Event wspiera realizację różnych celów firmy, zarówno sprzedażowych, jak i wizerunkowych. Umożliwia nawiązywanie i podtrzymywanie bezpośrednich relacji z otoczeniem biznesowym firmy, wspiera jej pozycjonowanie. Różne są więc rodzaje realizowanych eventów, odpowiadające na stawiane sobie przez firmę cele. Wśród nich mogą znaleźć się imprezy o charakterze galowym (np. uroczyste rozdania nagród, gale jubileuszowe), imprezy konferencyjno-szkoleniowe, integracyjne dla pracowników, klientów, partnerów firmy, eventy medialne – z udziałem dziennikarzy, lub dedykowane w pełni mediom (np. konferencje prasowe, briefingi), eventy plenerowe i wiele innych. Bez względu na to, z jakiego rodzaju eventem mamy do czynienia, są kwestie, na które w szczególny sposób należy zwrócić uwagę zarówno na etapie planowania wydarzenia, jak i jego późniejszej realizacji.
Lokal czy plener?
Na etapie planowania eventu warto zwrócić szczególną uwagę na tworzoną koncepcję spotkania, by odpowiadała ona na zapotrzebowanie klienta i wspierała realizację jego biznesowych celów. Do charakteru eventu i wybranej koncepcji kreatywnej należy odpowiednio dopasować właściwą lokalizację. W pierwszej kolejności jest ona oczywiście uzależniona od rodzaju imprezy. Na eventy plenerowe doskonale sprawdzają się otwarte przestrzenie, parki, boiska, stadiony. Istotne jest zwrócenie uwagi na etapie doboru lokalizacji na odpowiednią infrastrukturę, która umożliwi realizację eventu, sprawdzenie dostępu do prądu, toalet, zaplecza dla cateringu itd. W przypadku, gdy wybrana lokalizacja wygrywa wieloma zaletami, ale nie dysponuje odpowiednim zapleczem, należy pamiętać o konieczności zapewnienia go we własnym zakresie – agregat prądotwórczy, namioty, przenośne toalety to elementy, które będą niezbędne podczas realizacji. Ważne również jest zapewnienie w takich miejscach ochrony oraz zabezpieczenie i wygrodzenie terenu na potrzeby eventu. W przypadku imprez galowych, uroczystych kolacji, jubileuszy, a także eventów konferencyjno-szkoleniowych doskonale sprawdzają się hotele i centra konferencyjne. Coraz częściej klienci oczekują jednak propozycji miejsc mniej standardowych i w takich przypadkach poszukujemy często industrialnych hal, nowoczesnych atelier fotograficznych lub nowo powstałych centrów biznesowych. Należy jednak pamiętać, że infrastruktura hotelowa pozwoli oszczędzić wiele kosztów, które trzeba ponieść decydując się na lokalizację nieprzystosowaną do realizacji dużych eventów. Niezależnie od charakteru eventu i wybranej lokalizacji, podczas szukania odpowiedniego miejsca na imprezę warto zwrócić uwagę na takie elementy, jak:
– Wytyczne klienta odnośnie miasta, otoczenia, charakteru i standardu obiektu; elementy te należy także dopasować do proponowanej koncepcji wydarzenia
– Wielkość i wysokość sal (ważne w kontekście wymagań techniczno-logistycznych)
– Dostępność parkingu
– Jakość instalacji elektrycznej (w przypadku niewystarczającej instalacji do realizacji wymogów technicznych koncepcji, należy zadbać o własny agregat prądotwórczy)
– Jakość systemu klimatyzacji i wentylacji
– Czy istnieją i są dostępne windy towarowe oraz szerokie przejścia umożliwiające niezakłóconą dostawę sprzętu technicznego
– Jakie elementy obejmuje umowa wynajmu, a o jakie trzeba zadbać we własnym zakresie (np. sprzątanie, obsługa szatni, dostępność elektryka itd.)
– Jakość oferowanego cateringu
– Czy właściciele obiektu pozwalają na wnoszenie własnego alkoholu (ważne np. przy współpracy z partnerem alkoholowym)
– Liczba i stan toalet
– Wybór odpowiedniego miejsca na recepcję dla gości, które umożliwi sprawny przepływ ludzi i uniknięcie zatorów przy wejściu
Klient: pogodzić oczekiwania z możliwościami
W przypadku realizacji plenerowych dobrze również przygotować się na ewentualność złej pogody i zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia eventu, a w tym zadaszenia, namioty, parasole, odpowiednie zaplanowanie rozstawienia wszystkich elementów. W przypadku imprez o charakterze masowym nie wolno zapomnieć o dopełnieniu wszelkich związanych z tym formalności wynikających z uregulowań prawnych (Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych).
Kierunkowskazem w doborze wszystkich elementów jest zawsze klient, cele, które chce osiągnąć i jego biznesowa korzyść z realizacji danego projektu. Tak więc współpraca pomiędzy agencją i klientem toczy się podczas całego procesu realizacji wydarzenia. Wśród tematów najtrudniejszych do rozwiązania najczęściej pojawiają się kwestie związane z wysokością budżetu, nie zawsze współmierną do oczekiwanego efektu i skali realizacji. Zadaniem agencji jest wtedy poszukiwanie rozwiązań, które pogodzą oczekiwania i możliwości budżetowe firmy, która zleca realizację swojego eventu. Co do samego procesu realizacji, najlepiej pracować na stworzonym na początku projektu harmonogramie, który systematyzuje wszystkie działania, które należy podjąć i sprawia, że obie strony – zarówno agencja, jak i klient – wiedzą za co są odpowiedzialni i jak mają zaplanować swoją pracę. Rola klienta sprowadza się w większości przypadków do dostarczenia informacji merytorycznych, akceptacji materiałów, konsultowania kwestii strategicznych, elementy te jednak muszą być wpisane w harmonogram działań i wspierać agencję w sprawnej realizacji wszystkich elementów związanych z przygotowaniem scenariusza, oprawy technicznej, artystycznej i logistycznej wydarzenia. To jednak agencja odpowiada za to, by impreza przebiegła sprawnie, zgodnie z zasadami narzuconymi przez jej charakter oraz wybraną lokalizację, a także by przyniosła firmie zlecającej oczekiwane efekty.
Marta Dunin-Michałowska, prezes Mea Group
Nie wiesz, jak zorganizować event? Zapisz się na kurs internetowy i zdobywaj wiedzę w zaciszu swojego domu.
