Nie takie wystąpienia straszne...

21 czewca odbyło się kolejne spotkanie Klubu Public Relations w siedzibie Francuskiej Izby Przemysłowo - Handlowej w Polsce. Tym razem dotyczyło ono wystąpień publicznych. W roli eksperta wystąpił dr Jacek Wasilewski z Zakładu Retoryki Instytutu Dziennikarstwa Uniwersytetu Warszawskiego.  Licznie zgromadzeni na spotkaniu słuchacze mogli dowiedzieć się, jak najlepiej konstruować wystąpienia publiczne, co można zaliczyć do dobrych elementów przemowy i jak reagować na zadawane pytania.

Wystąpienia publiczne

Zasada aktualizacji i segmentacja słuchaczy:
Już pierwsze apostrofy powinny wskazywać na to, jak będziemy traktować słuchaczy. Różne są konteksty, które uruchamiają powitania typu: Rodacy!, Drodzy Państwo!, Obywatele!. Jeśli zwracamy się do słuchaczy: Panie i Panowie!, wówczas kontrolujemy już styl wypowiedzi i dostosowujemy język do kobiet (metafory, porównania, działanie na emocje) i do mężczyzn (konkrety, dużo liczb, mocne słowa).
Należy tak konstruować wypowiedź, aby każdy słuchacz znalazł w niej coś do siebie. Warto stwierdzić, jaki obszar doświadczeń łączy wszystkich słuchaczy. Na wstępie należy uświadomić zgromadzonej publiczności wspólnotę. Warto podkreślić, że zgromadziliśmy się, aby wspólnie coś zrobić. Czasem do zbudowania wspólnoty wystarczy prosty zaimek. Np.: My wszyscy, którzy współpracujemy z mediami, zebraliśmy się tutaj...;
Nie bójmy się też odrobiny lizusostwa na wstępie. Powiedzmy zgromadzonym, że ich cenimy, że są elitą, że są niezwykła grupą.

Zasada aktualności:
Umiejscowienie odbiorców w kontekście, przedstawienie obrazu.

Konstrukcja wystąpienia:
1. Wstęp (wspólnota, tu i teraz, rola, relacja)
2. Opis sytuacji
3. Argumentacja (przykłady)
4. Podsumowanie
5. Zakończenie (dyrektywa, sugestia)
Przy krótkich wystąpieniach wstęp i zakończenie nabierają szczególnego znaczenia. Warto przygotować sobie plan wystąpienia, rozpisany jak tekst dla prezenterów telewizyjnych, czyli z przerwami na oddech.

Podstawowe pytania, jakie warto sobie zadać:
- Do kogo mówię?
- Co chcę powiedzieć?
- Po co to mówię? (czy chcę, żeby moi słuchacze mnie zrozumieli, czy też, żeby podjęli konkretne działanie?)

Elementy dobrego wystąpienia:
1. Konkrety - nie używajmy sformułowań typu: różne metody, różnorodne działania.
2. Obrazowość - budowanie obrazów przy pomocy szerokiego słownictwa; określenia powinny odnosić się do różnych naszych zmysłów: wzroku, słuchu, smaku, węchu, dotyku. Jeśli odbiorca zobaczy nasz obraz, osiągnęliśmy już połowę sukcesu. Obraz wywoła określone emocje i przyciągnie uwagę publiczności.
3. Okrągłość - używanie kontrastów, stylistyka, szyk zdania, antymetabole.
Kobiety, które występują publicznie muszą pamiętać, że najważniejsze są ich kompetencje i profesjonalizm. Przy wystąpieniach publicznych komunikatywność i otwartość nie są tak użyteczne, jak w rozmowach indywidualnych.

Kryzysy
W sytuacjach kryzysowych warto mówić mediom, że wiemy, co ludzie czują. Obowiązkowo należy opowiedzieć, w jaki sposób będziemy zaistniała sytuację łagodzić. Warto powiedzieć to, co odbiorcy i tak już wiedzą. Ale jeśli my im powiemy, że wiemy, wówczas oni poczują się lepiej.
To normalne, że dziennikarz chce zdenerwować rozmówcę, bo osoba zdenerwowana więcej powie dziennikarzowi, łatwiej się jej coś "wymknie niechcący". Pamiętajmy zawsze, że rozmawiając z dziennikarzem, rozmawiamy pośrednio z czytelnikiem. Do napastliwego dziennikarza warto podejść w ten sposób: Chętnie Panu pomogę, opowiem Panu.. ale na przykład za 2 godziny, albo: w moim biurze, w dogodnej dla nas sytuacji.

Magdalena Szymańska, Francuska Izba Przemysłowo-Handlowa w Polsce