Dokumentacja. To jedna z podstawowych kwestii, którą należy brać pod uwagę przy organizacji eventów, szczególnie jeśli są elementem większej kampanii PR, masowym i/lub sponsorowanym wydarzeniem. To całkowicie zrozumiałe, tym bardziej jeśli jako agencja/organizator musimy „rozliczyć się” nie tylko z budżetu, ale przede wszystkim z „widoczności marki” i „wywołanych emocji”.
Jeśli nasz event jest wydarzeniem medialnym lub obecnością swą zaszczycą nas osobistości, tudzież celebryci, możemy rzecz jasna liczyć na udział mediów, którzy zrelacjonują wydarzenie na łamach prasy, na stronach internetowych czy też, o marzenie!, w telewizji. Zrobimy wtedy skany, print screeny, screen shoty, mogąc je dołączyć do raportu dla klienta. Znaczenia w kontekście PR nie trzeba tu chyba wyjaśniać, prawda?
Jednakże nie zawsze tak jest. Nie zawsze event jest na skalę masową, nie zawsze przyciąga media. Zwykle jest fajnym wydarzeniem, świetnie przygotowanym, często dla mniejszego grona uczestników. Nasza dokumentacja ogranicza się wtedy do galerii kilkuset zdjęć, które klient może wstawić na stronę, rozesłać do wybranych osób lub wykorzystać w drukowanych materiałach marketingowych.
Istnieje jednak, na wyciągnięcie ręki, doskonalsza forma, którą można wykorzystać nie tylko do archiwizacji wydarzenia, ale przede wszystkim do wsparcia PR-owego klienta, marki, produktu, wizerunki itd., itd., itd…
WIDEO
Ruchomy obraz rządzi. Nie ma się co oszukiwać, taka jest w tej chwili rzeczywistość. Statystyki niestety wykazują, że wolimy oglądać niż czytać. Obraz bardziej działa na odbiorcę, szczególnie jeśli mówimy o przekazie reklamowo-marketingowym. A o takim mówimy w kontekście eventu przecież. Ulubione przez social media virale, to głównie produkcje wideo. Idealne gdy mieszczą się w 3 do 5 minut, nie dłuższe niż 10 minut.
Rejestrując event na wideo będziemy mieć i wilka sytego, a jeszcze bardziej sytą owcę. Wideo jest zgrabnym łącznikiem, który daje wartość dodaną do naszej kampanii PR, bo dzięki nim wzmacniamy przekaz na temat produktu, usługi, wizerunku klienta. Co więcej, wideo pozwala na zaplanowanie komunikacji PRZED-W TRAKCIE-PO evencie.
Jak to się robi, czym to się robi i jakie mogą być efekty? To już temat na osobne wywody w zależności od celu kampanii, grupy docelowej, skali eventu i budżetu. Inaczej dobierzemy narzędzia w przypadku konferencji branżowej, jubileuszu firmy, wypuszczenia nowego produktu lub promocji sieci klienta.
Żeby było jasne. To nie jest tanie rozwiązanie, w dodatku czasochłonne. Wymaga zaangażowania profesjonalistów z odpowiednim sprzętem, z dobrym okiem do montażu. Jednakże korzyści jakie mogą wyniknąć, możliwości wykorzystania całego materiału zwrócą się po sto kroć.
Wideo można wysłać jako zaproszenie np. konferencję, jako prezentację np. wizerunku firmy , jako teaser np. jubileuszu, jako instruktaż np. usługi. Weźmy pod lupę taki „making-of”: to świetny materiał wspierający PR eventu, można go spożytkować, by pokazać jak przebiegał montaż scenografii, jak odbywały się próby światła i dźwięku, jak szykowano catering – social media aż chłoną takie materiały. W dodatku jest idealną dokumentacją realizacji eventu, zaangażowanych sił i poświęconego czasu. Dwa w jednym.
Masz jeszcze wątpliwości? Zastanów się przez chwilę. Jeśli podeślę linka z ciekawym eventem, chętniej do niego zajrzysz niż przeklikasz galerię 100 zdjęć, prawda?
Magda Jabłońska
Już 21 sierpnia
Zapraszamy na szkolenie otwarte
Event jako skuteczne narzędzie PR
Sprawdź PROGRAM – TUTAJ
Zapisz się – TUTAJ
Magdalena Jabłońska jest wykładowcą Akademii PRoto – www.akademiaproto.pl
Akademia PRoto to projekt szkoleniowy portalu PRoto.pl. Naszym celem jest umożliwienie dostępu do praktycznej wiedzy z zakresu public relations wszystkim osobom, które mają potrzebę wzbogacenia swoich kompetencji zawodowych.
W ramach Akademii PRoto mogą Państwo, w dowolnym czasie i miejscu, skorzystać z pełnego kursu on-line, albo wybrać jego pojedyncze moduły lub pakiety tematyczne – zapoznaj się z kursem internetowym.
Swoją wiedzę z PR-u można poszerzać w trakcie jedno- i dwudniowych warsztatów i szkoleń otwartych, których kilka organizujemy w każdym miesiącu – zobacz najbliższe terminy szkoleń.
W ofercie Akademii mamy także szkolenia “szyte na miarę” – poznaj nasze szkolenia wewnętrzne
