Agencja robi konferencję

W Pulsie Biznesu można przeczytać o współpracy agencji PR-owskiej z firmą przy organizacji konferencji. Kluczowa w takiej sytuacji okazuje się komunikacja pomiędzy nimi i spisanie wzajemnych zobowiązań i oczekiwań.
Piotr Lignar opowiedział w tekście, jak ten proces wygląda w jego agencji: „Najpierw umawiamy się z klientem, jaka idea ma przyświecać spotkaniu, potem mówi, kogo i gdzie mniej więcej by chciał zaprosić. Gdy się rozstaniemy, sporządzam z rozmowy notatkę. Potem na tej podstawie budujemy w agencji scenariusz, który razem z kosztorysem wysyłamy klientowi. Dostaje dwa dni na naniesienie poprawek”. Agencja do organizacji konferencji powinna ponadto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za całość – menedżera projektu, który zarządza wszystkim, co wiąże się z przedsięwzięciem. Na organizację konferencji trzeba dać agencji, zdaniem Lignara, przynajmniej dwa tygodnie.
Na konferencji nie może zabraknąć osób ze strony organizatora, które powinny wcześniej przygotować interesujące wystąpienie. Autor artykułu Rafał Kerger zapewnia, że na „ściągniecie” ekspertów warto mieć przeznaczony osobny budżet. Ponadto przy organizacji konferencji nie można zapomnieć o kontroli – wszystko należy sprawdzić dwa, trzy razy. (kk)