Polsce? Czy to kwestia niskiego kapitału zaufania społecznego w ogóle?
J.P.: Nadal cierpimy na efekty rynku pracy pracodawcy. Przyzwyczajenia oraz postawy jest ciężko zmienić, to wymaga czasu i pokory. Szkoda, że wiele firm uczy się dopiero na błędach, kiedy trzeba je wyciągać z opresji. Barierą są także koszty „byle jak najtaniej” i podejście „zróbmy coś, bo oni też to robią”. Można robić jak najtaniej, można kopiować konkurencję, ale efekty będą takie, jakie będą. Kolejną barierą jest tzw. opóźniony efekt. Skutek tych działań odłożony jest w czasie i będzie widoczny minimum po 5-6 miesiącach, a niestety wiele osób chciałoby mieć wszystko na już. A tak się nie da. Podobnie jest zresztą z działaniami PR-owymi.
P.T.: A dla mnie cały czas najważniejszą barierą determinującą to, czy komunikacja będzie tworzyła wartość, np. budowała zaufanie wewnątrz organizacji, czy tylko kolejne treści, jest wciąż za niski poziom świadomości jej roli w funkcjonowaniu firmy wśród managementu i managerów. Bo jak mówi przysłowie „jaki Pan, taki kram”.
PRoto.pl: Czy rola komunikacji wewnętrznej będzie rosła w najbliższym czasie? A jeśli tak to dlaczego?
J.P.: Zdecydowanie tak, rola komunikacji wewnętrznej będzie rosła. Jeżeli chcemy rozwijać organizację i wyprzedzić konkurencję, to bez komunikacji się nie obejdzie. Pracownicy chcą się czuć współodpowiedzialni oraz szanowani, zależy im na pracy, ale w przyjaznej atmosferze. Nie chodzi mi tutaj jedynie o wystrój biura, ale o podejście kadry zarządzającej, kierownictwa. Nie wyobrażam sobie pracy w miejscu, gdzie wszystko byłoby tajemnicą, nie wiedziałabym dokąd zmierza firma, jakie ma plany. Znam wiele sytuacji, gdzie tak nadal jest, a szefostwo dziwi się, że mają takie wyniki finansowe a nie inne, dużą rotację oraz problemy z pozyskaniem kandydatów. Ludzie lubią wiedzieć na czym stoją, a do tego nieodzowna jest właśnie komunikacja. Dodam, że w sytuacjach kryzysowych zaangażowanie i rozmowa z pracownikami uratowała niejedną organizację, ale o tym również można poczytać w naszej książce.
P.T.: Polecam zapoznanie się z wynikami raportu przygotowanego pod koniec zeszłego roku przez GFMP Management Consultants właśnie o przyszłości komunikacji wewnętrznej.
Rozmawiała Joanna Jałowiec
Justyna Piesiewicz
Doradca, praktyk z ponad 20-letnim doświadczeniem w budowaniu marki pracodawcy, komunikacji i wizerunku. Prezes zarządu IACL. Jako członkini Globalnego Komitetu Sterującego kierowała globalną strategią i koordynowała działania Taxand w zakresie PR. W ciągu roku przyczyniła się do zajęcia przez Accreo Taxand III miejsca jako najbardziej pożądany pracodawca branży prawno-podatkowej. Pracowała dla branż: IT, FMCG, nieruchomości czy finanse. Absolwentka studiów podyplomowych HR Business Partner oraz Zarządzania Marketingiem na Akademii L. Koźmińskiego. Współautorka książki: „Problemy zarządzania współczesną firmą”. Prelegent na wielu konferencjach i warsztatach. Jest na liście 50 mentorek w Polsce programu Biznes w Kobiecych Rękach oraz inicjatywy Global Mentoring Walk.
Paulina Trocińska
Ekspert komunikacji z 14-letnim doświadczeniem w zarządzaniu komunikacją i strategią marketingową z praktyczną wiedzą w zakresie badań, analiz oraz strategicznego i operacyjnego planowania. Prowadziła projekty dla firm z branż FMCG i farmaceutycznej. Przez wiele lat związana z branżą motoryzacyjną. Za skuteczność prowadzonych działań komunikacyjnych doceniona II miejscem w firmowym globalnym konkursie. Posiada doświadczenie międzynarodowe. Jest praktykiem z interdyscyplinarną wiedzą popartą dyplomami m.in. Chartered Institute of Public Relations Internal Communication Diploma. Aktualnie, jako konsultant, wspiera organizacje w realizacji ich celów biznesowych. Specjalizuje się w projektach diagnostycznych, optymalizacji działań z zakresu komunikacji wewnętrznej oraz działaniach employer brandingowych.
IACL (International Association for Communication and Leadership) to organizacja doradcza skupiająca praktyków – ekspertów i działająca na styku komunikacji, HR oraz zarządzania. Celem IACL jest wspieranie organizacji w rozwoju ich biznesu oraz osiąganiu przewagi konkurencyjnej poprzez dostarczanie wiedzy, narzędzi oraz rozwiązań z obszaru employer brandingu, komunikacji czy angażowania pracowników, a odpowiadających na pytania: „dlaczego?”, ”po co?” i „jak?”.
PRoto.pl jest partnerem e-booka.
Joanna Jałowiec. Redaktor naczelna PRoto.pl. Wydawca z 12-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w wywiadach. Zawodowo interesują ją media społecznościowe, CSR, nowe technologie, kryzysy wizerunkowe, tematy społeczne i zmiany w szeroko pojętej branży komunikacyjnej. Jurorka konkursów branżowych (Raporty społeczne 2016 i PRCH Retail Awards 2016). Co miesiąc komentuje dla Newserii zmiany w mediach społecznościowych.