Instrukcja obsługi dziennikarza

Jak wynika z zestawienia przygotowanego przez PRDaily, kontakty z dziennikarzami wymagają od PR-owców wyczucia. Bez niego łatwo zrazić przedstawicieli mediów do siebie.

Oczekiwanie na natychmiastową odpowiedź jest jednym z podstawowych błędów. Wysyłanie informacji w piątek i pytanie o odzew już w poniedziałek może zostać odebrane jako agresywne. By nie działać na niekorzyść relacji należy dać dziennikarzom trochę czasu. Kolejnym błędem jest wysyłanie informacji, którym daleko od ideału. Literówki i błędy gramatyczne utrudniają właściwe odczytanie wiadomości. Przed wysłaniem tekst powinien podlegać korekcie – zaznacza PRDaily.

Poniedziałek nie jest dobrym momentem na kontaktowanie się z dziennikarzami. Lepiej wybrać środek tygodnia albo piątek, wtedy otrzymują oni mniej informacji, co daje większe prawdopodobieństwo dotarcia do każdej z nich.

Jaką drogę komunikacji wybrać? E-mail zawsze powinien być pierwszym wyborem. Po telefon powinno się sięgać, jeśli sprawa dotyczy naprawdę najświeższych informacji. Jednak, jak podkreśla źródło, nawet wtedy lepiej skorzystać z formy elektronicznej.
To dziennikarze wyznaczają deadline'y. Założenie, że jeśli nie odezwą się do określonego przez nas czasu, oznacza, że nie są zainteresowani jest błędne i brzmi jak ultimatum – czytamy.

Ważne by być osiągalnym i elastycznym, nie tylko dla dziennikarzy, ale i dla klientów czy pracowników. Uniemożliwienie kontaktu należy do kolejnych sposobów zniechęcenia ich do siebie. Jeśli nieobecność jest konieczna należy wyznaczyć osobę, która w zastępstwie będzie dostępna dla osób zainteresowanych, regularnie sprawdzała pocztę i odbierała telefony.

Proszenie o fragment tekstu przed jego opublikowaniem – to nie jest dobra praktyka, choć zdarzają się takie sytuacje. Czasem dziennikarze przesyłają PR-owcom fragmenty, aby ci sprawdzili je pod kątem merytorycznym. Jednak nie jest to zasada i jeśli sam dziennikarz nie poprosi o przejrzenie swojego tekstu, nie żądaj jego przesłania.

Można korzystać z osobistych informacji publikowanych w mediach społecznościowych i blogach. Odniesienie się do nich może zachęcić ich autora do przeczytania wysłanej informacji. Jednak zachowanie ostrożności przede wszystkim – czytamy.

PRDaily podkreśla ponadto, by nie personalizować e-maila, ponieważ dziennikarze usuwają takie wiadomości. Jeszcze gorzej, jeśli PR-owiec poda złe imiona czy nazwiska.

Błędem jest także zwlekanie z odpowiedzią. Jeśli uda się zwrócić uwagę dziennikarza, należy potraktować to jako priorytet – radzi PRDaily. Jeszcze przed wysłaniem e-maila powinno się wiedzieć jak najwięcej o opisywanych w nim usługach bądź wydarzeniach. Jeśli to się nie uda, a dziennikarz zadaje pytania, na które nie zna się odpowiedzi, należy szybko naprawić błąd i poszerzyć wiedzę. (ak)