Wskazówki dla PR-owca: jak przygotować ofertę dla klienta

„Udana oferta PR-owa jest sztuką i nauką” – czytamy na stronie prdaily.com. Jak zatem przygotować ją bezbłędnie?

1. Porzuć stronę bierną

Laura Petrolino pyta w swoim tekście: co brzmi lepiej – „plan contentmarketingowy zostanie opracowany tak, by wpłynąć na liczbę odsłon Twojej strony” czy „opracujemy plan contentmarketingowy, który wpłynie na liczbę odsłon Twojej strony”?

Autorka zauważa, że używanie strony biernej jest mało czytelne i niejednoznaczne. Tego typu sformułowania nie przywodzą na myśl aktywnego działania.

Jak czytamy, „wielu specjalistów ds. PR-u używa w ofertach strony biernej, ponieważ nie są pewni tego, co piszą. Przez te słowa przenikają zdenerwowanie i desperacja”. Możesz nie być pewny siebie, ale nie zdradzaj tego w przygotowanym dokumencie – sugeruje Petrolino.

2. Unikaj niepotrzebnych słów

Powinny one być używane efektywnie. Usuń ze swojej oferty wyrazy typu „obecnie” czy niepotrzebne powtórzenia takie jak „oraz, jak również”. Nie wzmacniaj znaczenia poszczególnych słów – sugeruje PR Daily.

„Kiedy już skończysz pisanie oferty, zobacz, ilu słów możesz się pozbyć. Zachowaj przesłanie, ale wyeliminuj zbędne ozdobniki” – czytamy.

3. Bądź prawdziwym ekspertem

„Jesteś ekspertem i dlatego jesteś brany pod uwagę” – zauważa autorka tekstu. „Specjaliści bazują na swoich umiejętnościach, wiedzy i doświadczeniu. Im się nie wydaje, oni po prostu wiedzą” – dodaje.

Zamiast używać sformułowań takich jak „wierzę, że” czy „wydaje mi się”, lepiej – mając oczywiście rozeznanie w temacie – po prostu stwierdzać fakty.

Jak sugeruje portal, warto pominąć ogólniki i skupić się na tym, co prospekt ma tak naprawdę przedstawiać.

4. Wytłumacz używane pojęcia

Jeśli pracujesz w branży i masz z pewnymi sprawami do czynienia dzień w dzień, może Ci się wydawać, że są one oczywiste. Jednak to błędne podejście – zauważa autorka.

Pisząc ofertę, należy zadbać o wyjaśnienie pojęć i warunków współpracy. Lepiej wytłumaczyć zbyt dużo niż za mało – czytamy. Jeśli oferta będzie w pełni zrozumiała, przełoży się to na wzrost zaufania do PR-owców i agencji.

5. Nie używaj zwrotów typu „jak wspomniałem wcześniej”

Unikaj zbędnych powtórzeń, ponieważ, po pierwsze, może to rozproszyć czytelnika, który zacznie szukać poprzednio przedstawionych informacji, a po drugie - może on poczuć się głupio, jeśli nie odnotował poprzedniej uwagi. Nie używaj zatem zwrotów typu „jak wspomniałem wcześniej” oraz „jak wyszczególniłem powyżej” – radzi prdaily.com.

Jak zauważa autorka, informacje przedstawione w ten sposób mogą osłabić stopień zrozumienia tekstu przez klienta. Lepiej dwa razy od nowa powtórzyć tę samą informację, niż spowodować, że zainteresowany nie będzie pewny tego, co czyta.

(bm)