.

6 zasad pisania e-maili do dziennikarzy

dodano: 
22.02.2017
komentarzy: 
0

Utrzymywanie dobrych relacji z przedstawicielami mediów należy do obowiązków specjalistów PR i znacznie ułatwia im pracę. Jak pisze na ragan.com Michelle Damico, która z branżą public relations związana jest już od wielu lat, istnieje kilka zasad konstruowania wiadomości elektronicznych, które mogą znacznie usprawnić budowanie i podtrzymywanie kontaktów z dziennikarzami.

1. Prosty i konkretny temat maila
Tytuł wiadomości nie jest najlepszym miejscem na wykazywanie się swoją kreatywnością. Jak pisze autorka, powinien wyraźnie sygnalizować poruszany temat. W przypadku, gdy dziennikarz wcześniej zainteresował się wiadomością zatytułowaną - „Przyjęcie z okazji Dnia Świętego Patryka”, która dotyczyła tego eventu i chciałby dostać zdjęcia z wydarzenia, to wówczas w e-mailu zwrotnym należy jeszcze raz powtórzyć temat poprzedniej wiadomości z dopiskiem typu „relacja zdjęciowa”. To wydaje się być banalne, ale znacznie ułatwia pracę odbiorcy, bo może dużo szybciej dotrzeć do konkretnej informacji.

2. Kompletna treść
Dziennikarze każdego dnia dostają mnóstwo e-maili. Jeśli więc sprawę, w której piszesz przedstawisz w kilku oddzielnych wiadomościach, to istnieje prawdopodobieństwo, że któraś z nich zostanie po prostu niezauważona. Dlatego staraj się wszystkie niezbędne informacje dotyczące danego tematu zawrzeć w jednym e-mailu – czytamy.

3. Trzymaj się reguły KISS (Keep it simple, sweetie)
E-maile do dziennikarzy pisz z taką samą dbałością, jak te skierowane do szefa. Co to dokładnie oznacza? Powinny być krótkie i zwięzłe, najlepiej w formie podpunktów, aby odbiorca nie musiał wczytywać się w rozbudowane akapity. Należy zwracać uwagę na to, czego oczekuje konkretny dziennikarz, np. jeśli chce dostać jedno zdjęcie o określonej rozdzielczości, to właśnie takie należy mu przesłać. Nie ma sensu na siłę zalewać go kilkunastoma fotografiami, które nie są mu potrzebne i nie ma szansy na to, że je do czegoś wykorzysta. Dobrze jest pamiętać o odpowiednich nazwach przesyłanych plików, np. jeśli zdjęcia przedstawiają jakąś osobę, to należy wówczas umieścić w podpisie jej imię i nazwisko oraz stanowisko zajmowane w firmie, a nie przesyłać fotografię o nazwie „fot. 58” – zwraca uwagę autorka.

4. Całą rozmowę prowadź w jednym miejscu
Jeżeli omawiasz jakąś kwestię z dziennikarzem, np. wywiad z klientem, którego reprezentujesz, to całą rozmowę prowadź w jednym wątku. Nie pisz oddzielnej wiadomości na temat ustalenia miejsca i godziny spotkania, a osobnej, aby odesłać zautoryzowany materiał. Pamiętaj jedynie o doprecyzowaniu tematu każdego z e-maili (patrz punkt 1).

5. Wysyłaj zaproszenia w funkcji kalendarza
Autorka tekstu zwraca uwagę na to, że niektórzy dziennikarze zamiast zwykłych wiadomości z zaproszeniem na wydarzenie, wolą otrzymywać je w formie zaproszenia do kalendarza. Jeżeli wiesz, że ktoś preferuje taki wariant, to z niego korzystaj. Dla wielu osób jest to bardziej przejrzyste i łatwiej wówczas kontrolować im swój terminarz. Ponadto, kiedy odbiorca zatwierdzi zaproszenie, to od razu wiesz, że zapoznał się z wiadomością.

6. Nie bój się wysłać maili z przypomnieniem
Jeśli dziennikarz nie odpowiedział na wiadomość, to wyślij mu w tym samym wątku kolejnego e-maila. W przypadku, gdy znów nie odpowie – zadzwoń. Nawet jeśli nie uda Ci się dostać informacji zwrotnej, to będziesz mieć potwierdzenie dla klienta, że było kilka prób kontaktu z daną osobą.

Kiedy będziesz mieć gotową wiadomość, to przed wysyłką jeszcze raz ją przeczytaj. Postaw się na miejscu odbiorcy i zastanów, czy dostanie w niej to, czego oczekuje. Jeśli Twoje e-maile będą przejrzyste i skondensowane, to ułatwisz tym samym pracę dziennikarzom, za co mogą być Ci wdzięczni – podpowiada autorka. (pk)

Źródło:

ragan.com, 6 ways to improve yout email relationship with reporters, Michelle Damico, 21.02.2017
X

Zamów newsletter

 

Akceptuję regulamin