Jak uniknąć sześciu popularnych pułapek, które czyhają na PR-owców

Niespodzianki są fajne, ale na przyjęciu, kiedy rozpakowuje się prezent, a nie w codziennej pracy PR-owca. Działania PR są najlepsze wtedy, kiedy są rozsądnie rozplanowane i wiarygodne - czytamy na prdaily.com. Oznacza to m.in. przywiązywanie dużej wagi do osób, z którymi się współpracuje, budżetów, „dedlajnów” i całej tej pracy, która przekłada się na końcowy sukces. Marijane Funess podaje sześć wskazówek, które pozwolą uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w pracy PR-owca.

Nagła zmiana pracownika

Wyobraźcie sobie taką sytuację – pisze autorka – klient i agencja kontaktują się w sprawie jakiegoś projektu, a między nimi pojawia się tzw. „chemia”. Nagle, na następnym spotkaniu, okazuje się jednak, że w zespole nastąpiły zmiany personalne. Jak zauważa Marijane Funess, rotacja pracowników jest nieunikniona, ale nie powinna wpływać negatywnie na dalsze losy współpracy. Dobrze, kiedy szefowie potrafią szczerze mówić o zmianach w firmie i szybko przekazują obowiązki danej osoby, komuś, kto ją zastąpi. To pomaga w utrzymaniu zaufania między agencją a klientem – czytamy.

Niespodziewany wzrost budżetu

Zdarzają się sytuacje, kiedy po ustaleniu zakresu prac i zaplanowaniu budżetu, ten ostatni nagle z jakiegoś powodu się zwiększa – czytamy. Dlatego też Marijane Funess radzi, aby zawsze lekko go zawyżać na etapie planowania projektu, aby później uniknąć niespodzianek. Zdaniem autorki, dobrym rozwiązaniem jest także cotygodniowe aktualizowanie budżetu.

Obiecywanie zbyt wiele

Specjaliści ds. PR, ale też osoby po stronie klienta, mają tendencję do tego, aby czasem obiecywać nieco za dużo. Klienci, kiedy opisują produkt, nie zawsze robią to wystarczająco precyzyjnie, a agencje opowiadają wspaniała historię o jego specyfikacji, kiedy w rzeczywistości produkt nie jest aż tak dobry, jak mogłoby to z niej wynikać – czytamy. Zdarza się też, że to szefowie obiecują klientom zbyt wiele, choć te deklaracje mogą nie mieć pokrycia.

Tego rodzaju zachowanie może prowadzić m.in. do sporów na linii klient-agencja, kiedy stanie się ono nawykiem, a nie jedynie jednorazowym błędem w szacunkach – podaje źródło.

Nieprzygotowany rzecznik

Niektórzy pracownicy wyższego szczebla uważają, że nie potrzebują treningów medialnych, bo sami dobrze sobie radzą – zauważa autorka. Rzeczywistość może jednak zweryfikować ich mniemanie o swoich umiejętnościach w tym zakresie. Aby uniknąć nieprzyjemnej sytuacji, rzecznicy firm, ale i wszystkie osoby, które mają okazję wypowiadać się na temat danego przedsiębiorstwa publicznie, powinny być dobrze przygotowane do kontaktów z mediami – czytamy.

Negatywne historie

Doświadczeni PR-owcy są w stanie przewidzieć, jakie sytuacje kryzysowe mogą nastąpić, zanim staną się one rzeczywistością – wskazuje autorka. W przypadku kontaktów z mediami mogą to być np. niewygodne pytania czy nagła zmiana tematu dyskusji. Specjalista ds. PR powinien przygotować na to klienta i uświadomić mu, jak może sobie w takich sytuacjach radzić – czytamy. W przypadkach, kiedy firma ma kryzys, nie należy go ukrywać, ale najlepiej postawić na szczerość, a następnie realizować opracowany wcześniej plan B – czytamy dalej.

Jeśli natomiast to dziennikarz popełnił błąd i np. pomylił się w artykule na temat firmy, należy się z nim skontaktować, ponieważ jak sugeruje autorka, powinien być skłonny go naprawić. Odpowiednia i proaktywna reakcja może „zatamować krwawienie” – pisze Marijane Funess.

Przegapiony deadline
Istnieje wiele sposobów na zabezpieczenie się przed niedotrzymywaniem ustalonych terminów. Jednym z nich są realistyczne założenia przy ustalaniu harmonogramu przygotowywanych treści i uwzględnienie czynników opóźnień, które mogą wynikać np. z poprawek zasugerowanych przez klienta – wskazuje autorka. Oprócz tego, każdy z pracowników powinien wiedzieć, jak długo mogą trwać poszczególne etapy danego projektu. Przy takim planowaniu dobrze jest oprzeć się na działaniach zrealizowanych już w przeszłości i potraktować je jako wskazówkę – czytamy.

Zawsze może pojawić się jakiś kryzys np. na etapie przygotowywania oświadczenia prasowego, który może wynikać choćby z natłoku innych obowiązków. Jednak media nie zawsze chcą poczekać i okazja na publikację materiału może przepaść. Dlatego dobrze, kiedy zespół jest wystarczająco elastyczny i potrafi wykorzystać szansę, kiedy takowa się pojawia. (pk)