Po co firmie program etyczny?

„Pogram etyczny to całościowe przedsięwzięcie skierowane na ukształtowanie etosu przedsiębiorstwa jako instrumentu o randze strategicznej. Na etapie wdrażania często pojawia się pokusa, by zredukować go do doraźnej techniki wspomagającej działalność PR. Tymczasem dobry projekt musi mieć charakter długoterminowy i stale angażować jak największą grupę pracowników”.

Krzysztof Polak
Na podstawie materiałów udostępnionych przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu www.fob.org.pl

Program etyczny w firmie

Kultura organizacyjna zakorzeniona w programie etycznym to najlepsze spoiwo cementujące firmę i integrujące załogę. Badania potwierdzają, że zachodzi pozytywna korelacja między naciskiem na postępowanie etyczne a motywacją pracowników i wynikami osiąganymi przez firmę.

O wartości przedsiębiorstwa decydują nie tylko środki produkcji, kapitał i dochody, ale także panujące w nim zwyczaje i sposób traktowania pracowników. Na konkurencyjnym rynku firmy funkcjonują w otoczeniu podobnych warunków zewnętrznych. Tym, co różnicuje ich pozycję, są najczęściej ludzie. To ich postępowanie i praca prowadzą do efektywnej realizacji zadań strategicznych. Trwale sukcesy od noszą te przedsiębiorstwa, które dokonują właściwych wyborów strategicznych, umieją na bieżąco — w odpowiedzi na zmiany warunków rynkowych – dostosować się do oczekiwań swoich klientów. Dzięki temu wybrana strategia może być skutecznie realizowana. Osiągnięcia te mają swoją podstawę właśnie w pracownikach – w ich kwalifikacjach, zmotywowaniu, ale także w etosie przedsiębiorstwa.

Społeczny klej

Powstaje pytanie: w jaki sposób tak zorganizować załogę, by jej praca przekładała się na zakładany w strategii sukces? Okazuje się, że kultura organizacyjna zbudowana na fundamencie programu etyczne go jest świetnym „klejem społecznym” (social glue), który integruje pracowników wokół wspólnych wartości. Przedsiębiorstwo, które kładzie nacisk na zgodność co dziennej praktyki z przyjętymi wartościami i ma kadrę zarządzającą, zdolną mobilizować pracowników do respektowania wartości, osiąga wysoki poziom zmotywowania załogi i jej identyfikacji z firmą — wyższy niż w firmach, które nie określiły dotąd swoich zasad. Taka sytuacja szybko uwidacznia się w poprawie konkurencyjności firmy i osiąganych przez nią wynikach.

Przykład z góry

Ludzie pragną nie tylko pracy i płacy, ale i współuczestnictwa w działaniach firmy. Chcą tak identyfikować się ze swoją organizacją i jej wartościami, aby czerpać stąd satysfakcję i dumę. Wówczas są gotowi do wysiłku i poświęcenia. Na ukształtowanie takiego klimatu w firmie ogromny wpływ mają menedżerowie. To oni powinni dawać przy kład innym pracownikom i przekonywać ich do tego, że określenie wartości firmy, a potem zbudowanie firmowego etosu jest równie ważne jak środki produkcji, kapitał czy kwalifikacje załogi. Jeżeli menedżerowie myślą wyłącznie o własnym sukcesie – prestiżu, wynagrodzeniu i innych przywilejach, to wprowadzenie programu etycznego będzie trudne. Podobnie jest, gdy menedżerowie nie są przekonani o ogromnym znaczeniu, jakie dla prosperowania firmy ma zbudowanie jej etosu. Wówczas są skłonni utrzymywać, że w życiu zawodowym panują inne zasady niż w prywatnym czy też, że etyka w biznesie jest niebezpieczna w obliczu konieczności dbania o wynik finansowy itp.

Wspólne tworzenie

Program etyczny to całościowe przedsięwzięcie skierowane na ukształtowanie etosu przedsiębiorstwa jako instrumentu o randze strategicznej. Na etapie wdrażania często pojawia się pokusa, by zredukować go do doraźnej techniki wspomagającej działalność PR. Tymczasem dobry projekt musi mieć charakter długo terminowy i stale angażować jak największą grupę pracowników. Wartości istotne dla firmy bywają niekiedy narzucane załodze „z góry”. Doświadczenie wielu przedsiębiorstw dowodzi, że taki” sposób wdrożenia nie przynosi spodziewanych efektów. Bardzo ważne jest, by ludzie, których będzie on dotyczył, czuli, że są jego współtwórcami.

Elementy programu

Na podstawie dotychczasowych doświadczeń można wyodrębnić kilka głównych elementów dobrze skonstruowanego programu etycznego, który będzie skutecznym narzędziem budowania etosu.
1. Kodeks etyczny powinien przekładać wartości firmy na konkretne reguły postępowania na co dzień w stosunkach międzyludzkich.
2. Wraz z programem etycznym należy tworzyć takie struktury komunikacji, koordynacji i motywacji w firmie, które zmobilizują pracowników do samodzielności i rozwoju.
3. Elementem programu etycznego jest opracowanie wieloletnie go planu kształcenia etycznego, ze szczególnym uwzględnieniem kadry menedżerskiej.
4. Stosowanie różnych sposobów „wciągania” pracowników w tworzenie programu i jego realizację, np. poddanie pod dyskusję projektu dokumentów, korzystanie z pomocy naturalnych liderów, entuzjastów, identyfikowanie kwestii nurtujących ludzi w firmie itp.
5. Systematyczne promowanie zachowań etycznych (wyróżnienia, informacje, premie itp.).
6. Ciągłe monitorowanie przestrzegania norm etycznych i standardów zawodowych przy współ pracy osób z różnych poziomów organizacji, np. współpraca ta może się odbywać w Komisji Etycznej.
7. Włączenie informacji na te mat przestrzegania norm etycznych w proces ocen pracowniczych, a także w procesy rekrutacji i awansu.
8. Opracowanie przejrzystych procedur zwalniania pracowników (np. wystawienia dobrych referencji, pomoc w postaci szkoleń czy przekwalifikowania, nawet poszukiwania nowego miejsca pracy itp.). Sposób, w jaki firma rozstaje się z odchodzącymi pracownikami, ma bardzo duży wpływ na postrzeganie jej przez tych, którzy pozostają.
Dobrze przygotowany i wdrożony program etyczny jest istotnym składnikiem długoterminowego wzrostu wartości przedsiębiorstwa. Ma też istotne znaczenie krótkoterminowe. Pozytywne efekty programu etycznego pojawiają się bowiem bardzo szybko.

Na przykład Spedpol

W 1999 r. firma Spedpol (obecnie Schenker) rozpoczęła pracę nad zasadami etycznego postępowania wobec klientów, pracowników i partnerów. W procesie tym aktywny udział wzięli wszyscy pracownicy. 2 lata później przeprowadzono badanie ankietowe pracowników. 91 proc. z nich stwierdziło, że zasady etyczne są w firmie potrzebne. Aż 73 proc. uznało, że zasady te są przestrzegane w praktyce, co pozytywnie wpływa na wyniki firmy.

Etos podnosi jakość pracy

Ireneusz Kaczmarczyk, socjolog, konsultant w zakresie kształtowania kultury organizacyjnej

Pojęcie „etyka” dostarcza perspektywy filozoficznej, kojarzy się czasem z moralizowaniem, mówieniem, jak „trzeba postępować”. Ludzie zwykle tego nie lubią, takie programy nie są zbyt popularne wśród pracowników. Natomiast „etos” jest zbiorem przyjętych i przestrzeganych zasad „opisujących” wartości organizacyjne. Stanowi on zwykle zbiór standardów zachowania obowiązujących w firmie, najlepiej wypracowanych wspólnie.

Etos przynosi nie tylko moralne konsekwencje w postaci zmiany zachowania pracowników. Stanowi również warunek ich zaangażowania i samo kontroli, a także durny z przynależności do organizacji, pod warunkiem że to są ich standardy. Przekłada się to na jakość pracy, a tym samym na jej efekty. Zarządzanie odwołujące się jedynie do motywu strachu bądź korzyści rodzi wiele niekorzystnych konsekwencji zarówno dla organizacji, jak i dla ludzi. Potwierdza to wiele przykładów. Uwzględnianie wartości w zarządzaniu daje ludziom poczucie sensowności własnych działań. Klienci dostają dobry produkt bądź usługę. Właściciele i szefowie zarządzają dobrą kadrą, firma zaś zyskuje z powodu jakości pracy oraz buduje pozytywny wizerunek i markę, co na konkurencyjnym rynku jest warunkiem przetrwania. Wprowadzanie tych wartości organizacyjnych w krwiobieg firmy odbywa się przez „miękkie” szkolenia, głów nie w zakresie kształtowania relacji pracowniczych, poprzez doskonalenie umiejętności zarządzania motywacjami ludzi, wykorzystaniem „PR wewnętrznego” do promowania „jakościowych” postaw itd. Kształtowanie etosu powinna poprzedzić dokładna analiza sytuacji, które wpływają negatywnie na kulturę organizacyjną. Chodzi tu za równo o sytuacje pokusy, jak i sytuacje upokorzenia pracowniczego, które mogą występować w firmie, przyczyniać się do strat, nieetycznych zachowań, prowadzić do pojawienia się zabójczego dla firmy „syndromu frajerstwa” wśród pracowników. Bez tej analizy i stopniowej eliminacji takich sytuacji mówienie ludziom o etyce może się okazać stratą czasu i pieniędzy. Najczęstsze błędy popełniane w podobnych projektach to próby integrowania pracowników właśnie bez diagnozy sytuacji, zastraszanie ludzi, stosowanie nagród materialnych, bo „może, jak więcej dostaną, to się zmienią”. Czasem też niekorzystnym zjawiskom towarzyszy gorączkowe poszukiwanie sposobu, jak szybko dziurę załatać, wyeliminować objaw za po mocą układanych „na gwałt” zasad etycznych. Wtedy niewiele one znaczą. Porażkom towarzyszy rozczarowanie i frustracja kadry i pracowników. Współcześni menedżerowie często nie mają cierpliwości i wiedzy, więc próbują wpłynąć na zachowania swoich ludzi grożąc, nęcąc lub moralizując.

Projekty kształtujące etos firmy trwają od kilku miesięcy do kilku lat, w zależności od organizacji. Wymagają konsultacji, oceny zachodzących zmian, spójnego, podzielonego zwykle na etapy projektu, zorganizowanego działu HR. Warunkiem powodzenia jest jednak postawa szefa, właściciela, osoby decydującej, bo to na jej autorytecie opiera się wiarygodność całego procesu. Z etosem jest podobnie jak z wykształceniem; nie gwarantuje sukcesu, ale jeśli organizacja go nie zbuduje, sukcesu nie osiągnie prawie na pewno.