Podejmij wyzwanie, zorganizuj imprezę masową
Organizacja imprez masowych – wyzwania/utrudnienia
Organizacja imprezy masowej wymaga skoordynowania prac związanych nie tylko ze stroną produkcyjną i logistyczną projektu, ale również komunikacyjną, co w efekcie przekłada się na pracę z wieloma bardzo zróżnicowanymi podwykonawcami. W przypadku Męskiego Grania organizator, agencja LIVE, stoi przed dodatkowym wyzwaniem – jak co roku zaskoczyć publiczność przyzwyczajoną do tego, że kolejne edycje przynoszą coś nowego. Oznacza to, że każdy rok wymaga szukania nowych rozwiązań, lokalizacji, pomysłów na zagospodarowanie przestrzeni, dodatkowe atrakcje, wykorzystanie multimediów. To z kolei wprowadza do projektu wiele zmiennych, elementów innowacyjnych, ale w związku z tym jeszcze niesprawdzonych. Kluczowe w tym wypadku jest zaufanie, jakim obdarza się partnerów biznesowych. Sprawdzony zespół, rzetelni otwarci podwykonawcy są gwarancją powodzenia.
Imprezy plenerowe – zagrożenia/rozwiązania
Szczególnie trudne są imprezy plenerowe. Sama lokalizacja może dostarczać sporo niedogodności (znaczące pochyłości, podmokły teren). Podstawą organizacji wydarzenia na terenie otwartym są wielokrotne wizje lokalne. Warto w różnych warunkach sprawdzić przestrzeń, dokładnie zweryfikować jej możliwości zarówno pod kątem rozwiązań logistycznych (organizacja zaplecza technicznego, dróg ewakuacyjnych, zaplecza sanitarnego, strefy gastronomiczne, sceny), jak i możliwych warunków pogodowych. Ważne jest, aby w oględzinach brały udział osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt – specjaliści od techniki, ochrony, wszelkiego rodzaju serwisanci, który będą w stanie ocenić potencjalne zagrożenia i zaproponować sposoby minimalizacji ryzyka.
Nieprzewidywalność pogody to truizm, który może jednak znacząco wpływać na końcowy efekt prac. Podczas koncertu Męskiego Grania w Krakowie, w noc poprzedzającą wydarzenie, nawałnica, jaka przeszła przez miasto, niemalże całkowicie zalała nagłośnienie i ekrany projekcyjne, na których bazowała oprawa multimedialna sceny. Zaledwie w ciągu jednej nocy, dzięki niezwykłej mobilizacji, udało się nie tylko dowieźć, ale również zamontować nowy sprzęt, tak aby widowisko w żaden sposób nie straciło na jakości, a publiczność mogła się doskonale bawić. Kluczową rolę odegrała tutaj zdolność reagowania i sprawdzona sieć podwykonawców.
Współpraca z artystami
Dla wydarzeń kulturalnych, takich jak Męskie Granie, ważną rolę odgrywa współpraca z artystami. Należy odpowiednio balansować cele organizatora i sponsora wydarzenia z tymi, jakie wyznaczają sobie artyści. O powodzeniu Męskiego Grania świadczy wyjątkowa zbieżność zadań, jakie stawia sobie każda ze stron – inspirowanie, eksperymentowanie, wyznaczanie nowych muzycznych granic. Otwartość na zaskakujące pomysły, nieszablonowe rozwiązania ze strony organizatora i sponsora sprawiają, że muzycy chętnie decydują się na współpracę, wiedząc, że ich twórczość nie zostanie zdominowana przez komercyjne wymagania. Promowanie polskiej kultury jest głównym celem wydarzenia i jego sponsora, marki Żywiec. Oznacza to, że najważniejszy jest aspekt kulturowy przedsięwzięcia, a jego budżet jest dostosowany do skali wydarzenia.
Współpraca z podwykonawcami
Prowadzenie projektu, tak złożonego jak Męskie Granie, nie jest zadaniem łatwym i wymaga jednoczesnego zarządzania wieloma obszarami o różnej skali złożoności. Spektrum działań jest szerokie – od kompleksowej techniki sceny wymagającej koordynowania prac kilkudziesięciu osób i transportu kilku ton sprzętu, po produkcję mniejszych elementów jak np. smycze czy koszulki. Przy tak znaczącej złożoności działań należy też pamiętać o tym, aby w efekcie osiągnąć maksymalną spójność komunikacyjną, a uczestnikowi imprezy w każdym możliwym aspekcie dostarczyć wrażenia udziału w przemyślanym i dopracowanym w najmniejszych szczegółach wydarzeniu. Ważne jest wzajemne zrozumienie i nastawienie na elastyczną współpracę każdego podmiotu zaangażowanego w projekt. Liczy się to, aby podwykonawca poczuł się częścią zespołu i czuł się za niego równie odpowiedzialny, co organizator czy sponsor. Wiara w jego powodzenie, pasja i chęć działania stanowią o sile zespołu Męskiego Grania i powodzeniu całego przedsięwzięcia.
Anetta Gołda, brand PR manager w Grupie Żywiec
Chcesz wiedzieć, jak organizować eventy, współpracować z artystami i podwykonawcami? Przyjdź na szkolenie z event marketingu! Już 25 października w Warszawie!
Zapisz się już teraz!