Niektóre zasady etykiety komunikacji w biznesie stosuje się bez względu na okoliczności – na przykład poprawną gramatykę. Najważniejsze jest jednak to, abyśmy mieli świadomość, kto jest odbiorcą naszego przekazu i jaki jest jego cel.
Skuteczna komunikacja polega przede wszystkim na profesjonalnym podejściu do odbiorców naszego przekazu. Należy sobie zatem zadać pytanie: „Kto stanowi nasze audytorium?”. Może to być ktoś z naszych współpracowników, klient, przedstawiciel instytucji rządowej lub dostawca. W zależności od tego, do kogo kierowany jest twój przekaz, wybierzesz odpowiedni styl i ton (może to być na przykład nieformalna rozmowa telefoniczna albo oficjalne pismo). Bez względu jednak na to, jaki wybierasz styl (1) nie używaj żargonu językowego, chyba że pozwoli ci to zaoszczędzić czas lub gdy rozmówca nie ma problemu z jego zrozumieniem i (2) dobieraj właściwe słowa, zwróć uwagę na stopień szczegółowości i przekazu oraz uwzględnij znajomość tematu i stopień możliwości jego zrozumienia przez odbiorcę. Nie komunikuj się z ludźmi na poziomie przerastającym ich możliwości intelektualne, ale też nie traktuj ich protekcjonalnie.
W komunikacji ze swoimi odbiorcami zawsze staraj się być konkretny. Jeśli potrzebujesz informacji, poproś o nią. Jeśli masz zamiar przeprosić za coś, zrób to i zaproponuj naprawienie błędu. Jeśli chcesz się umówić na rozmowę kwalifikacyjną, poproś o spotkanie. Zbyt często odbiorcy naszego przekazu zastanawiają się: „Jaki cel miała ta rozmowa?” albo „Dlaczego to pismo trafiło do mnie?”. Szanuj czas odbiorcy naszego przekazu. Kiedy do kogoś dzwonisz, powiedz od razu, jakie jest cel tej rozmowy. Podobnie w przypadku pisma: przekaż odbiorcom, dlaczego skierowane jest do nich. W biznesie „czas to pieniądz, staraj się więc być zwięzły i konkretny oraz przestrzegaj zasad etykiety obowiązującej dla danej formy komunikacji.
Komunikacja to nie tylko odbiorca i określenie celu, lecz również wybór formy przekazu (pisemny, elektroniczny, werbalny), a każda z nich podlega określony zasadom etykiety. Na przykład komunikacji bezpośrednia – zróżnicowany ton głosu, mowa ciała i możliwość natychmiastowej reakcji – rządzi się innymi zasadami niż pisanie i wysyłanie pisma oficjalnego. Warto przyjrzeć się czynnikom, jakie wpływają na profesjonalny przekaz informacji w przypadku poszczególnych form komunikowania się. Zanim wybierzesz którąś z nich, odpowiedz sobie na następujące pytania:
– Czy powinieneś być oficjalny?
– Czy wskazane jest, abyś słyszał i/lub widział, jak dana osoba zareaguje?
– Czy potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, czy możesz poczekać?
– Czy musisz mieć liczne audytorium?
– Czy potrzebujesz dotrzeć do wybranych, czy do wszystkich zmysłów odbiorców?
– Czy potrzebujesz zapisu tej komunikacji?
Według Mary Munter, eksperta do spraw komunikacji, po uzyskaniu odpowiedzi rozważ wszystkie zalety i wady każdej z form i dokonaj ostatecznego wyboru. Musisz być pewny, że będzie odpowiednia dla twojego audytorium i kręgu kulturowego odbiorcy.
Powyższy artykuł jest fragmentem książki „Etykieta biznesu” (Wolters Kluwer Polska, 2009).
Recenzję publikacji możesz przeczytać tu.
Informacja sponsorowana
