Budżetowe dylematy

Podchodząc do przetargów, składając oferty i tworząc kolejne harmonogramy oraz budżety kampanii i projektów PR, liczymy na satysfakcjonujący i intratny dla agencji kontrakt oraz długotrwałą relację biznesową z nowym klientem. Jednak wygrany przetarg to dopiero początek procesu zdobywania budżetu… Pozytywna decyzja o współpracy to zaproszenie do długich i często męczących negocjacji budżetowych, a powodem do świętowania jest dopiero podpisana umowa czy pierwsza zapłacona faktura.

Każda ze stron, zarówno agencja PR, jak i klient, mierzy się z wieloma budżetowymi dylematami i musi nauczyć się, jak w tych meandrach finansów się poruszać i współpracować.

Po pierwsze, usługi public relations z punktu widzenia księgowego firm i organizacji to koszt, a dyrektorzy finansowi nie chcą ponosić samych kosztów. Naszym zadaniem jest uzasadnienie i przekonanie klienta, że trzeba dany wydatek ponieść, co więcej udowodnić, że przekłada się on na konkretne efekty wizerunkowe, sprzedażowe czy marketingowe. Po drugie, zdobywanie budżetu jest z reguły trudne – tak dla nas, jak i PR managerów w firmach. Nie dziwmy się zatem, że klient płaci, ale wymaga i chce te budżety twardo negocjować.

Najczęstsze dylematy klienta:

Za wysoki budżet - Jak go sprzedać wewnętrznie?

Za niski budżet - Dlaczego niżej niż konkurencja?

Dodatkowe komplikacje – Jak udowodnić, że to, co oferuje agencja, przyniesie wartość biznesową?

 

Najczęstsze dylematy agencji PR:

Za wysoki budżet - Przestraszy klienta, który pójdzie do konkurencji.

Za niski budżet – Skutkuje obniżoną zyskownością projektu.

Dodatkowe komplikacje - Przetrwanie na rynku i realizacja celów finansowych agencji, zapewnienie pracy zespołowi, pytanie, jak zdobywać nowe kompetencje branżowe?

Z punktu widzenia agencji PR i jej księgowego liczy się przede wszystkim płynność finansowa i ścisłe powiązanie budżetu z harmonogramem oraz kosztami pracowników. Oczywiście opłacalność projektu jest wielowymiarowa i zdarza się nam zrobić projekt po kosztach, by zdobyć doświadczenie czy włożyć „stopę w drzwi”. Ale czy największą bolączką PR-owców nie jest przykładanie zbyt małej wagi do budżetów i niewystarczająca wiedza nt. aspektów finansowych projektów? Czy nie zdarzyło się nam przygotowywać kosztorysu na ostatnią chwilę, dosłownie dwie godziny przed oddaniem oferty, a później, już po wygranej, tłumaczyć się w księgowości z nadprogramowych wydatków czy kosztów zewnętrznych, których nie chce wziąć na siebie klient czy poddostawca? Trzeba przyjąć, że w układzie agencja-klient, to agencja PR ma mniejszą skłonność do negocjacji warunków finansowych projektów, skupiając się głównie na dopracowaniu części kreatywnej oferty i zaprezentowaniu wymaganych przez klienta: doświadczenia i referencji.

Nie może nas to zwolnić z obowiązku dbania o rentowność realizowanych przedsięwzięć PR. Przecież utrzymanie godziwych stawek godzinowych, monitoring wydatków i planowanie finansów, to podstawa przy zarządzaniu projektami, nie tylko wizerunkowymi.

Tabelki, zestawienia, kosztorysy, marże, rozliczenia… można się w tym połapać i pewnie
z czasem nawet polubić budżetowo-finansowy chleb powszedni PR-owca.

Jeżeli powyższe budżetowe dylematy nie są Ci obce i chcesz dowiedzieć się, jak zdobyć informacje potrzebne do stworzenia budżetu? Zastanawiasz się, jak rozliczyć projekt? I wreszcie, jak monitorować płynność finansową projektu?

Zapraszam na szkolenie "Budżetowanie w PR" już 22 sierpnia w Warszawie!

Szczegółowy program szkolenia.

Zapisz się już teraz!

Zapraszam,
Joanna Kuźmicz
Fleishman-Hillard