Poproszę o e-mail w tej sprawie, czyli jaką formę kontaktu z PR-owcami preferują dziennikarze

Dziennikarze chcą, aby PR-owcy przypominali o przesłanych zaproszeniach, materiałach i zbliżających się wydarzeniach. Jednak preferują kontakt e-mailowy, bo zbyt częste telefony ich irytują - wynika z badania przeprowadzonego przez Martis Consulting i SARE.

28 proc. badanych dziennikarzy wyraziło opinię, że informacje prasowe nie są im potrzebne i nie wykorzystują ich w pracy. Jakie są oczekiwania dziennikarzy w przypadku zaproszeń na spotkania, konferencje prasowe czy seminaria? Tu ankietowani odpowiedzieli, że chcą być informowani o tego rodzaju wydarzeniach tydzień przed terminem (50 proc. odpowiedzi) lub dwa tygodnie przed (35 proc. odpowiedzi).  2-3 dni wcześniej zaproszenie chce dostawać 15 proc. badanych. 3/4 dziennikarzy oczekuje też przypomnienia o wydarzeniu w jego przeddzień.

Pytania o potwierdzenie przybycia, podobnie jak wszelkie pytania ponaglające kontakt są zdaniem ankietowanych irytujące. Z drugiej strony jednak tylko 21 proc. dziennikarzy odpowiada na zaproszenie,  44 proc. robi to nieregularnie, a 36 proc. – wcale lub prawie wcale.

Badanie pokazuje także dużą przewagę e-maili jako preferowanej formy kontaktu (82 proc.). Dopiero później  są telefon, biuro prasowe firmy czy sms. Respondenci nie widzą też problemu w kontaktowaniu się z nimi w sytuacjach kryzysowych również po godzinach pracy. Gorzej jednak,  gdy odbywa się to przez ich prywatne profile społecznościowe. Na taki kontakt nie wyraża zgody aż 44 proc. dziennikarzy.

Czytaj także: PR-owiec to nie call center, czyli o tym jak nie robić follow-upów

Co ciekawe, bardziej aktywni w inicjowaniu kontaktu są przedstawiciele redakcji (deklaruje to 52 proc. respondentów). Najczęstszymi powodami są tu: prośba o komentarz, spotkanie twarzą w twarz lub uzyskanie bardziej szczegółowych informacji w związku z planowaną publikacją tekstu.

W badaniu wzięło udział ponad 100 dziennikarzy. Większość z nich reprezentuje portale internetowe (55 proc.) i prasę drukowaną (36 proc.). Udział w ankiecie wzięli także przedstawiciele blogosfery (15 proc.), radia (10 proc. odpowiedzi), agencji prasowej (8 proc.) i telewizji (6 proc.).

PRoto.pl było partnerem badania.

Komentarz Jacka Dziury, Marketing Specialist, SARE

Realizując badanie „Czego dziennikarze oczekują od PR?” zaobserwowaliśmy przeniesienie punktu ciężkości z mediów tradycyjnych do internetu. Ponad połowa badanych (55 proc.) reprezentowała strony internetowe, zaś prasę drukowaną jedynie 36 proc.. Jako eksperci z branży e-mail marketingu, uznaliśmy ten wynik za znamienny. Bowiem narzędzia komunikacji stale ewoluują, jednak jak pokazują odpowiedzi, to wiadomość elektroniczna jest wciąż podstawą. 82% badanych określiła ten sposób dostawania informacji jako preferowany. Kolejnym ważnym pytaniem z naszej perspektywy była chęć otrzymywania wiadomości follow-up. 74 proc. badanych oczekuje przypomnienia o nadchodzącym wydarzeniu. W naszej opinii przekłada się to również na otwartość na otrzymywanie wiadomości automatycznych, zarówno przed, jak i po wydarzeniu.

Pytanie o komunikację kryzysową niejako łączy się z follow-up. Wiedząc, że 71 proc. dopuszcza możliwość kontaktu innymi kanałami lub poza godzinami pracy, możemy z góry stworzyć scenariusze komunikacji. Na przykład wysyłamy maila z pilną informacją prasową i dołączamy warunek – w przypadku braku otwarcia w określonym czasie, następuje automatyczna wysyłka wiadomości tekstowej. Ostatnie z pytań, które uznaliśmy za najistotniejsze, to pytanie o komunikację za pośrednictwem mediów społecznościowych. Warto zauważyć, że o ile dziennikarze są skłonni odbierać informacje po godzinach pracy, o tyle aż 44 proc. nie chce ich otrzymywać poprzez Facebook, LinkedIn oraz inne platformy społecznościowe. Ta wiedza pozwala nie tylko lepiej dobrać narzędzia pomocne w komunikacji pomiędzy dziennikarzami a agencjami PR, ale i lepiej zrozumieć zmiany zachodzące w branży.

Komentarz Ewy Bałdygi, wiceprezes zarządu Martis CONSULTING

Budowanie pozytywnych relacji i sprawna komunikacja z dziennikarzami to klucz do właściwie realizowanych usług PR. Ponieważ mówimy o branży, która dynamicznie się rozwija, ważne, aby na bieżąco śledzić oczekiwania dziennikarzy i odnajdować te elementy, które są najważniejsze dla dobrej współpracy. Dlatego wnioski z badania „Czego dziennikarze oczekują od PR?” mają nie tylko wartość informacyjną, ale przekładają się na poszukiwanie i wdrażanie nowych rozwiązań. Ponieważ codzienną formą kontaktu PR z mediami jest informacja prasowa, za jedne z istotniejszych uznaliśmy pytania jej dotyczące. Okazało się, że 28% badanych uznaje je za przydatne w pracy, a 15% za bardzo przydatne. Nie znaczy to, że reszta dziennikarzy z informacji prasowych nie korzysta – deklarują oni neutralny stosunek do otrzymywanych wiadomości. Zdecydowanie wiąże się to z ilością przesyłanych pressów – 73% badanych otrzymuje ich kilka dziennie, co oznacza, że stworzenie materiału na podstawie każdej z nich wypełniłoby cały dzień pracy dziennikarza. Dlatego ważne jest, aby trafić z treścią do odpowiedniego tematycznie medium i do osoby, która porusza się w odpowiednim obszarze tematycznym.

Interesuje nas to, aby zrozumieć obustronne potrzeby i nie zmęczyć się nawzajem, ale wspólnie pracować. Badanie wykazało, że 44% dziennikarzy nie życzy sobie kontaktu poprzez prywatne media społecznościowe, jednocześnie pozostając w pełnej gotowości do kontaktu poza godzinami pracy (71%). W kontekście formy kontaktu, aż 82% badanych preferuje wiadomość e-mail. Następuje tu zmiana tendencji – inne analizy, nie tak dawne, wykazywały większą sympatię dziennikarzy wobec kontaktu telefonicznego. Obecnie tę formę lubi tylko 10% respondentów. Tak samo jak w przypadku informacji prasowych, rolę odgrywa tutaj liczba – rosnąca liczba – nawiązywanych kontaktów ze strony agencji PR.

Badani zadeklarowali też, że nie wahają się zwracać do osób odpowiedzialnych za PR w firmach po dodatkowe informacje potrzebne w ich pracy. Jest to wyznacznikiem swego rodzaju zaufania i miejmy nadzieję, że będzie ono obustronnie umacniane.