Konferencja jak dla dzieci

Spotkanie dla dziennikarzy powinno być przygotowane jak impreza dla dzieci. Musimy zadbać o to, aby nie nudzili się nawet przez chwilę” – tłumaczy na łamach miesięcznika Służba Zdrowia Grzegorz Żurawski. Autor jest specjalistą komunikowania i PR, byłym dziennikarzem, a obecnie rzecznikiem prasowym Metra Warszawskiego. W artykule „Żeby tylko nie zasnąć” Żurawski już po raz drugi pisze o sposobach na udaną konferencję prasową. Tym razem tekst dotyczy zapraszania dziennikarzy, gości i ekspertów oraz przygotowania materiałów prasowych. Pierwszą rzeczą, na którą zwraca uwagę, jest decyzja, kiedy i o której godzinie ma się zacząć impreza oraz jak długo ma trwać. „Preferowany przez dziennikarzy czas organizacji spotkań dla mediów to 11.00 – 14.00”. Zanim wyślemy zaproszenia pocztą i e-mailem, powinniśmy „obdzwonić” dziennikarzy. Każdemu z nich należy opisać planowane wydarzenie i zachęcić do uczestnictwa. „Jeżeli sam nie będzie zainteresowany, zapytajmy, czy może w jego redakcji jest inny dziennikarz, który mógłby zainteresować się tym tematem”. Po kilku dniach od wysłania zaproszeń należy upewnić się, że dotarły do adresatów. Ostatni telefon powinien być wykonany na dwa lub jeden dzień przed imprezą, „aby zorientować się co do konkretnej liczby osób, które wezmą w niej udział”. W artykule czytamy ponadto o planie konferencji i sposobach na jej urozmaicenie, osobach, które powinny w niej uczestniczyć oraz przygotowywaniu materiałów prasowych.