Wybór lokalizacji na event – przecież to takie proste…

Wybór dobrej lokalizacji to jeden z podstawowych elementów w organizacji eventu. Wie to każdy eventowiec, podobnie zresztą jak i każdy klient to podobno wie.

Ale co to tak naprawdę oznacza?

Z określeń, które pojawiają się w briefach podesłanych przez klientów, można wywnioskować, iż dobra lokalizacja to najlepiej miejsce nowe, jeszcze nieznane i w związku z tym niewyeksploatowane, może być także „niezwykłe”, „wyjątkowe”, „ciekawe”, dopasowane do charakteru marki, profilu klienta, podkreślające rangę spotkania itd. itp.

I tutaj zaczynają się pierwsze schody…

Bo ile i jak długo dane miejsce może być nowe i niewyeksploatowane, wyjątkowe i niezwykłe? Nowe lokalizacje nie pojawiają się niestety jak przysłowiowe grzyby po deszczu, a gdy się już pojawiają, to bardzo szybko przestają być nowe, bo wszyscy oczywiście rzucają się w te pędy, aby je wykorzystać, zabłysnąć przed klientem i zrobić „dobry event”.

Zatem najczęściej wyboru dokonywać musimy z miejsc, które znajdują się już od krótszego lub dłuższego czasu na rynku. W Warszawie miejsc eventowych jest oczywiście wiele – począwszy od restauracji, poprzez hotele, hale targowe, industrialne przestrzenie pofabryczne, budynki biurowe, miejskie plaże i wiele, wiele innych, mniej lub bardziej przystosowanych do organizacji imprez. Wymieniać konkretnych miejsc nie ma sensu, gdyż każdy, kto w branży działa i stara się być na bieżąco, większość istniejących lokalizacji zna, tudzież stara się monitorować, co nowego na rynku się pojawia, aby przedstawiać je w swoich ofertach i wygrywać przetargi.

Miejsc uniwersalnych nie ma

Miejsc całkowicie uniwersalnych i idealnych do organizacji imprez po prostu nie ma. Każda z lokalizacji ma swoje zalety, ale i często sporo ograniczeń. Wydawać by się mogło, że nowe miejsca, które powstają i z założenia mają stanowić przestrzenie do organizacji wydarzeń specjalnych, powinny być przemyślane i tak wyposażone, aby tę organizację ułatwiać. Niestety z moich doświadczeń wynika, że tak się nie dzieje. Niskie stropy, słupy i podpory, brak dobrze rozplanowanych gniazdek, które zmuszają nas do ciągnięcia kilometrów kabli po podłodze, brak odpowiednich przyłączy prądowych, schody, brak rampy, brak wind lub zbyt małe windy, by przewozić nimi case’y, brak możliwości dojazdu pod budynek w celu rozładunku sprzętu, to tylko niektóre mankamenty, z jakimi trzeba się borykać, także w tych stosunkowo nowych na rynku lokalizacjach.

Zatem Państwo architekci i inwestorzy, jeśli planujecie stworzenie lokalu, w którym mają się odbywać eventy, proszę skonsultujcie na etapie planowania Wasze pomysły z jakimś doświadczonym event managerem. Na pewno będzie to pomocne i jest szansa, że Wasza lokalizacja będzie się cieszyć potem większą popularnością.

Rzecz dla każdego w branży oczywista. Inne lokalizacje wybieramy na małe, kameralne spotkania, inne na wielkie i masowe imprezy. Niemniej jednak są pewne aspekty, na które – wydaje mi się – dobrze jest zwrócić uwagę, przy planowaniu imprezy, aby uniknąć potem problemów i efektu zaskoczenia w trakcie realizacji. Dobrze jest, jeśli taka sytuacja zdarza się nam na etapie organizacji, gorzej, jeśli wychodzi to już w trakcie montażu czy realizacji wydarzenia.

Mam tu oczywiście przede wszystkim na myśli aspekty organizacyjno-techniczne, gdyż one często wyznaczają nam potem plan i możliwości działania lub też powodują problemy i zupełnie niepotrzebny dodatkowy stres, który w branży eventowej i tak towarzyszy nam na co dzień.

Gdy klient wie lepiej

Warto na takie aspekty zwracać uwagę klientów i edukować ich pod tym względem, coraz częściej bowiem zdarza się, że klienci sami dokonują rezerwacji miejsc, które im się podobają, nie mając świadomości ograniczeń, jakie te miejsca stwarzają, a potem to agencja eventowa musi się martwić „jak to zrobić”.

Dobrym przykładem może być tutaj premiera nowego modelu samochodu, na którą klient sam zarezerwował miejsce. Miało być niestandardowe i inne od wszystkich. Miejsce samo w sobie było dosyć trudne: długa, wąska sala o fatalnej akustyce, bez klimatyzacji, z koniecznością odsłonięcia kilkunastu dużych okien. Koszty sprzętu i scenografii były już więc stosunkowo wysokie. Prawdziwą jednak niespodziankę zastaliśmy podczas wizji lokalnej z klientem i zarządcą lokalu. Nie, bynajmniej nie wąskie drzwi, przez które samochód przechodził na styk i również nie fakt, iż kierowca nie jest w stanie samodzielnie wykręcić tego auta i ustawić go na miejscu przeznaczenia (a trzeba to było robić na specjalnych rolkach ręcznie) okazały się największym wyzwaniem w tej sytuacji. Największą niespodzianką okazał się zbyt cienki strop znajdujący się w miejscu, gdzie miał stanąć samochód, który groził zawaleniem, gdyż ciężar samochodu znacznie przekraczał dopuszczalny nacisk na m2. Cóż zatem wymyśliła agencja w sytuacji, gdy zmiana miejsca nie była już możliwa? Po kilkudniowych konsultacjach z wieloma specjalistami, w tym statykiem, konstruktorami, wykonawcami niestandardowych urządzeń, powstał plan budowy specjalnej platformy, która pozwoli na rozłożenie ciężaru samochodu i zmniejszy nacisk punktowy na m2, a tym samym pozwoli uniknąć niebezpieczeństwa, iż premierowy model zamiast stanąć w miejscu ekspozycji, zapadnie się w dół i zaparkuje w piwnicy budynku.

Efekt końcowy był taki, iż koszty budowy platformy osiągnęły poziom kosztów wynajmu lokalizacji, zatem można było tego uniknąć poprzez prosty zabieg wyboru innego miejsca dla organizacji tego wydarzenia. Ale do tego potrzebne byłoby wcześniejsze sprawdzenie miejsca, jeszcze przed podjęciem decyzji o wynajmie. Przykłady można oczywiście mnożyć, myślę, że każdy z pracujących w branży ze mną by się zgodził, a z historii opowiadanych przez producentów eventów można by niejedną książkę napisać.

Warto zwrócić klientom uwagę, że jeśli już koniecznie chcą na własną rękę wybierać lokalizacje, to dobrze, aby podczas tego wyboru starali się także zwracać uwagę na rzeczy, które mogą nam wszystkim potem ułatwić życie, a także ograniczyć koszty.

Pierwsze, podstawowe pytanie to czy miejsce ma wystarczająca powierzchnię, aby przyjąć w sposób komfortowy zakładaną liczbę gości, ale także całą infrastrukturę imprezy (scenę, inne elementy scenograficzne, bary, stoły czy inne elementy, które planujemy).

Kolejna kluczowa sprawa to wymiary tak samej sali jak wejść, bram wjazdowych, czy drzwi. Trzeba wiedzieć, czy samochód, który ma wjechać do hali na pewno do niej wjedzie, a nie zablokuje nam się na wjeździe. Dobrze jest też znać jak widać dopuszczalne obciążenia podłogi.

Zabezpieczenie prądowe to także istotna informacja. Tak organizacyjna, jak i kosztogenna. Jeśli nie mamy odpowiedniej ilości prądu w budynku, musimy postawić agregaty prądotwórcze.

Imprezy masowe

W przypadku imprez plenerowych, ale też i w obiektach zamkniętych, podlegających pod ustawę o imprezach masowych przed wyborem lokalizacji dobrze jest sprawdzić, czy obiekt lub teren spełniają wymagania pod tym kątem. Niestety miałam także okazję zmierzyć się z takim problemem, kiedy to w krótkim czasie przed imprezą okazało się, że w obiekcie, który został wynajęty pod imprezę masową, nie tylko nie ma możliwości, aby proceduralnie przeprowadzić takie wydarzenie, ale jest wręcz zakaz organizacji imprez masowych. Błąd producenta? Można tak powiedzieć, ale wcześniej imprezy o takim charakterze w tym miejscu się odbywały…

Stan techniczny lokalizacji – dobrze jest obejrzeć i sprawdzić – szczególnie w przypadku budynków post fabrycznych,  industrialnych (do niedawna jeszcze bardzo popularnych wśród klientów), czy budynek jest w na tyle dobrym stanie, że podczas imprezy gościom nie będzie spadał tynk lub szkło na głowy, albo podczas ulewy nie będzie się lało z dachu.

Jeśli myślimy o imprezach plenerowych to ważne jest oczywiście prócz wszystkich aspektów związanych z zezwoleniami i procedurami, aby sprawdzić, czy teren jest na tyle utwardzony, że nam się infrastruktura nie zapadnie, a ciężarówki wiozące sprzęt nie zagrzebią w grząskim terenie. Warto też sprawdzić czy dookoła nie ma budynków mieszkalnych na tyle blisko, że o 22.00 impreza musi się zakończyć ze względu na ciszę nocną.

Inne rozwiązanie stosowane w przypadku imprez w plenerze to stawianie wielkopowierzchniowych hal. Ciekawe ilu z producentów wie, że postawienie takiej hali, nawet na terenie prywatnym i za zgodą właściciela (np. przy hotelu, który posiada odpowiedni teren pod tego rodzaju konstrukcje) wymaga zgłoszenia do wydziału architektury odpowiedniego urzędu miasta lub gminy? Idę o zakład, że niewielu. A jeśli wiedzą nawet to zapewne nie przychodzi im do głowy by to zgłosić, procedura wydania opinii w takiej sprawie trwa minimum 30 dni. I wszystko dobrze, o ile nagle nie pojawi się na terenie budowy hali inspektor budowlany i nie zatrzyma budowy, a tym samym nie położy nam imprezy…

Dobrze jest zatem poznać lokalizację, zwizytować ją, najlepiej wspólnie – klient i agencja i sprawdzić jej możliwości zanim ostatecznie podejmiemy decyzję o organizacji imprezy. Lepiej dmuchać na zimne niż później gasić pożary.

I na koniec jeszcze jedna trudność, z którą często się borykamy przy samodzielnych i narzuconych przez klientów rezerwacjach – czas. Wielka prośba w takim razie – przy rezerwowaniu lokalizacji pamiętajmy, że czas wynajmu to nie jest tylko czas od rozpoczęcia do zakończenia imprezy, ale to także czas potrzebny na montaż i demontaż. Rozumiem oczywiście konieczność optymalizacji kosztów, ale niestety dużych i skomplikowanych konstrukcji scenicznych i scenograficznych nie da się postawić w dwie godziny….

Magdalena Gaik, Walk Events

 

Czytaj też:

Ostrygi czy żurek staropolski? Wyzwania organizatora eventu

Agregat prądotwórczy, namiot i pertraktacje z klientem na temat budżetu

W przyszłym tygodniu odkryjemy potencjał eventowy Wrocławia!