Event, gdy w kasie pusto

Organizujemy event, by wzmocnić wizerunek, podnieść sprzedaż lub wypromować markę. Najważniejszym celem naszego wydarzenia jest wywołanie pozytywnych emocji, które pomogą nam osiągnąć założone cele. Narzędzia, którymi dysponuje branża eventowa, by wyczarować nam efekt WOW, są niezliczone. Od tradycyjnych elementów, potrzebnych do zorganizowania eventu w przestrzeni miejskiej, aż po zaawansowane technologie multimedialne prosto z kosmosu. Natomiast mają one wspólny mianownik – kosztują. Nie jest sztuką zrobić spektakularny event, gdy mamy gruby budżet. A co zrobić, gdy w kasie pusto?

Szukamy partnerów

Przede wszystkim nie należy rezygnować, tylko złapać za telefon i poszukać partnerów oraz sponsorów dla naszego eventu. Stop… kiedyś tak było. Dziś, by zainteresować potencjalnych współorganizatorów, trzeba się bardziej wysilić. Już na etapie stworzenia prezentacji i oferty. Jednakże tak naprawdę pierwszym etapem jest precyzyjne określenie, do jakich potencjalnych firm, marek, producentów, dystrybutorów itd. uderzymy. Grupa docelowa naszego eventu powinna pokrywać się z targetem partnera. Świadczenia marketingowe, które mu zaoferujemy muszą przecież realizować jego cele. Pamiętajmy także, że nie zawsze musimy prosić o pieniądze. Nasza umowa może równie dobrze opierać się na świadczeniach barterowych np. w kwestii zapewnienia elementów technicznych eventu (scenografia, nagłośnienie, catering, atrakcje). Gdy już wiemy, do kogo się zwrócimy z propozycją współtworzenia naszego eventu, przyłóżmy się do oferty.

Oferta współpracy

Niezależnie od tego, czy będzie ona na slajdach czy w pdf-ie, powinna być konkretna. Rzeczowe nakreślenie idei naszego wydarzenia, prezentacja wizji jego realizacji, harmonogramu działań a przede wszystkim korzyści, jakie może osiągnąć partner, jest podstawą. Pamiętajmy, że jest to biznes, więc, by zainteresować drugą stronę, założenia muszą być realne. Skupmy się zatem na świadczeniach, które możemy zaoferować. A mogą one być różne: od umieszczenia logotypu na wszelkich materiałach promocyjnych (plakaty, banery, koszulki), ekspozycję produktów partnera (stoiska, dedykowane namioty), działania w social mediach i stronie www eventu (akcje promocyjne na Facebooku, konkurs na Instagramie, artykuły redakcyjne), aż po umieszczenie marki partnera w nazwie eventu. Jest tyle możliwości współpracy, ile jest partnerów. Zatem warto być elastycznym i wyjść tym oczekiwaniom naprzeciw.

Komunikacja

Mamy to. Umowa została podpisana, środki przekazane. Teraz pozostaje nam zrobić wszystko, by event został wzorowo zrealizowany. Oznacza to nie tylko zadbanie o samą logistykę wydarzenia, dopięcie elementów technicznych czy zbriefowanie fotografa. Również dopilnowanie, by przyrzeczone świadczenia zostały wykonane. Utrzymujmy z nim stałą komunikację, tak by istotnie czuł się częścią projektu. Pamiętajmy, by odpowiednio wcześniej poprosić go o potrzebne materiały (logotyp w wersji do druku, informacje o produktach, banery do rozwieszenia itd.). I przede wszystkim prośmy go o akceptację wszystkiego, na czym pojawia się jego logotyp. To bardzo żmudna praca, ale konieczna.

Sponsorem może zostać każda firma, mniejsza czy większa, która znajdzie w Twoim evencie potencjał marketingowo-PR-owy. O możliwościach czy formach współpracy pisano już bardzo wiele, co pokazuje olbrzymi zakres tego tematu, od tradycyjnego sponsoringu finansowego, aż po świadczenia rzeczowe. Jeśli przyjrzymy się wydarzeniom, które organizowane są wokół nas, możemy bez trudu stwierdzić, że firmy często korzystają z tego formatu komunikacji z klientami. I nie tylko przy okazji wydarzeń sportowych czy muzycznych. Również przy tych mniejszych, lokalnych, docierających do konkretnej grupy docelowej. Wciąż tak bowiem jest, że sponsoring czy barter są tańsze niż reklama. A event często skuteczniej dociera do konsumentów, aniżeli standardowa reklama.

PS Crouwdfunding

Ciekawym zjawiskiem, jaki od dłuższego czasu możemy zaobserwować, jest pozyskiwanie pieniędzy np. na projekty eventowe poprzez crowdfunding, czyli finansowanie przez społeczność. Dzięki Internetowi, pojawia się możliwość trafienia z naszym pomysłem do setek tysięcy osób, którzy jeśli idea im się spodoba, mogą przekazać jednorazową wpłatę na realizację wydarzenia. Sposób postępowania jest podobny – trzeba dobrze opisać projekt i zaproponować świadczenia w zamian za współfinansowanie wydarzenia (koncert, zawody, pokaz, wystawa). Oczywiście wymiar tych korzyści jest inny, ale sądząc po tendencji wzrostowej popularności portali crowdfundigowych, jest to jakiś trop, jeśli mamy fajny pomysł, a zerowy budżet.

Magdalena Jabłońska

17 marca w Warszawie:

Szkolenie Event narzędziem PR

Sprawdź program

Bardzo praktyczne szkolenie, które poprowadzi eventowy ekspert i blogerka Aga Ciesielska z PR-owym wsparciem Magdaleny Jabłońskiej. Spora dawka eventowego know-how, wyłącznie praktyczna wiedza, poparta prezentacją case studies i ćwiczenia w grupach, w trakcie których nauczymy się m. in. jak zarządzać eventem step by step, jak pogodzić prowadzenie eventu wraz z kampanią PR, jak uniknąć wpadek, jak współpracować z dostawcami i jak dobierać partnerów. Zaprezentowane zostaną praktyczne narzędzia oraz formatki dokumentów eventowych.