Wśród podstawowych błędów autor wymienia długość wiadomości – jego zdaniem nie powinna ona przekraczać 300 słów. Przy pisaniu e-maila należy pamiętać o unikaniu ogólników oraz starać się zawrzeć istotną informację już w temacie i pierwszej linijce tekstu. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której odbiorca wiadomości skasuje ją już po przeczytaniu nagłówka.
Autor wiadomości powinien także unikać egocentryzmu. Treść powinna odnosić się do odbiorcy, a nie rozważań snutych przez osobę piszącą. E-mail nie powinien także być nudny – należy dzielić długie zdania na krótsze oraz podzielić jego treść na krótkie paragrafy uzupełnione kilkoma dłuższymi. Najważniejsze informacje należy natomiast wymienić w punktach. Częstą wadą wiadomości elektronicznych jest używanie formy biernej. W zdaniu „ktoś zjadł pizzę” informacja przekazywana jest szybciej niż w zdaniu „pizza została zjedzona przez kogoś”.
W e-mailach ważna jest nie tylko treść, ale także załączniki. Należy pamiętać, aby dołączyć do nich tylko niezbędne pliki – inaczej odbiorca może być zdezorientowany liczbą danych. (ks)
