Czy warto dbać o byłych pracowników?

Employer branding na stałe wpisał się w działalność wielu firm. Specjaliści od PR-u i HR-u wiedzą, jak ważna dla organizacji jest komunikacja wewnętrzna oraz jakie efekty wizerunkowe może ona przynieść. Planując strategię, pamiętają o informowaniu pracowników, pobudzaniu ich zaangażowania i zachęcaniu do współpracy czy organizowaniu spotkań integracyjnych. A czy powinni pamiętać również o osobach, które z różnych powodów zakończyły pracę w firmie? Czy warto utrzymywać z nimi relacje?

Czytaj także:

Employer branding [RAPORT PR]

Komunikacja wewnętrzna [RAPORT PR]

Co były pracownik może dać firmie...

Po odejściu pracownika z firmy może się zdarzyć, że pracodawca o nim zapomni lub wręcz zacznie traktować go jak wroga, gdy ten przejdzie do konkurencji. Warto pamiętać jednak o tym, że taka osoba może nadal wpływać na wizerunek swojego poprzedniego miejsca pracy. „W zależności od sytuacji i okoliczności zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy może okazać się, że strony nadal mogą sobie jeszcze wiele zaoferować. Dlatego warto rozstawać się w atmosferze »win-win« i nie palić za sobą mostów. Praktyka biznesowa pokazuje, że to ostatnie rzadko kiedy się opłaca” – uważa Monika Walczak, dyrektor zarządzająca w Wymagamy.pl. Jako plusy utrzymywania relacji z byłymi pracownikami ekspertka wymienia budowanie marki pracodawcy na rynku pracy przez uwiarygodnianie jej opiniami byłego pracownika oraz nieformalne pełnienie przez niego funkcji rzecznika na różnego rodzaju platformach: „Szybka analiza forów dla pracowników, takich jak na przykład GoWork, pokazuje, jak bardzo potrafią się liczyć opinie byłych pracowników”.

„Ponieważ byli pracownicy stanowią niezwykle wiarygodne źródło informacji na temat danej firmy, wszelkie ich wypowiedzi czy komentarze mają ogromną siłę. Były pracownik może więc pomóc w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy, w pewnym sensie stając się jej ambasadorem na rynku” – mówi Sebastian Popiel, założyciel i członek zarządu People. Zwraca on też uwagę, że dzięki dobrym stosunkom były pracownik chętniej będzie dzielił się z nim swoimi przemyśleniami i spostrzeżeniami na temat tego, co było dobre, a co złe. „Zwykle zarówno właścicielom, jak i obecnym pracownikom wydaje się, że – niczym planety wokół Słońca – świat kręci się wokół danej firmy. Byli pracownicy stanowią więc cenne źródło informacji z zupełnie nowej perspektywy” – dodaje ekspert.

...i co sam może na tym zyskać?

Okazuje się, że tego typu relacja może przynieść korzyści również byłemu pracownikowi, przede wszystkim w dalszej karierze zawodowej. „Do oczywistych rzeczy należą pozytywne rekomendacje – przy czym nie mam na myśli tych »klasycznych« na piśmie zaczynających się często od słów: »Polecam/rekomenduję Panią X, która dała się poznać jako...« itd., lecz tych, które naprawdę liczą się na rynku, czyli ustnych, przekazywanych najczęściej w sposób nieformalny” – tłumaczy Monika Walczak. Ekspertka zwraca uwagę, że w praktyce komunikacji firmowej networking jest największą siłą i najlepszym sposobem na pozyskiwanie o kimś informacji.

Zgadza się z nią Sebastian Popiel: „Jako ktoś, kto zna daną osobę – zarówno jej mocniejsze, jak i słabsze strony – były pracodawca staje się wiarygodnym źródłem informacji na etapie rekrutacji”. Ekspert zaznacza także, że tego typu relacja może procentować przez wiele lat, np. w przypadku gdy poszukuje się kolejnej pracy, ale nie chce się podawać kontaktu do obecnego szefa. „Wtedy dobre stosunki utrzymywane z poprzednim pracodawcą są nawet w stanie zadecydować o naszej przyszłej karierze” – podsumowuje.

Anna Macnar, CEO w HRM Institute, przypomina także o sytuacjach, w których były pracownik wraca do danego miejsca pracy. Ekspertka dodaje, że przyszła współpraca może mieć także inny wymiar: klient–firma. Zgadza się z nią Marta Jechna, Account Director z 24/7Communication: „Powiedzenie, że »świat jest mały« w tym przypadku okazuje się dużo częściej prawdziwe, niż sobie z tego zdajemy sprawę”.

Jak się rozstać, żeby nie stracić kontaktu?

Aby być w stanie utrzymywać kontakt z byłym pracownikiem i korzystać ze wszystkich profitów tej relacji, nie można zapominać o tym, że „na starcie” trzeba się z nim odpowiednio pożegnać. Anna Macnar uważa, że pracodawca powinien być przygotowany i z wyprzedzeniem opracować proces rozstania w dwóch wersjach: normalnej i dyscyplinarnej. Zdaniem ekspertki jest dziesięć elementów, które należy wziąć pod uwagę: szybko zakomunikować odejście pracownika, przetransferować jego wiedzę następcy, odzyskać majątek firmy (telefony, komputery itp.), zabezpieczyć dane firmowe online, zaktualizować strukturę organizacyjną i informacje we wszystkich kanałach, sprawdzić kwestie wynagrodzenia, urlopu i benefitów, wykonać exit interview (czyli rozmowę, którą przeprowadza się z odchodzącym pracownikiem), zapewnić listy referencyjne i dokumentację, podziękować oraz zaprosić i zaangażować go do współpracy w grupie absolwentów.

Na wymienione przez Macnar exit interview zwraca także uwagę Sebastian Popiel. Tego typu rozmowy pozwolą obu stronom wyciągnąć wnioski na przyszłość; jest to też szansa na podzielenie się wzajemnymi wrażeniami – uważa ekspert. „Pracodawca powinien również zadbać o adekwatne do okoliczności pożegnanie. Nie można zapominać, że pracownik – szczególnie ten, który współpracował z firmą przez dłuższy czas – żegna się nie tylko z organizacją, ale także, a może nawet przede wszystkim, z zatrudnionymi w niej ludźmi. Powinien mieć więc możliwość spotkania się z osobami pozostającymi w firmie, a jego odejście, niezależnie od tego, z czyjej inicjatywy do niego dochodzi, powinno zostać odpowiednio zakomunikowane” – dodaje.

Monika Walczak podkreśla, że w takich sytuacjach pracodawca występuje w uprzywilejowanej pozycji. „Warto zadbać o to, aby z tej trudnej sytuacji pracownik mógł wyjść »z twarzą«” – mówi.

„Trzeba pamiętać, że w momencie rozstania z firmą pojawia się bardzo dużo emocji, które uwalniają się nie tylko po stronie pracownika, ale również zespołu czy przełożonych – tym procesem należy dobrze zarządzić, dlatego bardzo cieszy mnie, że firmy coraz częściej świadomie planują i realizują działania tzw. offboardingowe. Zwłaszcza jeśli dla pracownika pożegnanie z firmą nie jest dobrowolne” – podsumowuje Marta Jechna.

„Dyscyplinarka” to nie koniec świata

Zdarza się, że odejście pracownika z firmy wiąże się z nieprzyjemnymi okolicznościami. Pracodawca może być zmuszony do zwolnienia go dyscyplinarnie. Jednak nie oznacza to, że kontakt po „rozstaniu” jest niemożliwy. Jak więc pożegnać się w dobrej atmosferze, gdy sytuacja jest trudna?

„Bardzo ważne jest wtedy odpowiednie przeprowadzenie go przez ten etap. Pomoc w zrozumieniu decyzji oraz odnalezieniu się pracownika w nowych warunkach, w tym również przygotowanie go do powrotnego wejścia na rynek, jest kluczowe i może zaważyć nad finalną oceną miejsca pracy” – uważa Marta Jechna. Monika Walczak dodaje, że należy trzymać nerwy na wodzy i pamiętać, że po drugiej stronie cały czas siedzi człowiek.

Z jej zdaniem zgadza się Sebastian Popiel. „W pierwszej kolejności powinniśmy traktować się nawzajem z szacunkiem. Warto zadbać o cywilizowane rozstanie, a także właściwą, szczerą, ale wyważoną komunikację do całej firmy. Mimo że współpraca się nie powiodła, nie powinniśmy dawać się ponieść negatywnym uczuciom czy ulegać pokusie rewanżu” – mówi. Ekspert dodaje także, że „na koniec współpracy warto po prostu szczerze życzyć sobie wszystkiego dobrego, pamiętając, że świat jest mały, a nasze biznesowe drogi jeszcze nie raz mogą się przeciąć”.

Wewnętrznie czy zewnętrznie?

Po odpowiednim pożegnaniu i podjęciu decyzji o utrzymywaniu relacji z byłymi pracownikami firma może spotkać się z problemem dopasowania ich do odpowiedniej grupy, z którą chce się skomunikować. Pojawia się pytanie, czy byłych pracowników należy brać pod uwagę w planowaniu strategii wewnętrznej, czy zewnętrznej. „Są dwa podejścia do tego tematu. Ja optuję za tym, żeby to był kontakt zewnętrzny, ale przyjacielski. Dlatego zewnętrzny, że pracownik mógł odejść do konkurencji i nie warto zdradzać mu wszystkich sekretów firmy” – uważa Anna Macnar. Zgadza się z nią Monika Walczak, pod warunkiem, że na problem patrzy się z perspektywy organizacji. „Po odejściu były pracownik nie ma z reguły już dostępu do nośników komunikacji wewnętrznej takiej jak intranet, zamknięte grupy społecznościowe itp.” – tłumaczy ekspertka.

Z innej strony patrzy na to Sebastian Popiel, którego zdaniem utrzymywanie dobrych relacji z byłymi pracownikami może stanowić istotny element zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. W pierwszym przypadku można ich potraktować jako informatorów: „Jest to bowiem najlepsze źródło zobiektywizowanej informacji, zdecydowanie bardziej wiarygodne niż właściciele, dział marketingu, rzecznik prasowy czy inne zatrudnione w organizacji osoby”. Dlaczego z kolei warto brać ich pod uwagę w planowaniu komunikacji zewnętrznej? „Nawet najlepiej prowadzona przez firmę komunikacja zewnętrzna nigdy nie będzie w stu procentach skuteczna i nie przyniesie pożądanego efektu, jeśli będzie stać w sprzeczności z krążącymi na rynku opiniami byłych pracowników. Z drugiej strony natomiast, byli pracownicy są często w stanie obiektywizować mocne strony, o których sami, będąc wewnątrz organizacji, nie myślimy” – mówi założyciel People.

Podobnego zdania jest Marta Jechna, która zwraca jednak uwagę na inny powód: „W dobie social mediów, anonimowych komentarzy na GoWorku oraz praktycznie nieograniczonej i natychmiastowej możliwości dzielenia się informacjami w internecie powinniśmy porzucić złudne podziały na komunikację zewnętrzną i wewnętrzną, zwłaszcza, jeśli naiwnie myślimy, że komunikacja wewnętrzna trafia jedynie do pracowników”. Jechna zwraca uwagę, że odbiorcami obu rodzajów komunikacji są również obecni pracownicy. Pracownik jednocześnie pełni bardzo dużo równoległych funkcji takich jak konsument czy influencer. Kiedyś może również stać się byłym pracownikiem – tłumaczy ekspertka.

Czytaj także: Czy social media nadają się do prowadzenia komunikacji wewnętrznej?

Jak to wygląda na co dzień

Po teorii przychodzi czas na praktykę. Czy w miejscach pracy ekspertów pytanych przez PRoto.pl utrzymuje się relacje z byłymi pracownikami?

W 24/7Communication, gdzie pracuje Marta Jechna, zdarzają się współprace po „rozstaniu”: „Nasi byli pracownicy bardzo często zgłaszają się do nas nie tylko po referencje dla siebie, ale często odzywają się do nas ze swojego nowego miejsca pracy jako potencjalni klienci czy partnerzy biznesowi. Jeśli nasz pracownik kontynuuje karierę jako freelancer, to często korzystamy z jego ekspertyzy w formie projektowej”. Jechna dodaje, że kilkukrotnie miały miejsce także powroty pracowników po przerwie.

Kontakt z byłymi pracownikami utrzymuje się także w Wymagamy.pl, którym zarządza Monika Walczak. „Model funkcjonalny naszej firmy oparty jest o sieć współpracowników. W sytuacji gdy ze względów projektowych dotychczasowa współpraca wygasa, nadal pozostajemy w kontakcie, a sieci społecznościowe znacznie ułatwiają podtrzymywanie relacji i kontaktów”.

Walczak przytacza również praktyki stosowane w innych organizacjach: „Coraz częściej zdarza się, że byli pracownicy po odejściu z pracy na emeryturę, rentę lub z innych przyczyn życiowo-losowych obejmowani są dalszą opieką, np. utrzymywane jest ubezpieczenie, opieka lekarska itp.”. Zdaniem specjalistki jest to ważne, ponieważ w takich sytuacjach pracownik zderza się z zupełnie inną rzeczywistością.

„W People przez lata naszej działalności współpracowaliśmy z wieloma osobami, wspólnie przeżywaliśmy trudności i sukcesy, przechodziliśmy zarówno przez dobre, jak i te trudniejsze momenty. Dlatego nie wyobrażam sobie, że moglibyśmy nie pielęgnować relacji z poznanymi na tej drodze osobami. Ich głos, opinia na temat naszej działalności – nawet po zakończeniu ich pracy w firmie – jest dla nas niezwykle cenna. Zmienia bowiem to, co funkcjonalne, w relacyjne” – podsumowuje Sebastian Popiel.

Angelika Kalinowska, PRoto.pl