Ostrygi czy żurek staropolski? Wyzwania organizatora eventu

Do dzisiaj pamiętam jedno z pierwszych spotkań dla dziennikarzy, jakie organizowałam w siedzibie dużego wydawnictwa. Wydawało mi się, że zadbałam z zespołem o wszystkie elementy, od prezentacji po eleganckie ciastka. Szkoda, że zamawiając porcelanę  zapomniałyśmy o sztućcach – i na pięć minut przed przyjściem dziennikarek trzeba je było pożyczać z pobliskiej knajpy. Tego typu potyczki to klasyka gatunku.

Zanim jednak będziemy mierzyć się z wyborem zastawy, musimy znaleźć miejsce na event i doradzić je klientowi z pełnym przekonaniem. W plenerze czy w restauracji serwującej bliny z kawiorem? Oryginalnie czy prosto, aby nie odwracać uwagi od przekazu? W Warszawie ciekawych miejsc nie brakuje i nie mam tu na myśli wyłącznie najbardziej obleganych knajp. Chociaż dobra klasyka zawsze wygra z przekombinowaną imprezą na obrzeżach miasta.

Do kameralnych, eleganckich spotkań świetnie nadaje się restauracja Platter w InterContinentalu, a jeśli chcemy zapewnić naszym gościom pocztówkowe widoki – dobrze sprawdzi się Qchnia Artystyczna, z której goście może nie wyjdą przejedzeni, ale za to pod wrażeniem wystroju. Klasyczna już ulica Foksal oferuje znane dziennikarzom miejsca – Endorfinę, odpowiednią na promocję marek dla kobiet i Sketch – neutralny, ale „miejski” i przestronny.  Dobre na imprezę wewnętrzną ze względu na przepastne rozmiary i wieczorowy klimat są klub Opera lub Hard Rock Cafe, zwłaszcza jeśli chcemy zorganizować koncert. Na większe imprezy lub pokazy – Soho Factory, gdzie ciekawą imprezę organizował w tym roku Maleman. Gdy szukamy designerskiej oprawy – w sukurs przychodzą nam restauracja Concept 13 w Vitkacu, restauracja Soul Kitchen lub Concept Store Mysia 3.

Na uwagę zasługują rozwiązania nietypowe, płynnie wkomponowane w przestrzeń miejską, a zarazem promujące markę – jak Stacja Mercedes na Powiślu. Nieopodal znajduje się Centrum Nauki Kopernik, które przychodzi na myśl w związku z eventami technologicznymi lub naukowymi. Z doświadczenia wiem, że są tam długie terminy oczekiwania, a samo Centrum nie jest specjalnie elastyczne – mają świadomość swojej wyjątkowości, a agencja wtłoczona jest w rolę petenta.

Lato sprzyja plenerowym imprezom, np. w Temacie Rzeka, na Kępie Potockiej czy Placu Zabaw, gdzie w tym roku swoje urodziny świętowało Mamastudio. O plener warto się pokusić, jeśli sprzyja temu nieformalny charakter eventu. Takie spotkanie może łatwo zmienić się w nieco przaśną imprezę – jeśli nie przeszkadza nam klimat z cyklu „Piknik Country Mrągowo” możemy się na to zdecydować, w przeciwnym razie – nie radzę.

Oto „checklista” spraw, o których warto pamiętać, niezależnie od tego, gdzie planujemy spotkanie:

- Dach nad głową. Planując event na powietrzu, miejmy plan na niepogodę: namiot, prowizoryczny dach, najlepiej lokal obok. Ważne jest podłoże – nie ma nic gorszego dla dziennikarek, niż ich szpilki utykające w piasku.

- Tło. Warto pomyśleć, na jakim tle będzie się wypowiadał nasz gość do kamer, aby nie miał za plecami odrapanego muru lub krzaków pamiętających poprzednią zimę.

- Cel. Róbmy konferencję, kiedy mamy coś do powiedzenia. Zapraszanie dziennikarzy, aby przeczytać wyniki raportu, który dostali w pdf, to ryzyko, że drugi raz nie przyjdą

- Mniej znaczy więcej. Maksyma „think big” jest godna pochwały, ale czasem dla naszego tematu lepsze będzie śniadanie dla 10 top dziennikarzy

- Sprawdzenie sprzętu. I sprawdzenie go ponownie. Próba mikrofonu, aby nie było pogłosu, od którego pół sali podskoczy na krzesłach. Banał? Nie raz byłam na konferencji, gdzie prowadzący mocował się z rzutnikiem, albo zapomniał wyłączyć dźwięk odkładając mikrofon z trzaskiem na stół.

- Motyw przewodni. Jeden element przewijający się przez cały event pozwoli go lepiej zapamiętać. Kolor wystroju, gadżetów, zabawa nazwą.

- Ograniczone zaufanie do podwykonawców. Zawsze zamawiajmy próbki gadżetów –zwłaszcza od firm, których nie znamy.

- Sprawdźmy kalendarz. Truizmy - aby data eventu nie zbiegła się z wydarzeniem, które odwróci uwagę dziennikarzy lub ważną rocznicą.

- Klient jest najważniejszy, ale… warto mu doradzić zmiany, gdy prezentacja wydłuża się do rozmiarów encyklopedii, a lista prelegentów nie ma końca. W trosce o dziennikarzy, czyli tak naprawdę – w interesie klienta.

Alicja Wysocka – Świtała, partner Clue PR

 

Nie wiesz, jak zaplanować event?
Już dziś zapisz się na kurs internetowy Planowanie i organizacja eventow

Wiedza o eventach w pigułce;)