Krok 1: Po co nam technologia?
To podstawowe pytanie, na które warto odpowiedzieć, zanim zaproponujemy rozwiązanie klientowi czy naszemu szefowi. Nowoczesne technologie, niezależnie od tego, jak je rozumiemy, mają sens tylko wtedy, gdy realizują jakiś cel. Mają bardziej integrować uczestników naszej konferencji; przyciągać do stoiska podczas targów; zachęcić do pozostania na występie wieczornej gwiazdy podczas święta miasta… Potrzeb jest co najmniej tyle, ile eventów i ich specyfiki. Zakres rozwiązań technologicznych jest dziś ogromny, a możliwość łączenia ich pozwala realizować ciekawe i nietuzinkowe projekty. Chcemy łatwo i szybko ocenić prelegentów konferencji bez konieczności wypełniania ankiet? Wykorzystajmy mobilną aplikację konferencyjną. Myślimy o poznaniu zainteresowań i potrzeb naszych pracowników, podczas eventu z rozmaitymi atrakcjami wyposażmy ich w karty RFID, które będą nie tylko sczytywać ich aktywność, ale też pozwolą wykazać się w jakimś konkursie czy zyskać dodatkową nagrodę.
Krok 2: Dowiedz się więcej o tym, czego chcesz
YouTube. To dla wielu PR-owców organizujących projekty eventowe podstawowe źródło inspiracji… Wbrew pozorom często bardzo mylące i wprowadzające w błąd. Często dobrze zmontowane filmy czy case studies nie pokazują rzeczywistości eventu, a jedynie aktorów pokazujących zalety realizowanego projektu. Bo przecież nie każdy wie, że czujki pozwalające na korzystanie z multimedialnego ekranu w outdoorze za pomocą określonych gestów wariują pod wpływem zmieniającego się światła słonecznego w ciągu dnia. Niby szczegół, a jednak… Czy na każdy event warto zakładać profil na Facebooku? Chyba nie, szczególnie jeśli jest to wydarzenie zamknięte. Warto dobrze poznać technologię, którą chcemy wykorzystać podczas naszego projektu. Kilka tekstów po polsku, jakaś anglojęzyczna strona i wtedy zdecydowanie łatwiej przychodzi się do kolejnego wyzwania.
Krok 3: Znajdź partnera i rozmawiaj
O ile działania w social media czy e-marketingowe jesteśmy w stanie prowadzić samodzielnie bądź z delikatnym wsparciem, o tyle przy wykorzystaniu technologii RFID, systemów audiowizualnych, dotykowych czy kinetycznych potrzebne będzie nam wsparcie specjalistycznej firmy. Oczywiście każdy z nas wpisze nazwę poszukiwanej technologii i poczeka na efekt wyszukiwania Google’a. Jednak wizyta na stronie to zdecydowanie za mało, żeby poznać naszego partnera. Warto popatrzeć, czy wcześniej realizował podobne realizacje do naszej, czy ma doświadczenie w projektach eventowych. I co najważniejsze, brief warto wysłać do kilku firm. Pamiętajmy, że dobre przygotowanie odpowiedzi na niego, nie zajmie handlowcowi kilku godzin, tylko często nawet kilka albo kilkanaście dni. Wszystko zależy od stopnia skomplikowania i dokładności zarysowania naszej koncepcji. Przed wysłaniem zapytania warto także spojrzeć na portfolio firmy. Często w formie zdjęć czy wideo można zobaczyć, czy rozwiązania podobne do naszego były wcześniej oferowane i co najważniejsze, wdrożone z sukcesem.
Krok 4: Cena nie zawsze czyni cuda
E-mail z ceną wdrożenia rozwiązania może bardzo często przyprawić nas o zawrót głowy. To jednak nie jest gwarancją eventowego sukcesu. Warto przed wyborem kontrahenta i podpisaniem umowy spotkać się z potencjalnymi 2-3 partnerami, żeby poznać też potrzeby techniczne, które mamy przygotować podczas eventu. Często może okazać się, że tańsza wycena jest niższa, bo zakłada, że to właśnie my zapewniamy niektóre z warunków, jak na przykład podłączenie prądu, zabudowę rozwiązań etc. Warto pamiętać, że unikalność projektu i jego autorskość mają też ogromny wpływ na koszt. Jeżeli korzystamy z gotowych rozwiązań, które są na potrzeby naszego projektu przystosowywane, tzn. zmieniamy ich kolorystykę, nie wchodząc w zwartość merytoryczną aplikacji sterowanej za pomocą gestów, wtedy zapłacimy zdecydowanie mniej. Co to oznacza w praktyce? Jeśli na firmowym evencie będziemy chcieli pograć w kinetyczną piłkę nożną, to mniej zapłacimy za obrandowanie burt stadionu naszym logotypem i podmianę koloru piłki niż za zmianę piłki nożnej na rugby, kalibrowanie czujki na sczytywanie określonego gestu nóg czy w końcu stworzenie innego stadionu niż oferowany. Warto pamiętać, że wykorzystania rozwiązania z zakresu nowych technologii w projektach eventowych nie trwa kilka minut. Drobne i szybkie korekty są możliwe w przypadku tzw. „gotowców”, wtedy czasami w tydzień czy kilka dni możemy mieć naszą aplikację. Jeśli jest autorska, czas jej przygotowania wzrasta wraz ze skomplikowaniem. Co ważne, jedno rozwiązanie dla firmy A może być „standardem”, dla drugiej zaś niestandardem. Wszystko zależy od dorobku i doświadczenia naszego technologicznego partnera.
Krok 5: Eventowy sukces
Przy wykorzystaniu technologii liczy się niemal wszystko – światło, ruch ludzi, jakość przygotowanej aplikacji, jej sposób zabudowy i umiejscowienie. Wbrew pozorom, czynników wpływających na eventowy sukces z wykorzystaniem technologii jest bardzo wiele. Organizujemy konferencję czy seminarium, wtedy wirtualna podróż samolotem nie powinna odciągać uczestników od słuchania prelekcji na sali. Organizujemy bankiet – wirtualna rozgrywka w piłkę nożną może okazać się jedną z ciekawszych atrakcji, nawet w mniej atrakcyjnym miejscu. Eventowy sukces wykorzystania technologii to tak naprawdę zadowolenie uczestników, firmy i klientów. To zadowolenie, na które warto pracować z dużym wyprzedzeniem, aby przed godziną zero nie dać się zaskoczyć problemem z technologiami.
Adam Piwek, PR manager w Mind Progress Group
Gdzie warto zorganizować we Wrocławiu event? Poznajcie subiektywny ranking Adama Piwka
