Każda konferencja prasowa musi mieć konkretny cel. Michał Pacuda w portalu prsportowy.pl pisze, że dziennikarzom należy dać coś więcej niż komunikat o sponsorze.
Jako przykład podaje konferencję Polskiego Związku Koszykówki i Polskiej Ligii Koszykówki z przedstawicielami firmy TAURON, której termin wyznaczono na dzień, w którym reprezentacja polskich koszykarek była w Warszawie. Gościem specjalnym był też trener męskiej kadry. „Efekt? Organizatorzy są zadowoleni, bo oprócz zawodniczek i trenerów w mediach pojawiła się informacja o sponsorze. Media są zadowolone, bo miały możliwość nagrania ciekawych wywiadów” – czytamy dalej.
Autor radzi, by zorganizować spotkanie na godzinę 12, bo każdy zdąży jeszcze tego dnia wrócić do redakcji, aby spisać wywiady lub zmontować materiały. Jak poinformować o konferencji? Oprócz wysłania mejla do bazy mediów, należy upewnić się, że Polska Agencja Prasowa dodała informację o konferencji do swojego kalendarza. Warto też dodać, że wymagane jest potwierdzenie obecności, bo to pozwala oszacować liczbę uczestników. „Ja oprócz tego dzwonię do kilkunastu najważniejszych osób, aby upewnić się, że otrzymali zaproszenie oraz do kilku redakcji, które na co dzień nie zajmują się tak bardzo koszykówką, ale hasło reprezentacja może im pomóc w decyzji, że jednak warto udać się na konferencję” – dodaje Pacuda.
Istotną rolę ogrywa także ustawienie sali, które najczęściej jest teatralne. „ Jednak, w przypadku omawianej konferencji, oprócz gości za stołem głównym, trzeba było znaleźć miejsce dla zawodniczej reprezentacji Polski. „Chcieliśmy też pokazać kilkuminutowy filmik promocyjny na rzutniku. W kwadratowej sali stół był więc w jednym rogu, a krzesła dziennikarzy ustawione na wprost stołu, tak, aby patrząc lekko w lewo widzieli ekran. Rzutnik był tam zamontowany na stałe. Nie dało się zmienić jego położenia. W takiej sytuacji to ustawienie wydawało się więc najlepsze. Wzdłuż jednej ze ścian, pod kątem, postawiliśmy krzesła, gdzie usiadły koszykarki” – czytamy dalej.
Przed konferencją, rejestrujący się przed wejściem dziennikarze powinni dostać informację prasową, która zamieszczana będzie także na stronie internetowej i wysyłana newsletterem. „Miłym gestem jest, kiedy np. sponsor przekazuje także upominki dla przedstawicieli mediów. Po konferencji, na której oczywiście mamy naszego fotografa, wysyłamy do mediów paczkę zdjęć, które mogą bezpłatnie wykorzystać” – radzi Pacuda. I wspomina także, że zadaniem organizatora jest ułatwić pracę dziennikarzom, którzy po części oficjalnej chcą przeprowadzić wywiad z gośćmi spotkania. Autor tekstu sam pomaga w koordynacji, czasem sygnalizuje, że ktoś rozmawia za długo i że inni czekają, a także podpowiada, z kim jeszcze warto porozmawiać. (mw)
