Polski krajobraz eventowy

„Na Zachodzie nie do pomyślenia jest, żeby tak jak u nas - ekipy pracowały trzy doby z rzędu, bo nie ma budżetu na dłuższy wynajem obiektu. Tam pracuje się od g. 8 do 16" - o wyzwaniach, trendach i zmianach w branży organizacji wydarzeń rozmawiamy z zarządem endorfina events, Agencją Eventową roku 2016

PRoto.pl: Jaki jest przepis na udany event? Zapewne wiele osób powiedziałoby, że nie ma jednej, gotowej recepty, pytam natomiast o składniki sukcesu.
Agnieszka Sołtysiak, partner endofina events: Przede wszystkim dobry zespół.

Michał Kaleta, Managing Director: Do tego tematu można podejść od wielu stron, ale zgodzę się z Agnieszką, że dobry zespół zarówno od strony agencji, jak i klienta. Udany event nie musi być superspektakularny, nie musi się o nim mówić w całym mieście. Udanym eventem może być małe spotkanie dla 20 osób, jeśli cele biznesowe, komunikacyjne i wszystkie inne, które założył klient, zostaną osiągnięte.

Maciej Ledzion, partner: Zrozumienie pomiędzy klientem i agencją oraz wspólne zrozumienie potrzeb tych, którzy na danej imprezie będą. Jeśli są te dwie rzeczy, to tak naprawdę mamy sukces.

PRoto.pl: Jak wygląda polski krajobraz eventowy? Czy w Polsce korzysta się z tych samych narzędzi i technologii, co na Zachodzie? Czy tego oczekują klienci? A może globalny rynek powoduje, że organizowane u nas imprezy w niczym nie odstają od tego, co dzieje się na przykład w Nowym Yorku?
Agnieszka Sołtysiak: Różnią nas standardy pracy. Na Zachodzie nie do pomyślenia jest, żeby tak jak u nas - ekipy pracowały trzy doby z rzędu, bo nie ma budżetu na dłuższy wynajem obiektu. Tam pracuje się od g. 8 do 16. Od g. 16 zamyka się halę na klucz i wraca następnego dnia.  U nas już na samym montażu ludzie są eksploatowani do granic możliwości. A poziom trzymamy ten sam.

Michał Kaleta: 100 proc. zgoda. Jakościowo polskie eventy w niczym nie odbiegają od tych organizowanych w innych krajach. Event, który my robimy w kwocie x, na szumnie określanym Zachodzie robi się w kwocie 2x.

Agnieszka Sołtysiak: Albo 3x.

Maciej Ledzion: A efekt bywa podobny. Mamy dostęp do tych samych technologii, które są na Zachodzie i na Wschodzie - dodajmy, bo na przykład w Moskwie organizuje się teraz świetne imprezy, gdyż są tam ogromne pieniądze. Natomiast z drugiej strony, w naszym regionie – Europy Środkowo-Wschodniej i powiedzmy Południowej, jesteśmy bardzo wysoko pozycjonowani. Realizując projekty w krajach takich jak Czechy, Rumunia, Cypr czy Grecja, widzimy, że standardy są u nas wyższe.

PRoto.pl: Mamy pewne mody np. dotyczące tego, jak powinna wyglądać nowoczesna strona www, kto jest obecnie na topie w gronie prowadzących, które miejsca są passé, a w których dobrze jest się pokazać. Czy zauważają Państwo pewne wyraźne trendy w organizacji eventów? Czy podążać za tymi trendami, czy też bardziej indywidualnie podchodzić do klienta i proponować najbardziej pasujące rozwiązania, nawet jeśli ich rodowód sięga lat 90.?

Agnieszka Sołtysiak: Stwierdzenie: „tak się robiło 10 lat temu” nie dotyczy naszej branży. Dlaczego? Dlatego, że event to nie jeden element. To bardzo precyzyjnie przygotowana układanka różnych części, które składają się w całość. Wiadomo, że do każdego zapytania podchodzi się bardzo indywidualnie i wybiera z bardzo szerokiego spektrum dostępnych artystów, trendów czy rozwiązań technologicznych te, które najlepiej odpowiadają na brief. Oczywiście, są rzeczy, których już się nie stosuje – najczęściej chodzi o technologie. Czy ktokolwiek jeszcze pamięta PG projektory? Teraz wszyscy robią mappingi.

Michał Kaleta:  Słyszałem o nich z Twoich ust, nigdy ich nie widziałem (śmiech).

Agnieszka Sołtysiak: PG projektory są passé dlatego, że technologia poszła dalej.

Maciej Ledzion: Jeśli chodzi o makrotrendy, bo trzeba rozróżnić trendy i narzędzia. O narzędziach można by mówić bardzo długo. My bardzo często wykorzystujemy przestarzałe rozwiązania np. lampy żarowe, bo pasują do danej scenografii. Trendem makro, który obserwujemy, jest coraz częstsze zbliżanie się agencji eventowych i digitalowych. Podstawą każdego eventu jest jakiś cel, a ten cel bardzo często ma charakter komunikacyjny. Żeby taki event wesprzeć, trzeba go pokazać, czyli „obsłużyć” albo reklamowo albo PR-owo, albo digitalowo. Najczęstszym zjawiskiem jest łączenie naszych kompetencji z kompetencjami agencji digitalowych, dlatego że świat eventowy bardzo dobrze współgra z tym, co dzieje się w sieci. Sama zaczęła pani wywiad zrobieniem zdjęcia na Instagram – zrobiliśmy ujęcie z eventu, który się tu właśnie odbywa.

Podobnie jest z influencerami – już kilka lat temu robiliśmy imprezy, gdzie tak naprawdę główną rolę odgrywali ludzie, którzy przyszli ze swoimi smartfonami. To byli blogerzy, których obserwowało na żywo tysiące osób i tak naprawdę my nie musieliśmy robić live streamingu, który teraz wykorzystuje się jako narzędzie, bo oni robili to za nas. Obecnie jesteśmy w trakcie realizacji trzech projektów we współpracy z trzema różnymi agencjami digitalowymi. To tak naprawdę pokazuje, że między tymi dwoma rodzajami biznesu jest bardzo silna relacja. Na drugim miejscu wymieniłbym agencje PR. Przez pewien czas agencje PR same chciały realizować eventy, ale doszliśmy do takiej specjalizacji rynku, że firmy te zdają sobie sprawę, że lepiej jest to zadanie oddać partnerowi. A my jako firma eventowa nie chcemy też robić wszystkiego sami i korzystamy z usług PR-owych innych firm.

Michał Kaleta: Światy online i offline totalnie się przenika. To trend, który jest obserwowany w życiu społecznym i w eventach. Dla nas to bardzo dobrze, bo to oznacza coraz większą wagę eventów w komunikacji marketingowej. Event już nie odbywa się „tu i teraz”, tylko trwa powiedzmy miesiąc. Budujemy napięcie przed imprezą, a potem mamy jeszcze follow-up po wydarzeniu. Zawsze jest coś takiego, co rozpala wyobraźnię eventowców – do niedawna były to mappingi. Każdy klient chciał je zamawiać, jak ktoś nie miał tego narzędzia, było słabo. Teraz takim narzędziem jest VR. Za rok zapewne rynek nasyci się tym rozwiązaniem.

Technologia jest tylko narzędziem, ważne jest to, żeby z tych narzędzi mądrze korzystać. To, czego my szukamy, to zaangażowanie. Nie chcemy mieć na evencie gości, tylko uczestników. To zaangażowanie możemy budować w różny sposób, niekonieczne nowoczesnymi technologiami, ale np. wykorzystując bardzo spersonalizowane zaproszenia w formie origami. Bardzo ważne jest to, żeby dobrze dobrać narzędzia do grupy docelowej. Cóż z tego, że przygotujemy fajną aplikację, jeśli na nasz event przyjdą osoby, które nie używają smartfonów?

 

Gala Muzyczne Mosty w CSW

 

PRoto.pl: Wielu właścicieli agencji narzeka na problemy kadrowe. Nie ma studiów o profilu: organizacja eventów dostosowanych do tego, co dzieje się obecnie na rynku. Event to obszar, w którym ważniejsze niż wiedza teoretyczna jest doświadczenie. Jak sobie z tym radzicie?

Agnieszka Sołtysiak: Kiedyś eventy były traktowane nieco po macoszemu. Teraz coraz częściej są elementem zintegrowanej kampanii, więc są coraz bardziej doceniane. Podobnie jak zawód eventowca, przy tym, szczególnie przez młodych ludzi, coraz bardziej pożądany. Mamy takie powiedzonko: każdy, kto zrobił osiemnastkę, myśli, że jest eventowcem (śmiech). To jest trochę tak, że ludzie, patrząc na tę branżę z boku, myślą: „Wow, ścianki, czerwone dywany, zdjęcia z gwiazdami, fajerwerki – ja też tak chcę”. Myślę, że w odpowiedzi na tę potrzebę powstały kierunki eventowe na kilku uczelniach. Niemniej jednak to jest teoria. Nie znam drugiego zawodu, w którym w umiejętnościach tak dużą wagę ma praktyka. My swego czasu zatrudnialiśmy ludzi na najniższe stanowiska, wiedząc, że absolutnie nie mają doświadczenia. Staraliśmy się, bardziej lub mniej umiejętnie, nauczyć ich zawodu.

Michał jest cudownym przykładem osoby, która przyszła do nas na stanowisko koordynatora sześć lat temu, a teraz jest członkiem zarządu. Jest więc żywym przykładem na to, że jak ktoś chce się nauczyć, to oczywiście może. Dzisiaj – to może trochę źle zabrzmi – już nie do końca mamy czas, przy skali biznesu, który robimy, by edukować od podstaw. Jak znajdujemy pracowników? Mamy dobry PR i przychodzą do nas ludzie z innych agencji. Rynek eventowy jest dosyć hermetyczny, więc wszyscy plotkują: wiedzą, gdzie jest fajnie, w której agencji dużo się dzieje, a w której nie. Zgłaszają się do nas pracownicy konkurencji.

Michał Kaleta: Ja się trochę nie zgodzę. Myślę, że wciąż uczymy ludzi od podstaw i to bardzo nas wyróżnia. Mamy w tym momencie trzy osoby w zespole produkcyjnym i jedną w dziale kreacji, które uczą się od podstaw. Staramy się znaleźć talenty, a nawet jeśli w danym momencie kogoś nie zatrudnimy, to jesteśmy otwarci na powrót do rozmów. Staramy się być bardzo w porządku wobec pracowników, jakkolwiek trywialnie to nie zabrzmi. Stworzyliśmy specjalny budżet na udział w konferencjach, warsztatach. Staramy się tworzyć dobrą atmosferę w pracy i robić wszystko tak, by o tym, jak my współpracujemy z ludźmi, dobrze mówiono na mieście. Nie patrzymy tylko na CV czy doświadczenie, zwracamy uwagę na to, czy dana osoba pasuje do nas charakterologicznie. To jest bardzo ważne w budowaniu zespołu.

Maciej Ledzion: W tym przypadku działa prosta matematyka: małej agencji nie stać na duży, doświadczony zespół. Dużą już tak. Bardzo ważną rolę w pozyskiwaniu dobrych ludzi odgrywa to, jaką wartość wnosimy do rynku. Mam tu na myśli nie tylko to, jaka jest u nas atmosfera, ale to, że budujemy rynek, że jesteśmy aktywni, prężnie działamy w Klubie Agencji Eventowych w ramach SAR-u. To powoduje, że większość ludzi jest nami zainteresowana i to są też ludzie bardzo świadomi. Ważnym elementem jest również to, że w procesie rekrutacji staramy się włożyć kandydata w buty eventowca, czyli dajemy do wykonania ćwiczenia praktyczne. Mówiąc kolokwialnie, dosyć mocno maglujemy ludzi na rozmowach zgodnie ze starą zasadą: im dłużej rekrutujesz, tym lepiej na tym wychodzisz.

 

H&M Królestwo

PRoto.pl: Jaki był 2016 rok dla endorfina events?
Agnieszka Sołtysiak: On się jeszcze nie skończył, ale mamy nadzieję, że w grudniu będziemy mogli powiedzieć, że to był świetny rok. Już widzimy, że był lepszy od poprzedniego. Endorfina, kolejny, piąty rok z rzędu, zanotuje dwucyfrowy wzrost.

Michał Kaleta: Już na przełomie 2015/2016 roku doszliśmy do takiej skali biznesu, gdzie, mając bardzo duży zespół, musieliśmy go zrestrukturyzować. W wielu agencjach mamy podział na dział produkcji i dział kreacji. My stworzyliśmy trzy zespoły produkcyjne. Przy okazji podzieliliśmy  klientów na grupy pod konkretne teamy. Teraz producenci tworzą grona, które wspierają się w pracy i poza nią. Efekt synergii zadziałał. To był duży krok.

Agnieszka Sołtysiak: Feedback od klientów, z którymi pracujemy na stałe, jest bardzo dobry. Chodzi też o usystematyzowanie cen za usługi. Były też inne problemy. Wcześniej spotykaliśmy się z tym, że klient mówił: „Ja nie chcę Zosi, tylko Krysię”. Teraz wie, że będzie miał Zosię, Krysię lub Jurka, ale cały czas pracuje z tym samym zespołem i jest spokojny. Dla nas jest to też dużo wygodniejsze.

Maciej Ledzion: Rozwój zespołu jest wynikową wzrostu zainteresowania naszą firmą. Rok do roku prowadzimy statystyki: ile zapytań do nas spłynęło, ile projektów zrealizowaliśmy itd. Pracy przybywa. I to na pewno też jest wyzwanie.

PRoto.pl: Który event był dla Państwa wyzwaniem?

Maciej Ledzion: W ubiegłym roku organizowaliśmy cykl eventów H&M Loves Music, których ważnym elementem była pływająca scena. Wymyśliliśmy koncert, który sam był dla nas wyzwaniem. Myślę, że byłby dla każdego eventowca w Polsce ponieważ, pierwszy raz w naszym kraju zostały zorganizowane koncerty na Wiśle. Scena była pływającą barką i, jak to ładnie ujęła koleżanka, która zajmowała się tym projektem jako lider, trzeba było wynająć dno Wisły. I faktycznie, tak mówią przepisy. Pomijając to, że trzeba się dogadać z policją w różnych miejscach, trzeba wziąć pod uwagę to, że mieszkańcy miasta nie lubią, gdy jest głośno, więc musieliśmy rozmieścić w różnych miejscach ludzi z miernikami decybeli, żeby kontrolować poziom dźwięku.

Agnieszka Sołtysiak: Wynajmowaliśmy dno Wisły na 48 godzin i gdzieś musieliśmy zacumować naszą scenę. Po każdym weekendzie holownik ściągał barkę do portu w Żeraniu. Wyzwaniem było coś, co zupełnie od nas nie zależy, czyli pogoda. Przez pewien czas nie padało i okazało się, że stan wody w Wiśle jest tak niski, że istniało ryzyko, że nie uda się barki z Żerania bezpiecznie przemieścić w miejsce koncertu. Nie dostalibyśmy na to zgody.

Michał Kaleta: Jeśli tworzymy coś z lodu, nagle stajemy się specjalistami budowli z lodu. Jak robiliśmy koncerty na Wiśle, nagle staliśmy się ekspertami od urzędów zajmujących się tą rzeką. Jeśli chodzi o zabawne sytuacje, to pamiętam, że podczas jednego z eventów na plaży sztorm poniszczył kilka elementów strefy dla widzów, a były tam też tapicerowane bary. Żeby jechać dalej z road show, musieliśmy naprawić te elementy – udało się nam znaleźć w Kołobrzegu tapicera, który przyjechał na plażę z hasłem na samochodzie „Tapicer Robert obije Ci nie tylko kanapę”. To tak tytułem anegdotki, z jak bardzo różnymi ludźmi mamy do czynienia. My jesteśmy buforem, klient nie ma kontaktu z tapicerem Robertem, który zresztą okazał się bardzo w porządku człowiekiem. W tym projekcie była jeszcze jedna kultowa postać – jeden z muzyków, bębniarz, który w ostatniej chwili, podczas gry w siatkówkę, złamał sobie palec...

Maciej Ledzion: Nie jest łatwo znaleźć bębniarza na dzień przed startem road show. Dowiedzieliśmy się, że jest wioska bębniarzy, w której można znaleźć niejakiego Michała. Zadzwoniliśmy i słyszymy: „Właśnie skończyłem rok akademicki, stoję na drodze szybkiego ruchu i łapię stopa w góry, ale skoro mnie potrzebujecie, to przejdę na drugą stronę drogi i przyjadę nad morze”. I przyjechał.

 

West Station launch event  - endorfina event dla HB Reavis

PRoto.pl: Jakie cele stawiają sobie Państwo na 2017 rok? Co będzie się działo na rynku eventowym?
Agnieszka Sołtysiak: Spodziewamy się, że zostaniemy agencją eventową roku (wywiad odbył się przed ogłoszeniem laureatów – przyp. red.) Co tak na mnie patrzycie? W tamtym roku w badaniu organizowanym przez Media Marketing Polska agencją eventową roku nie zostaliśmy, ale zajęliśmy drugie miejsce, więc w skrytości ducha liczymy, że w tym roku będziemy na podium. Liczymy na nagrody, których jeszcze nie dostaliśmy, na świetne projekty. Wiadomo, że będziemy chcieli po raz kolejny zanotować wzrost i poszerzyć kompetencje agencji o kolejne umiejętności.

Maciej Ledzion: Na razie jeszcze realizujemy plany na rok 2016, a plany na 2017 najpierw zakomunikujemy w zespole. Staramy się prowadzić otwartą komunikację à propos naszych oczekiwań, planów, budżetów.

PRoto.pl: Jakie wyzwania czekają branżę?

Michał Kaleta: Na pewno powstanie coraz więcej eventów, które łączą online z offline'm.

Agnieszka Sołtysiak: Może będzie dostępny bezprzewodowo wysyłany prąd – agregaty bez kabli.

Maciej Ledzion: Życzylibyśmy sobie, żeby powstawało jak najwięcej strategii marketingowych, których centralnym punktem jest event jako content, który doskonale sprzedaje się w rozmaitych kanałach komunikacji. Wydaje się, że to może być trend globalny.

Zdjęcie główne - fot. Rafał Nowak

Rozmawiała Joanna Jałowiec

Joanna Jałowiec. Redaktor naczelna PRoto.pl. Od ponad 10 lat w mediach. Specjalizuje się w wywiadach. Zawodowo interesują ją media społecznościowe, CSR, nowe technologie, kryzysy wizerunkowe, tematy społeczne i zmiany w szeroko pojętej branży komunikacyjnej.