Siódme niebo prezentacji
We wtorek odbyło się spotkanie Klubu Public Relations w siedzibie Francuskiej Izby Przemysłowo - Handlowej w Polsce nt. technik prezentacyjnych pt.: „Siódme niebo czy siedem grzechów głównych prezentacji?”. Spotkanie było platformą wymiany doświadczeń o najgorszych i najnudniejszych prezentacjach oraz o tych, które się pamięta nawet po kilku latach. Zaproszony ekspert, Maciej Żylewicz, trener firmy Point Corporate Development, przeprowadził szkolenie dla zaawansowanych – osób, które mają niejedną prezentację za sobą, ale wiedzą, że może być lepiej. Pokazał, co zrobić, aby nasze prezentacje były jak najbliższe ideału, aby przenosiły słuchaczy w „siódme niebo”.
Podstawową zasadą jest mówienie „do”, a nie „o”, co oznacza, że należy dostosować prezentację i informację o produkcie do publiczności. Nie trzeba powiedzieć wszystkiego, co się wie; idealna prezentacja powinna trwać 10-15 min – tylko przez tyle czasu jesteśmy trwać w skupieniu, a nie liczy się samo pokazanie, lecz efekt. Szczegółowe informacje można przekazać w materiałach dodatkowych, a podczas prezentacji należy skupić się na trzech cechach. Należy również pamiętać o tym, że nie jesteśmy najważniejszą osobą na sali i interakcja jest jedną z głównych cech dobrej prezentacji. Korzystanie z komunikacji pozawerbalnej i wykorzystywanie przestrzeni i czasu to kolejne zasady prowadzące do „siódmego nieba”. Ekspert zwrócił również uwagę na fakt, jak ważne jest mówienie o pozytywach, formułowanie zdań na „tak”.
Żylewicz podał także przykłady prezentacji, w których wykorzystano „kotwice”, dzięki którym pamięta się przekaz przez długi czas, oraz „podwójne kodowanie”, które stosują bardzo zaawansowani prezenterzy.
Magdalena Klimkiewicz, redakcja PRoto
Zanim przystąpimy do przygotowania prezentacji należy sobie zadać trzy podstawowe pytania:
1. Jaki jest cel prezentacji?
2. Do kogo adresowana jest prezentacja?
3. Jaką będzie miała formę?
Najważniejsze jest oczywiście to pierwsze pytanie. Jeśli odpowiedzieliśmy na nie: „Chcę zaprezentować mój produkt” – to już popełniliśmy pierwszy błąd.
Nasz cel powinniśmy określić raczej w kategoriach skuteczności, zwycięstwa i podboju serc publiczności.
Kolejną złotą zasadą prezentacji jest „mówienie do”. Pod tym sformułowaniem, należy rozumieć takie rozegranie naszego wystąpienia, aby każdy ze słuchaczy miał wrażenie, że to właśnie do niego się zwracamy, że przekazywane treści odnoszą się właśnie do jego sytuacji.
Uwagę słuchacza możemy także utrzymać wciągając go w różnego rodzaju interakcje oraz używając tzw. techniki kotwic. Zakłada ona wkomponowanie w prezentację elementów dziwnych i zaskakujących, które następnie powtarza się w momencie ważnym dla całego tematu. „Kotwice” wykorzystują najczęściej mowę ciała.
Oczywiście nie można tej techniki nadużywać.
Podobne zasady obowiązują przy technice podwójnego kodowania: pewną sekwencję ruchów przedstawia się najpierw w połączeniu z ewidentnie pozytywnym komunikatem, a następnie powtarza przy informacji, do której chcemy słuchaczy przekonać.
Dość zaskakujące dla wszystkich uczestników było wykorzystanie przestrzeni w prezentacji. Okazuje się, że podświadomie za dobre i słuszne uznajemy te treści, które są prezentowane w prawej części sali (patrząc z widowni); ruch ku lewej stronie wskazuje na przejście do treści negatywnych. Zabiegi te wykorzystywane były już w propagandowych przedwojennych filmach radzieckich.
Wśród zachowań, których zdecydowanie należy unikać, omówiliśmy także:
- komunikaty negatywne (np. że nasz produkt nie powinien sprawiać problemów, że nie jest skomplikowany, itp.),
- krytykę konkurencji,
- straszenie.
Na elementy te należy zwracać szczególną uwagę, ponieważ słuchacze najszybciej i najłatwiej zapamiętują właśnie komunikaty negatywne. A nam przecież zależy na tym, aby zapamiętali jak najwięcej pozytywnych informacji o naszym produkcie, usłudze, firmie.
I jeszcze kilka cyfr godnych zapamiętania:
- jeżeli nasza prezentacja ma osiągnąć konkretny cel (a nie tylko przedstawić wyniki kwartalne) powinna trwać nie dłużej niż 10 – 15 minut;
- pokazując cechy produktu, wymieńmy 3 (to irracjonalne, ale ludzie lubią cyfrę 3).
Według uczestników spotkania Klubu PR główne grzechy popełniane przy prezentacji, to:
1. Gadulstwo
2. Mówienie o
3. Brak interakcji ze słuchaczami
Magdalena Szymańska, Francuska Izba Przemysłowo-Handlowa w Polsce