10 zasad projektowania biur prasowych online

Najczęściej to firmy zabiegają o uwagę mediów oraz dziennikarzy informując ich o swoich produktach, usługach, ale także o ostatnich działaniach i osiągnięciach czy też przyszłych planach. Ale nie jest to jedyny sposób budowania relacji z mediami. Inną, nie mniej ważną, kwestią jest posiadanie profesjonalnie przygotowanego internetowego biura prasowego.

Jego wykonanie wpływa nie tylko na postrzeganie firmy przez media. Dziennikarz szukając materiałów na temat naszej branży skontaktuje się z nami, a nie z konkurencją. Dlatego też niezwykle ważna jest jakość serwisów prasowych, która nie ogranicza się wyłącznie do bieżącego umieszczania w nim komunikatów prasowych. Takie rozwiązania to już przeszłość. Obecnie liczy się o wiele więcej elementów.

1. Integracja z innymi stronami WWW firmy

Dotarcie do internetowego biura prasowego nie powinno zajmować dłużej niż dwa kliknięcia. W stopce lub menu strony firmowej czy produktowej musi znajdować się odnośnik do tego działu pod nazwą „kontakt z nami”, „dla mediów”, „press room” lub też „biuro prasowe”. W żadnym wypadku nie może być ono schowane w ramach jednej z dostępnych kategorii. Dostęp powinien być prosty i intuicyjny.

2. Adres internetowy jest ważny

Pozwól, aby dziennikarz w łatwy sposób zapamiętał adres internetowy e-biura prasowego. Warto postawić na sprawdzone konwencje w jego zapisie. Najczęściej przyjmuje się za standard prasa.twojadomena.pl, media.twojadomena.pl lub też twojadomena.pl/prasa.

To również ważne w kontekście dobrego indeksowania strony przez wyszukiwarkę Google. Serwis stanie się bardziej widoczny dla potencjalnych odbiorców.

3. Keep it simple

Czytelność to słowo klucz w tworzeniu dobrego działu prasowego firmy. Oczywiście trendy w rozwiązaniach graficznych są istotne, jednakże charakter tego typu serwisów stawia na pierwszym miejscu prosty i logiczny dostęp do informacji. Pod kątem graficznym musi zostać zachowana integralność z charakterem marki oraz przeznaczeniem samego serwisu. Inaczej to wygląda w przypadku firmy, dla której dział prasowy ma pełnić funkcję z zakresu relacji inwestorskich, a inaczej kiedy przedsiębiorstwo chce pokazywać siebie jako technologicznego lidera w swojej dziedzinie. Jednym z naszych ostatnich zleceń było opracowanie internetowego działu prasowego dla Caparol - producenta farb i systemów ociepleń. Chciał on nie tylko przekonywać do swoich produktów, ale także informować o swoich działaniach z zakresu CSR oraz inspirować swoimi rozwiązaniami. W związku z tym została zaplanowana architektura informacji, która w sposób szczególny uwzględniła działy „Inspiracje”, „Produkty” oraz „Komunikaty”. Warto dodać, że te informacje należą do najczęściej poszukiwanych przez dziennikarzy.

4. Łatwy dostęp do archiwum

Czasami bywa tak, że dziennikarz przy przygotowywaniu materiału na temat danej firmy chciałby prześledzić jej dotychczasowe poczynania w określonej dziedzinie. Stąd też musi on mieć możliwość łatwego wglądu do tych informacji. Najlepiej sprawdza się wyszukiwarka serwisu prasowego, która pozwala filtrować poszczególne materiały ze względu na datę, słowa kluczowe oraz kategorię.

5. Świat nie kończy się na plikach *.doc

Informacje i materiały prasowe powinny być umieszczone na łamach internetowego biura prasowego w różnych formatach. Oczywiście oprócz wersji HTML przyjęło się, iż standardem rozszerzenia plików są: pdf, doc oraz (nieobowiązkowo) txt.

6. Zadbaj o odpowiedni format zdjęć i multimedia

Fotografie prasowe powinny być przygotowane pod kątem mediów online jak i tradycyjnych - drukowanych. Od samych materiałów nie może wiać nudą, bo nigdy nie zostaną wykorzystane. Nie mogą się one składać wyłącznie ze sztywnych zdjęć prezesa za biurkiem. Ta baza musi być różnorodna uwzględniająca fotografie produktów, a także wykresy, logotypy czy też infografiki. I musi być na bieżąco aktualizowana. Zresztą sama komunikacja staje się coraz bardziej obrazkowa i wizualna. Za kilka lat treść multimedialna ma kompletnie zdominować internet. Warto więc pamiętać o tym, aby dział prasowy posiadał aktualne materiały wideo: czy to w formie filmów dostępnych na oficjalnym kanale na YouTube, czy jako gotowa rzecz do ściągnięcia przez dziennikarza czy też redaktora.

7. Responsive web design to standard

Według ostatnich danych w Polsce jest ponad 9 milionów użytkowników smartfonów 3 miliony posiadaczy tabletów. Dlatego też nie można zapomnieć o rozwiązaniach mobilnych. Czyli o takim tworzeniu witryn prasowych, które będą przyjazne dla różnych urządzeń. Nie tylko dla komputerów stacjonarnych i laptopów, ale także dla smartfonów czy tabletów.

8. Sezamie otwórz się

W sieci można znaleźć przykłady internetowych biur prasowych, do których dostęp jest możliwy po uprzednim wypełnieniu formularza. To kardynalny błąd. Obecnie komunikacja firm i marek powinna być przejrzysta oraz ogólnodostępna. To buduje wiarygodność wśród otoczenia. Co więcej kiedy liczy się każda minuta poświęcona przygotowaniu materiału, dziennikarz ani redaktor nie będzie tracił czasu na przebrnięcie przez kolejne etapy dostępu do materiałów. Po prostu znajdzie konkurencyjną firmę, która nie rzuca mu komunikacyjnych kłód pod nogi.

Oczywiście istnieją sposoby budowania własnej bazy dziennikarzy, ale to temat na inny artykuł.

9. Press room = social news room

Często oprócz oficjalnych komunikatów, firmy i marki działają na wielu komunikacyjnych płaszczyznach. Mają swojego bloga firmowego, organizują webinary, uczestniczą w wydarzeniach branżowych, prowadzą działania w mediach społecznościowych (Facebook, YouTube, Twitter) oraz nagrywają podcasty. Wszystkie te elementy powinny znaleźć się w serwisie prasowym. W celu utrzymywania stałego kontaktu z przedstawicielami mediów, nie należy zapominać o stworzeniu specjalnego newslettera, na który mogliby się oni zapisywać. Pozwala to firmie na organiczne pozyskanie bezpośrednich kontaktów do nich.

10. Osoba na odpowiednim miejscu

Przyjazna funkcjonalność, dobra nawigacja oraz różnorodna zawartość to nie wszystko, co ważne w serwisach prasowych. Brakuje jeszcze jednego - czynnika ludzkiego. Bywają przecież sytuacje, w których dziennikarz lub redaktor chce (np. w celu zebrania opinii na określony temat) szybko skontaktować się z osobą odpowiadająca za działania public relations w firmie. Dlatego też standardowym rozwiązaniem jest umieszczanie adresu e-mail oraz bezpośredniego telefonu do takiej osoby. Jednakże w czasach, kiedy każda minuta jest na wagę złota, przedstawiciele świata mediów powinni móc skorzystać z kontaktu za pośrednictwem Twittera czy też Skype’a.

Świat biegnie cały czas do przodu, a wraz z nim zachodzą kolejne zmiany w podejściu do komunikacji. To z kolei przekłada się na ewolucję w rozwiązaniach projektowania internetowych biur prasowych. Coraz bardziej działalność usług public relations staje się płynna i odbywa się w czasie rzeczywistym w systemie 24/7. Dlatego też stały rozwój i adaptacja internetowych biur prasowych do zmieniających się warunków powinno być oczkiem w głowie działów komunikacji i public relations poszczególnych firm i marek.

Michał Samojlik - prezes agencji interaktywnej Autentika