Codzienność PR-owca. Jak się odnaleźć w agencji PR?

W pierwszym tekście z cyklu „Codzienność PR-owca” poruszaliśmy temat rozmów kwalifikacyjnych w agencjach PR. Teraz postanowiliśmy zapytać przedstawicieli PR-owych firm, co dzieje się później, czyli kiedy zapadnie już decyzja o przyjęciu danej osoby do pracy.

Jak wyglądają pierwsze dni nowej osoby w agencji? Czy pracownik od razu jest rzucany „na głęboką wodę” i musi potwierdzić w praktyce deklarowane podczas rozmowy umiejętności, czy jednak na początku może liczyć na pewną „taryfę ulgową” i pomoc ze strony innych? Zapytaliśmy też, czy agencje PR pomagają w jakiś sposób odnaleźć się swoim pracownikom w nowym miejscu pracy, a także czy dbają o integrację zespołu.

Wsparcie przede wszystkim

Jak deklarują przedstawiciele firm PR-owych, nowe osoby mogą na początku liczyć na pomoc wyznaczonego opiekuna.

„Od pierwszego dnia stawiamy na wsparcie pracownika w zaadaptowaniu się do nowej roli. Plan wdrażania obejmuje oprowadzenie nowej osoby przez innego członka zespołu po całym biurze i przedstawienie wszystkich pracowników oraz szkolenie z procedur administracyjnych” – mówi Zofia Kurek-Maciejewicz, Senior Manager w Solski Communications. Dodaje, że w firmie jest również zwyczaj, iż w pierwszych dniach pracy nowy konsultant odbywa spotkanie z prezesem agencji.

„Osoby, które dopiero rozpoczynają przygodę z PR-em, otrzymują dodatkową pomoc w postaci przydzielenia im tzw. »buddy« – starszego stażem i pracującego od dłuższego czasu w firmie kolegi lub koleżanki. To osoba, która dodatkowo wspiera nowego pracownika na etapie wdrożenia i adaptacji w miejscu pracy” – wyjaśnia Kurek-Maciejewicz.

Nowi konsultanci w pierwszych dniach swojej pracy poznają też pozostałych członków zespołu i uzyskują informacje, do kogo oraz w jakiej sprawie mogą się zwrócić, jeśli będą potrzebować pomocy.

Na otwartą atmosferę i wsparcie ze strony zespołu zwraca też uwagę Katarzyna Sarota, dyrektor operacyjna w SAROTA PR. „Mamy wypracowane procedury wdrażania nowych osób do typowych obowiązków w agencji. Jasne określenie zadań, zakresu odpowiedzialności oraz osób prowadzących wdrożenie sprawiają, że nowy członek zespołu zaczyna szybko czuć się pewnie i komfortowo” – twierdzi.

Katarzyna Sarota dodaje, że według niej każdy nowy pracownik – nawet ten z dużym doświadczeniem – powinien otrzymać pewien poziom wsparcia, możliwość zadawania różnego rodzaju pytań czy wychodzenia z propozycjami zmian. „Preferujemy styl współpracy oparty na dialogu i wymianie myśli zamiast jednostronnego przekazywania obowiązków” – zaznacza.

Czego można się spodziewać w pierwszych dniach pracy?

Kiedy już nowa osoba zapozna się z zespołem i dowie, do kogo może kierować swoje pytania, przychodzi czas na to, aby zaczęła wdrażać się w obowiązki i dowiedziała, jak wyglądają zasady pracy w firmie, do których będzie musiała się stosować.

„W Monday na nowych pracowników czeka pakiet informacji: prezentacja opisująca najważniejsze z ich punktu widzenia elementy czy zaproszenie do Workplace, dzięki któremu dość szybko można »poczuć«, czym żyje nasza agencja” – opowiada Ewa Mittelstaedt, prezes Monday. Dodaje, że czas adaptacji w firmie zależy też od projektów, przy których będzie pracowała nowa osoba. Dlatego też szef działu, do którego trafia nowo zatrudniony PR-owiec, w początkowym okresie ma zarezerwowane więcej czasu na rozmowy z nim czy wsparcie w pracy.

W pierwszych dniach nowe osoby poznają też ogólne standardy pracy agencji. „To bardzo ważna część onboardingu, ponieważ nasze wymagania dotyczące obsługi klienta oraz kontaktów z mediami są naprawdę wysokie. Kluczową umiejętnością jest również sprawne posługiwanie się językiem polskim i angielskim. Dlatego naszym pracownikom oferujemy nie tylko lekcje angielskiego, ale też organizujemy indywidualne konsultacje z językoznawcami” – zaznacza Joanna Ignaczak, Senior PR Manager w MSL.

Jak dodaje Ignaczak, agencja w 2015 roku uruchomiła cykl szkoleń i warsztatów „MSL Academy”, których celem jest nie tylko przedstawienie samej firmy, ale też poszerzanie wiedzy w zakresie trendów w komunikacji. Senior PR Manager MSL zauważa, że na początku pracy w agencji PR nie ma „zbyt wielu pytań i złych pytań”.

Warto zwrócić uwagę, że inaczej mogą wyglądać pierwsze dni w firmie PR-owca, który jest zatrudniany na stanowisko specjalistyczne czy menedżerskie, a inaczej osoby, która dopiero rozpoczyna swoją przygodę z PR-em.

„Zadaniem pracowników na samodzielnych stanowiskach jest jak najszybsze wdrożenie się w obsługę danego klienta lub projektu, który został mu przydzielony. W związku z tym już w pierwszych dniach pracy aranżujemy spotkania  z zespołem osób, które obsługują klienta i przekazujemy pracownikowi do przestudiowania najważniejsze dokumenty komunikacyjne itd. To także czas, kiedy organizowane jest spotkanie albo telekonferencja z przedstawicielem klienta w celu poznania się obu stron i rozpoczęcia współpracy” – wyjaśnia Zofia Kurek-Maciejewicz.

W przypadku młodszych stażem pracowników, zwłaszcza tych, którzy dopiero zaczynają pracę w branży PR, okres adaptacji trwa na ogół dłużej. „Do wykonywania samodzielnych zadań, stricte PR-owych, nabierają gotowości po dłuższym, czasami nawet kilkumiesięcznym, okresie zdobywania doświadczenia” – mówi Senior Manager w Solski Communications.

Wspólne posiłki czy turnieje strzelania z łuków, czyli integracja w agencji

Dobrym sposobem na to, aby nowa osoba mogła szybciej i lepiej poznać pozostałych członków agencyjnego teamu, są spotkania integracyjne. Jak się okazuje, firmy PR-owe mają wiele pomysłów na to, jak budować ducha zespołu.

„Wdrażamy szereg inicjatyw »po godzinach«, od ligi piłkarzyków, przez wspólny fitness, aż po wieczory filmowe. To najlepsze okazje do przełamania początkowych oporów” – wylicza Ewa Mittelstaedt.

Innym pomysłem są wspólne posiłki, podczas których można porozmawiać zarówno o tematach służbowych, jak i tych niedotyczących pracy. „W każdy piątek zbieramy się całym zespołem na wspólnym obiedzie, podczas którego każdy dostaje przestrzeń do podzielenia się dobrymi wiadomościami z pracy z mijającego tygodnia. Ponadto przy większych okazjach organizujemy wspólne wyjścia na kolacje oraz wyjazdy rekreacyjne – zaliczyliśmy już zarówno żeglowanie po mazurskich jeziorach, jak i trekking w Beskidzie Sądeckim” – mówi Katarzyna Sarota. Dyrektor operacyjna SAROTA PR zaznacza, że pracownicy w jej firmie integrują się ze sobą właściwie każdego dnia. „Pracujemy w jednej przestrzeni i szybko można złapać kontakt z poszczególnymi członkami zespołu” – wyjaśnia.

Aby PR-owcy mogli lepiej się zintegrować, agencje stawiają też na różnego rodzaju spotkania okolicznościowe. „Tradycją w Solski Communications są obchody urodzin firmy. Szczególnie te okrągłe staramy się łączyć z wydarzeniami integracyjnymi dla całego zespołu – wspólnym śniadaniem lub kolacją w restauracji, grą w kręgle czy grami integracyjnymi przygotowanymi przez profesjonalnych trenerów. W agencji panuje także zwyczaj obchodzenia imienin lub urodzin czy wspólnego świętowania innych ważnych wydarzeń w życiu pracowników typu ślub lub narodziny potomka – to kolejne momenty, w których wszystkie osoby mogą się poznać bliżej” – wymienia Zofia Kurek-Maciejewicz i dodaje, że organizowane są też spotkania kwartalne, na początku których nowe osoby mówią kilka zdań o sobie. Konsultanci agencji mają też różnego rodzaju inicjatywy oddolne, jak wspólne wyjścia do pubu czy oglądanie zdjęć z egzotycznych podróży.

Jeszcze innym pomysłem na to, aby pracownicy mogli się lepiej „zgrać”, jest rywalizacja sportowa. Choć, jak się okazuje, dyscypliny mogą być dla niektórych zaskakujące. „Od kilku lat organizujemy np. turniej gry w padla i turniej strzelania z łuków. To dyscypliny, w których rzadko spotyka się tzw. »wymiataczy« i każdy startuje z równego poziomu. Oczywiście każdorazowo instruktorzy objaśniają nam zasady gry i czuwają nad bezpieczeństwem i całym procesem naszej rywalizacji, niemniej to moment, w którym możemy wspólnie zrobić »coś nowego« na świeżym powietrzu” – opowiada Joanna Ignaczak.

Jak zaznacza Senior PR Manager w MSL, agencja organizuje też wyjścia „after hours”. „Spotkania w rekomendowanych przez pracowników nowych warszawskich miejscach czy drink barach to również czas, kiedy możemy na luzie pogadać, nie tylko na tematy pracowe i prywatne – po prostu razem, swobodnie spędzić czas. Za to w biurze atmosferę pracy umilają nam m.in. grupowe zajęcia językowe i indywidualne masaże relaksacyjne – to już stały punkt w naszych kalendarzach. Wszystko dla odpowiedniej równowagi” – konkluduje Ignaczak.

Paulina Piotrowska

Paulina Piotrowska. Młodsza redaktor w PRoto.pl. Interesuje się marketingiem sportowym, mediami społecznościowymi, kryzysami wizerunkowymi i tematyką lifestylową. Absolwentka dziennikarstwa i medioznawstwa ze specjalnością public relations i marketing medialny na Uniwersytecie Warszawskim.

Codzienność PR-owca…
...to rubryka w portalu PRoto.pl autorstwa Pauliny Piotrowskiej. Co miesiąc poruszamy wybrane zagadnienie związane z pracą specjalistów ds. PR. O wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów, jakie codziennie na swojej drodze spotykają PR-owcy, prosimy doświadczonych praktyków z branży. W rubryce będą pojawiać się teksty skierowane zarówno do osób, które dopiero rozpoczynają swoją karierę w PR-ze, jak i do tych, które mają już za sobą wiele lat pracy w tym zawodzie.