Eventy: nie wystarczą już referencje czy efektowne oferty

Trójmiasto z roku na rok przyciąga coraz więcej firm, które chcą zorganizować konferencję, wydarzenie artystyczne lub imprezę dla kontrahentów czy pracowników. Każde z miast: Gdańsk, Sopot, Gdynia ma do zaoferowania inne atrakcje, odmienną historię i różnorodne obiekty. Inwestycje w nowe obiekty hotelowe, nowoczesne centra konferencyjne, a także restauracje i kluby wpływają na ożywienie ruchu turystyczno-biznesowego.

Oczekiwania klienta są obecnie konkretnie sprecyzowane  – szukamy miejsca przede wszystkim blisko centrum, z dogodnym dojazdem do hotelu. Odchodzi się od organizacji eventu w samym hotelu. Poszukiwane są miejsca tzw. unique venue, które charakteryzują się niespotykaną przestrzenią. Do tego posiadają ciekawą historię i nie każdy ma do nich dostęp.

Takim przykładem może być Warsztat – Przestrzeń Artystyczny Fabryki firmy Batycki, która świetnie wpisuje się w zapotrzebowanie klientów na nietypowe miejsce na event. Obiekt znajduje się w dzielnicy Dolne Miasto w Śródmieściu Gdańska. Imponujące wnętrza starych murów, gdzie tuż przed wojną były m.in. zakłady samochodowe. Ponad 1000 metrów unikatowej, industrialnej powierzchni. 3 kondygnacje, odpowiednie zaplecze techniczne i logistyczne. Surowe wnętrza Fabryki świetnie nadają się do stworzenia ciekawej architektury świetlnej, śmiałego łączenia kolorów i multimediów. Nieograniczone możliwości aranżacyjne wnętrza powodują, że można tu zorganizować zarówno elegancki bankiet, konferencję, a także wystawę, koncert lub spektakl teatralny.

Miejscem nietypowe to także żaglowiec lub statek. Dużym zainteresowaniem cieszą się bankiety na Darze Pomorza, jednym z najpiękniejszych zachowanych żaglowców na świecie, obecnie symbol tradycji morskich Polaków. Do dyspozycji gości mogą być muzealne pomieszczenia używane niegdyś przez marynarzy – a więc pomieszczenia, w których odnajdziemy ducha czasu. Całość dopełnia oprawa marynistyczna pośród lin masztów i żagli: występ zespołu szantowego oraz ekskluzywne menu regionalne.

Imprezy okolicznościowe organizowane są również w restauracjach i klubach. O wyborze decyduje często prestiż danego miejsca lub oryginalna kuchnia. Restauratorzy prześcigają się w komponowaniu nietuzinkowego menu, kuszą dodatkowymi atrakcjami np. modnym ostatnio live cooking oraz warsztatami. Wpływ na to ma z pewnością duża popularność programów kulinarnych, gdzie często kucharze stają się gwiazdami pierwszego formatu. Niesłabnącym powodzeniem cieszą się warsztaty sushi i kuchnia egzotyczna, która ma wielu wielbicieli w Polsce.

W plenerze przygotowywane są przede wszystkim pikniki połączone z aktywnością fizyczną. Moda na zdrowy tryb życia, odpowiedni catering składający się ze zdrowej żywności, warsztaty prozdrowotne to nowy trend w eventach plenerowych.

Podczas planowania eventu zawsze należy pamiętać o odpowiednio przygotowanym zapleczu gastronomicznym, sanitarnym i ratunkowym. Dobrze zaplanowany i rozpisany program działań poszczególnych podmiotów biorących udział w evencie umożliwia sprawne przeprowadzenie imprezy. W dobie multimediów dobry przepływ informacji jest miarą każdego sukcesu. Informowany na bieżąco klient o przebiegu przygotowań do wydarzenia będzie lepiej postrzegła i darzył zaufaniem organizatora eventu. Warto przygotować sobie listę wszystkich możliwych zagrożeń, przedyskutować je z współpracownikami, a potem z samym klientem. Unikniemy wpadki i będziemy przygotowani na wszelkie sytuacje awaryjne.

Obecnie klient na rynku eventowym ma do wyboru mnóstwo agencji i firm specjalizujących się w przygotowaniu wszelkiego rodzaju imprez. Nie wystarczą już świetnie referencje czy efektowna oferta. Przede wszystkim rzetelny przekaz może być jednym z atutów przy współpracy z klientem. Szybka reakcja i świeży pomysł na potrzeby zamawiającego to duży sukces w negocjacjach. Nie warto na siłę udowadniać swojej racji, należy prowadzić otwarty dialog wskazując wartości danej firmy, które możemy przemycić do każdego eventu. Proponując nowe rozwiązania multimedialne, nietypowe miejsca, oryginalny catering możemy stworzyć jedyny w swoim rodzaju event. Będzie to miało pozytywny oddźwięk w firmie. Budowanie solidnych relacji klient-kontrahent  to podstawa komunikacji. Każda impreza może być sukcesem, jeżeli odpowiednio rozplanujemy nasze zadania i na bieżąco przekazujemy je partnerom biznesowym.

Agnieszka Koneczna, Portobello Group

O tym jak organizować eventy dowiesz się także z modułu kursu internetowego Planowanie i organizacja eventów w Akademii PRoto!

Czytaj także:
Odkrywamy eventową Łódź
Wybór lokalizacji na event – przecież to takie proste…
Ostrygi czy żurek staropolski? Wyzwania organizatora eventu
Agregat prądotwórczy, namiot i pertraktacje z klientem na temat budżetu