Strategia komunikacji wewnętrznej – nie tylko „Co”, ale przede wszystkich do „Kogo”

Obecnie, jako trener i konsultant, pracuję bezpośrednio z zespołami, które prowadzą działania komunikacji wewnętrznej i wiem, że może być i lżej, i skuteczniej. Stając po stronie Twojej grupy docelowej, mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że zyskasz ich świadome zaangażowanie (nie tylko chwilowe zainteresowanie nowym projektem), jeśli tylko strategia komunikacji będzie spójna z tym, co ich motywuje do działania. A co to takiego?

Czy zdarzyło Ci się, że:
- podobne narzędzia komunikacji wewnętrznej w jednej firmie przełożyły się na zaangażowanie pracowników a w innej nie przyniosły zakładanych efektów?
- zrobiłeś audyt i strategię komunikacji zaplanowałeś zgodnie z tym, czego potrzebuje firma, zespół - a mimo wszystko ciężko było zmotywować pracowników do działania?
- główne przekazy były spójne z celami i wartościami firmy, z zastosowaniem języka korzyści a ze strony zespołu i tak nie czułeś pełnego zaangażowania albo chciałeś, żeby to zaangażowanie było jeszcze większe i trwało dłużej niż czas trwania projektu?

Pokornie przyznaję, że znam to z doświadczenia – nie ustrzegło mnie przed tym kilkanaście lat pracy w PR, znajomość branży, w której się specjalizowałam etc. I oczywiście, realizowaliśmy cele zapisane w umowie, ale pamiętam, że to czasem kosztowało naprawdę wiele wysiłku – o czym najlepiej wie zespół, który prowadziłam.

Pracownicy są różni, ale ich zachowania da się przewidzieć
Nie ma jednego skutecznego sposobu na zmotywowanie ludzi do współpracy, bo naturalnie motywuje nas to, czego my sami chcemy a nie to, czego pragną inni (zarząd, agencja PR), czy o czym mówią światowe trendy. Natomiast rozumiejąc STYL ZACHOWANIA, który przeważa w danym zespole (dlaczego poszczególne osoby mówią to, co mówią, robią to, co robią, co stoi za jego decyzjami, czego się boją, czego oczekują) możemy się z nimi efektywniej komunikować, w tym projektując i angażując go w działania, które są spójne z jego motywacją.

Jak rozpoznać motywacje pracowników? Model DISC
W zrozumieniu motywacji pracowników, tego, czego potrzebują, pomocny jest model DISC, który wykorzystuję do badania motywacji pracowników w różnych krajach na świecie (4 style zachowań, opracowane na podstawie badań amerykańskiego psychologa i psychiatry Williama Marstona). Analizując ludzkie zachowania w konkretnych sytuacjach, okazało się, że istnieje powtarzalność zachowań u osób o podobnych stylach  - oto ich krótki przegląd:

Czego potrzebuje?
Jaki jest?
Jak się z nim komunikować?

Dominujący
Chce szybko widzieć  rezultaty, chce rozumieć, jak działania PR/marketingowe pomogą mu osiągnąć cel. Kiedy czuje, że nie ma kontroli nad sytuacją, potrafi być agresywny, stawiać opór.

„Chcę wiedzieć, jak proponowane działania pomogą mi w realizacji celów, które stawia przede mną firma, chcę jasno wiedzieć, jakie są kolejne etapy projektu – krótko i konkretnie.”

Zadaniowy, skupia się  na rozwiązaniu, nie problemie, ekstrawertyk, działa szybko i dlatego chce natychmiast widzieć rezultaty; chce mieć wybór i kontrolę nad sytuacją, chce czuć, że to on podejmuje decyzje o udziale w projekcie, lubi nowoczesne narzędzia, rozwiązania.

- Pomóż mu zobaczyć mierzalne efekty, podziel projekt na kilka krótkich etapów
- Przedstaw możliwie prosty plan działania
- Nie zabieraj wiele jego czasu
- Pytaj go o zdanie – on lubi mieć ostatnie słowo

Wpływowy

Chce, żeby droga do celu była urozmaicona, chce, żeby w projekcie „wiele się działo”.

„Rozmawiaj ze mną, doceniaj MNIE za to, że uczestniczę w projekcie.”
Skupia się na ludziach, nie zadaniach, ekstrawertyk; emocjonalny styl komunikacji, chce być zauważony, akceptowany, doceniony etc., chce mieć możliwość wyrażenia  swojego zdania.
- Komunikuj krótkoterminowe cele, z którymi wiąże się projekt
- Bądź z nim często w bezpośrednim kontakcie
- Zapewnij przestrzeń do wyrażania opinii
- Doceniaj za udział w projekcie
- Komunikuj się bardziej obrazem, mniej słowem  

Stały
Nie lubi nowości, zmian, stąd z rezerwą podchodzi to każdej nowej inicjatywy. Boi się nowych rozwiązań, obawia się utraty poczucia bezpieczeństwa.

„Zapewnij mnie, że jesteś od tego, żeby  usłyszeć moje potrzeby w firmie. Usłysz moje obawy, potrzebuję komuś o tym powiedzieć.”
Skupia się na relacjach, chce poczucia bezpieczeństwa, zrozumienia sytuacji, słuchania jego potrzeb, autorytetu – Twoje doświadczenie, głos eksperta etc., odpowiedzi na pytanie, z czym dla niego ten projekt się wiąże, czego od niego się oczekuje i dlaczego.

- Wyjaśnij w komunikacji korzyści z wdrożenia projektu
- Zakomunikuj EWOLUCJĘ, nie REWOLUCJĘ
- Odpowiadaj na pytania
- Daj możliwość powiedzenia o jego obawach, może złych doświadczeniach (to nie jest przeciwko Tobie)
- Wspieraj, przekazując np. link do strony www kampanii informacyjnej, ulotki, broszury, zapewnij, że jesteś, gdyby miał jakiekolwiek wątpliwości

Sumienny

Szuka informacji, perfekcjonista, stąd naturalnie ma tendencję do krytykowania, zadawania pytań.

„Przedstaw mi kolejne kroki w projekcie i doceń MNIE, podziękuj za konkretne działania, np. udział w evencie.”

Chce potwierdzenia skuteczności działań, które planujesz przeprowadzić, możliwości zadania pytań, stawia na jakość, szuka docenienia dla jego zaangażowania w projekt.
Wysłuchaj, ale nie bierz np. krytyki osobiście – to nie jest przeciwko Tobie – to jego reakcja obronna na sytuację, której do końca nie zna

- Utrzymuj motywację, dostarczając fakty, informacje, case study z pozytywnymi efektami podobnych projektów, daj mu ulotki, broszury, adresy przydatnych stron www
- Odpowiadaj na pytania

Tak jak mamy różne gusta, różny styl pracy, tak samo mamy różne postawy i potrzeby w relacji ja-firma i działań, w które firma chce nas zaangażować. I warto wpierw zbadać, co naprawdę zmotywuje zespoły do działania, do kogo jaki przekaz sformułować, aby naturalnie z jeszcze większą satysfakcją przyglądać się temu, jak się pracownicy angażują – a to naprawdę nie wymaga wielkiego zaangażowania, czasu ani budżetu. Wymaga to decyzji o tym, że chcę „uszyć projekt na miarę” – ale na miarę rzeczywistych potrzeb grupy docelowej a nie moich przeczuć i trendów rynkowych.  
Anna Sarnacka Smith, Trener biznesu, konsultant EFFECTIVENESS, autorka bloga www.disc.com.pl