Rafineria Gdańska ogłasza przetarg na usługi PR. Zadanie wzbudza wątpliwości

21 marca 2023 roku Rafineria Gdańska opublikowała zapytanie ofertowe, którego przedmiotem jest świadczenie usług w zakresie public relations na potrzeby biura komunikacji spółki. Wątpliwości w przetargu wzbudziło zadanie, które w ramach złożenia oferty powinna wykonać w pierwszym etapie zainteresowana firma.

Rafineria Gdańska oczekuje od zgłaszających się firm przygotowania propozycji strategii komunikacji po wejściu Saudi Aramco do Rafinerii Gdańskiej w wyniku fuzji PKN ORLEN – Grupa LOTOS. Jak napisano w dokumentach przetargowych, zadanie zakłada zachowanie spójności w narracji komunikacyjnej, przeprowadzanej od podpisania listu intencyjnego z 2018 roku, po podpisanie umowy o połączeniu PKN ORLEN z Grupą LOTOS z 1 sierpnia 2022 roku, aż po oficjalne ogłoszenie 2 grudnia o dwóch udziałowcach, Aramco oraz PKN ORLEN.

Opracowanie strategii komunikacji na 2023 rok miałoby uwzględniać „turbulentne otoczenie”, na które, według Rafinerii Gdańskiej, składa się wojna w Ukrainie, sankcje na produkty z Rosji oraz rok wyborczy w Polsce.

Adam Mitura, CEO w InPlus Media, który we wpisie na LinkedInie zwrócił uwagę na wspomniane zadanie w ramach przetargu, zauważa w rozmowie z PRoto.pl, że teoretycznie w postępowaniu Rafinerii Gdańskiej nie ma nic nagannego. „Poszukując dostawcy usług, firma ma prawo żądać w ramach przetargu wykonania dowolnego zadania mającego związek z przedmiotem postępowania” – mówi ekspert. „To zawsze potencjalny wykonawca podejmuje decyzję o tym, czy do takiego przetargu chce przystąpić, czy też nie. Diabeł tkwi jednak w szczegółach” – zauważa. Mitura wskazuje bowiem, że Rafineria Gdańska w ramach pierwszego etapu przetargu oczekuje przygotowania rocznej strategii komunikacji. „W przypadku spółki działającej w bardzo złożonym, zmiennym środowisku biznesowo-politycznym, to niezmiernie czasochłonne i kosztochłonne zadanie” – mówi. „Wymaga gruntownej analizy rynku i kompetencji łączących PR korporacyjny z zarządzaniem kryzysowym i public affairs” – dodaje ekspert.

PRoto.pl zwróciło się z prośbą o komentarz na temat postępowania Rafinerii Gdańskiej do organizacji branżowych: Związku Firm Public Relations, Stowarzyszenia Agencji Public Relations oraz Polskiego Stowarzyszenia Public Relations.

Emilia Hahn, prezeska Stowarzyszenia Agencji Public Relations i CEO agencji PR Hub, również zwraca uwagę na to, że „oczekiwanie opracowania kompleksowej strategii komunikacji na którymkolwiek etapie przetargu, bez założenia wynagrodzenia za tę pracę, jest wykorzystywaniem przewagi rynkowej i negatywną praktyką”. Jak jednak mówi, „niestety” wciąż bardzo często spotykaną na rynku usług PR.

Hahn w takim podejściu dostrzega dwa etyczne problemy. „Jeden to koszty pracy, za które nikt agencjom nie płaci. A przecież opracowanie strategii wymaga wyznaczonego zespołu, który w pełnym wymiarze czasu, często bardzo krótkim, pracuje nad projektem” – mówi. „Drugi, również bardzo poważny problem, to zbieranie pomysłów od zaproszonych agencji i następnie wdrażanie ich z jedną wybraną lub samodzielnie” – zaznacza prezeska SAPR i CEO PR Hub.

Adam Mitura zwraca uwagę również na termin przetargu. „Rafineria Gdańska daje agencjom na dopełnienie wszystkich formalności i przygotowanie strategii dwa tygodnie” – mówi. „Jest to realne wyłącznie przy założeniu, że agencja dysponuje kilkoma konsultantami, którzy aktualnie nie mają innych zadań i mogą zaangażować się w realizację czasochłonnego projektu. Taka sytuacja oczywiście w żadnej organizacji kierującej się logiką biznesową nie występuje” – wskazuje ekspert. Zadaje on również pytanie o prawdziwy wymiar i cel przetargu. „Albo ktoś po stronie Rafinerii Gdańskiej nie przemyślał zakresu i czasochłonności zadania przetargowego, albo jest to próba zebrania pomysłów z rynku, albo też docelowy wykonawca projektu jest już znany i przetarg jest zwykłą formalnością” – mówi Mitura.

Ekspert dopowiada, że organizowanie przetargów w branży i nierozstrzyganie ich albo nieprzekazywanie uczestnikom informacji o ich dalszych losach jest dość powszechne. „Tego typu praktyki powinny być monitorowane i nagłaśniane przez branżowe organizacje, być może miałoby to jakieś przełożenie na transparentność procesów przetargowych” – kontynuuje.

Zdaniem Mitury firmy powinny mieć świadomość, że praca kosztuje. „Tego typu przetarg, wymagający dużego nakładu sił i środków po stronie agencji, powinien być objęty obowiązkowym rejection fee” – mówi szef InPlus Media. „Powinny w nim wziąć udział 2-3 najbardziej obiecujące pod względem doświadczenia i kompetencji agencje, wyłonione po pierwszym etapie. Takie podejście wpłynęłoby i na jakość ofert, i na transparentność procesu” – podsumowuje.

Emilia Hahn przekazuje dalej, że „Stowarzyszenie Agencji Public Relations wyraża sprzeciw wobec takiego podejścia”, jakie prezentowane jest w przetargu Rafinerii Gdańskiej. „Niepokojące jest, że takie podejście mają również spółki skarbu państwa, które powinny dawać przykład dobrych praktyk rynkowych” – zauważa ekspertka.

Cyprian Maciejewski, prezes Polskiego Stowarzyszenia Public Relations, w odpowiedzi na pytanie o wspomniany przetarg, skierowane przez PRoto.pl do PSPR (w piątek, 24 marca 2023) przekazał nam jedynie wiadomość, jaką w imieniu PSPR-u przesłał do Rafinerii Gdańskiej (we wtorek, 28 marca 2023). Ta treść została też opublikowana na stronie PSPR-u. Znalazły się w niej rekomendacje wystosowane w imieniu PSPR-u. Zauważono w nich, że opracowanie strategii komunikacji to „żmudny, czasochłonny proces doradczy”, wymagający zebrania szerokiej wiedzy, pogłębionej analizy, a także rozbudowanego procesu konsultingowego. „Nie jest możliwe opracowanie profesjonalnej strategii w krótkim czasie przewidzianym na złożenie ofert, na podstawie krótkiego briefu i researchu ze źródeł ogólnodostępnych. Weryfikacja kompetencji oferentów powinna nastąpić w inny sposób” – napisało PSPR do Rafinerii Gdańskiej. Zaleciło też wprowadzenie rejection fee w postępowaniach na usługi PR.

Maciejewski w wiadomości do autorów postępowania wskazał także, że „środowisko public relations postrzega jako niepożądaną praktykę oczekiwanie w postępowaniach i przetargach bezpłatnego opracowania poważnego zadania, które wymaga poniesienia dużych kosztów przez agencje PR”. „Strategia komunikacji to zadanie, które standardowo powierza się do wykonania już wybranemu wykonawcy w ramach jego kontraktu” – stwierdził prezes PSPR.

Do momentu publikacji materiału nie otrzymaliśmy odpowiedzi od ZFPR-u w tej sprawie.

Zebrały Beata Szauer i Zuzanna Doherty