Kiedyś, dawno temu, pewien producent z telewizji powiedział mi, że człowiek, który zajmuje się produkcją musi być po trochu specjalistą od wszystkiego. Miał racje. Event manager musi po prostu znać się na wszystkim, mieć wiedzę z każdej dziedziny składającej się na wyprodukowanie eventu. Musi więc znać się nieco na oświetleniu, nagłośnieniu, scenografii, montażu off i on-line, grafice i DTP. Dobrze jeśli do tego wszystkiego jest jeszcze po trochu prawnikiem i psychologiem.
Po co to wszystko? A po to, żeby swobodnie mógł się komunikować z ekipami podwykonawców. Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której event manager na wizji lokalnej nie potrafi w profesjonalny sposób, czyli technicznie porozumieć się z podwykonawcą. Staje się wtedy po pierwsze niepoważnym partnerem dla podwykonawcy, po drugie, co ważniejsze, jest skazany na łaskę lub niełaskę ekipy. W takiej sytuacji mówiąc kolokwialnie podwykonawca jest mu w stanie wcisnąć każdą ciemnotę, zaproponować rozwiązania droższe, mniej skuteczne. Lub nawet mówiąc wprost – oszukać. Nie mówię, że takie sytuacje zdarzają się często, ale w sytuacji, gdy event manager nie wie, o czym rozmawia z podwykonawcą, są możliwe. Wiedza daje więc managerowi narzędzia niezbędne do dobrego zaprojektowania eventu i karty przetargowe w negocjacjach z podwykonawcami. Dlaczego dodatkowo powinien być prawnikiem i psychologiem? Prawnikiem, żeby skonstruować wzajemnie korzystną dla obu stron umowę lub ustrzec się przed kłopotami, np. przy organizacji imprezy masowej. Spotkałam się już kilkukrotnie z event managerami, którzy organizowali event nie wiedząc nawet o tym, że są organizatorami imprezy masowej. Stąd jest już tylko krok do katastrofy. Psychologiem powinien być z równie prozaicznych powodów. Event manager pracuje z duża liczbą ludzi, znajdujących się często w stanie silnych napięć emocjonalnych. Stres związany z montażem techniki i scenografii przed eventem odczuwają wszyscy zarówno pracownicy ekip, jak i event managerowie. Ten czynnik można oczywiście zminimalizować dobrym skoordynowaniem działań ekip. Timing i kolejność wejścia ekip na plan gra tu dużą rolę. Jednak napięcia się mimo wszystko zdarzają. Takim sytuacjom trzeba zapobiegać, a jeśli się zdarzą – łagodzić.
Reasumując, to trudne zadanie być jednocześnie zleceniodawcą, równorzędnym partnerem, doskonałym organizatorem i pomocą w trudnych chwilach.
Event manager powinien budzić szacunek swoją wiedzą i miękkimi umiejętnościami. Tylko wtedy może liczyć na dobrą współpracę z podwykonawcami. W końcu wszyscy jesteśmy przede wszystkim ludźmi.
Marzena Godlewska
Na szkolenie z eventów zapisz się już dziś!
