Jak PR-owcy pracują zdalnie?

Praca zdalna nie jest niczym nowym i od kilku lat zyskuje coraz większą popularność – często oferowana jest pracownikom jako jeden z benefitów. Teraz jednak, w obliczu pandemii koronawirusa, kiedy izolacja służy minimalizowaniu zagrożenia, home office – gdzie to tylko możliwe – stało się koniecznością. Wiele firm, nawet tych, które dotąd nie praktykowały tego trybu pracy, w trosce o bezpieczeństwo własnych pracowników i całego społeczeństwa, szybko dopasowało się do nowej, trudnej sytuacji. Choć pewnie wszyscy woleliby, by takie zmiany zachodziły w innych okolicznościach, z nową rzeczywistością trzeba sobie poradzić. I docenić to, że wciąż wiele osób z takiej opcji skorzystać nie może.

Zawód PR-owca ma ten przywilej, że większość zadań jest możliwa do wykonania zdalnie. Są przecież w branży freelancerzy, którzy pracują wyłącznie w ten sposób. A i agencje praktykują często home office w wybrane dni. Jak więc PR-owcy radzą sobie zdalnie?

Marcel Płoszczyński, założyciel agencji Lightbe i autor bloga Ponisło, dla firm działających na polskim rynku pracuje… z Tajlandii. „Jestem jedną z tych osób, które posmakowawszy uroków pracy zdalnej, poruszą niebo i ziemię, byle tylko nie wracać do biura” – przyznaje. Jak mówi, w tym trybie pracuje dużo sprawniej. „Paradoks polega na tym, że jednocześnie jestem bardziej skoncentrowany i zrelaksowany – nie czuję bowiem presji otoczenia. Swój harmonogram planuję, uwzględniając pory dnia, w których pracuje mi się najlepiej, moje mocne i słabe strony czy unikalne właściwości mojego organizmu” – wyjaśnia. I dodaje: „Nocne marki najwięcej potrafią zrobić po zmroku, kiedy ranne ptaszki chrapią już w poduszkę. Ja tymczasem od wczesnych godzin pracuję pełną parą. Jeśli w południe zjem obiad i poczuję się zmęczony, to utnę sobie drzemkę i za godzinę jestem gotów do akcji. Mogę do końca dnia działać na pełnych obrotach. W biurze dociągnąłbym jakoś do godz. 17:00, tyle że przy obniżonej efektywności”.

Oczywiście nie każdy ma przywilej aż takiego dopasowania godzin pracy do własnych preferencji. Część osób musi dostosować się do zespołu czy klienta i być z nimi w stałym kontakcie. Co więcej, teraz w związku z pandemią tryb home office stał się koniecznością, a jego wprowadzenie musiało być szybkie. Okazuje się jednak, że w agencjach drastycznych zmian nie było – bo pracownicy już wcześniej korzystali z tej opcji.

Co się zmieniło w związku z zagrożeniem

„Jeszcze zanim wprowadzono stan zagrożenia epidemicznego w Polsce, ograniczyliśmy służbowe podróże do niezbędnego minimum oraz tam gdzie to możliwe, przenieśliśmy spotkania do trybu online” – mówi Katarzyna Fabjaniak, Managing Director w Hill+Knowlton Strategies. Jak tłumaczy, w jej firmie praca zdalna nie jest nowością, jednak zmiana trybu całej agencji była wyzwaniem – w zakresie zabezpieczenia nie tylko działań dla klientów, ale też kwestii administracyjnych, finansowych czy operacyjnych. „Dlatego wobec dynamicznie zmieniającej się sytuacji w warszawskim biurze H+K podjęliśmy decyzję o przeprowadzeniu testowego dnia pracy zdalnej dla całej firmy” – mówi. Test się powiódł i od 13 marca agencja pracuje zdalnie.

Emilia Hahn, prezes i założycielka agencji PR Hub, przyznaje, że jej zespół ma doświadczenie w pracy na odległość, bo część klientów jej firmy jest zlokalizowana poza Warszawą (gdzie siedzibę ma PR Hub), a niektórzy – poza Polską. Jak dodaje, to samo dotyczy mediów czy influencerów. „To oznacza, że standardem w naszej pracy są np. wideokonferencje. W obecnej sytuacji wystarczyło zatem tylko wdrożyć do komunikacji wewnętrznej narzędzia, które na co dzień wykorzystujemy do kontaktów z klientami” – mówi.

Podobnie sprawa ma się w Clue PR. Jak mówią partnerzy zarządzający agencji, Alicja Wysocka-Świtała i Karol Świtała, komunikacja z klientami przebiega jak co dzień. „Komunikujemy się z nimi często zdalnie, ponieważ mamy wielu klientów z zagranicy, a ci pracujący w polskich biurach i centralach też nie mają za dużo czasu na spotkania. Dlatego wykorzystujemy na co dzień WhatsApp, Messenger czy Asanę. Wciąż jednak najważniejszy jest wideocall lub telekonferencja” – przyznają. W ich firmie pracownicy mają dwa dni w miesiącu przeznaczone na pracę zdalną, więc są do tego przyzwyczajeni.

Marta Lesiewska, partner w agencji Snow PR, też zwraca uwagę, że jej firma od dłuższego czasu korzysta z narzędzi umożliwiających pracę zdalną. „Po pierwsze, ze względu na to, że specjalizujemy się w działaniach komunikacyjnych i produkcji eventów dla marek sportowych, których grupą docelową są konsumenci prowadzący zdrowy i aktywny styl życia, wiele czasu spędzamy w plenerze, czy to realizując projekty, czy realizując swoje pasje. Po drugie, praca zdalna ułatwia zbalansowanie obowiązków zawodowych i potrzeb osobistych czy rodzinnych, a wielu pracowników ma małe dzieci więc jest to dodatkowo ważne. Eliminuje to wiele niepotrzebnego stresu i napięć” – wyjaśnia. „Ja od dawna mam w telefonie podpis »My office is where I am« i w takim samym stopniu ufam sobie, co współpracownikom, że praca będzie wykonana w odpowiednim czasie i jakości” – dopowiada. I zaznacza, że w obecnej sytuacji przejście wszystkich pracowników na home office było dość łatwe, bo również już wcześniej korzystali oni z tego rozwiązania.

O co trzeba było zadbać, żeby wszystko przebiegało sprawnie, a działania były efektywne? Jak wyjaśnia Katarzyna Fabjaniak, jej agencja opracowała lokalne procedury dotyczące m.in. organizacji codziennej pracy, spotkań bądź raportowania. „Korzystamy z narzędzi do komunikacji, jak Microsoft Teams oraz Skype for Business. Jednocześnie niezbędne dokumenty przechowujemy w »chmurze«, dzięki czemu każdy konsultant na bieżąco ma dostęp do wszystkich zasobów agencji” – opisuje. Emilia Hahn uczula też, że trzeba zwrócić szczególną uwagę, żeby połączenia były bezpieczne i gwarantowały szyfrowanie danych. Jak dodaje, niewielkim wyzwaniem dla jej firmy było rozwiązanie problemów dotyczących kwestii formalnych, takich jak obsługa umów i faktur. „Ale i na to znaleźliśmy szybki sposób, również w stosunku do tych podwykonawców, którzy jeszcze nie dysponują kwalifikowanymi podpisami” – mówi.

Marta Lesiewska też podkreśla, że kluczowe jest dla nich działanie w chmurze, przy wykorzystaniu kompatybilnego rozwiązania CRM, dopasowanego do potrzeb działań PR. To umożliwiło szybką zmianę tryb pracy. „Pozwala nam to zarządzać kontaktami i korespondencją z dziennikarzami i influencerami bez względu na to, gdzie jesteśmy, a nawet to z jakiego urządzenia właśnie korzystamy” – opisuje. Snow PR ze względu na charakter swojej działalności prowadzi też w biurze showroom. To również wpłynęło na nowy sposób organizacji pracy. „Mamy system jednoosobowych dyżurów – jest to funkcja rotacyjna dla zdrowych wolontariuszy, którzy przemieszczają się do biura pieszo, rowerem lub ewentualnie własnym samochodem. Dzięki temu zachowujemy ciągłość działalności oraz umożliwiamy dziennikarzom wideo-wycieczkę prezentującą kolekcje. Ogromną zmianą, którą obserwujemy, jest otwartość na tę formę komunikacji” – zauważa Lesiewska.

Praca z domowego zacisza – bądź dowolnego preferowanego miejsca (oczywiście w innych niż obecnie okolicznościach) – wymaga zwykle więcej samodyscypliny i kontrolowania czasu. „Pamiętajmy jednak, że pracujemy w zespołach i z klientami. To najlepsze regulatory efektywności” – zwraca uwagę Emilia Hahn. Podobnie sądzą Alicja Wysocka-Świtała i Karol Świtała, którzy dopowiadają, że poza narzędziami ważne jest umiejętne planowanie czasu z szefami i współpracownikami. „Na koniec dnia wszystkie zadania – nie tylko liczba przepracowanych godzin – są podsumowane i weryfikowane, i to pozwala zobaczyć progres” – mówią.

Praca pracą, ale liczą się też relacje

Jak sygnalizują przedstawiciele Clue PR, trudnością w pracy zdalnej jest brak kontaktu osobistego. Właśnie – w trybie zdalnym dużo łatwiej można zatracić więź w zespole. Jak do tego nie dopuścić? Katarzyna Fabjaniak podpowiada na przykład, by zadbać o codzienny kontakt z każdym pracownikiem. „Chodzi nie tylko o stały przepływ informacji, ale także podtrzymanie bliskich relacji w zespołach” – podkreśla. Marta Lesiewska zdradza, że dla podtrzymania relacji jej agencja korzysta z narzędzia Zoom do wideokonferencji. „Ważne jest, by w ramach tych telekonferencji nie tylko koncentrować się na liście zadań i wyzwań, ale także – podobnie jak w środowisku biurowym – dać szanse wszystkim się »wygadać«. Komfort psychiczny jest równie ważny dla utrzymania efektywności działań, co technologie” – podkreśla ekspertka ze Snow PR. Emilia Hahn zwraca uwagę, że praca PR-owca to ciągły kontakt z ludźmi, więc nikomu raczej nie grozi samotność. „Jeżeli jednak ta sytuacja potrwa dłużej, z pewnością poszukamy w agencji pomysłu na integrację. W normalnym trybie pracy regularnie organizuję na przykład agencyjne śniadania, na których omawiamy sprawy ważne i mniej ważne. Być może przed nami pierwsze takie śniadanie w wirtualnym wydaniu” – zastanawia się właścicielka PR Hub.

Lesiewska wskazuje, że trwa obecnie „okres przejściowy”. „Klienci, dziennikarze, influencerzy wypracowują nowe formy działania. Liczymy, że za dwa czy trzy tygodnie wszystko się ustabilizuje się na poziomie »new normal«. Bardzo ważne jest, że wszystkim zależy na zachowaniu ciągłości – w końcu mamy świadomość giełd świecących na czerwono na całym świecie i każdemu zależy by zminimalizować ryzyko ekonomiczne, jakie pojawia się w tej sytuacji” – sygnalizuje. Przyznaje też, że jest to pole do innowacji. „W tym momencie wiele kampanii zostało zawieszonych, wydarzenia odwołane, sklepy wielu marek zamknięte w całej Europie, a konsumenci radykalnie ograniczają wydatki – pomagamy się zmierzyć z tymi problemami naszym klientom, wspierając ich komunikację wewnętrzną, kryzysową i zewnętrzną – dokładnie w takiej kolejność, gdyż najważniejszym kapitałem są pracownicy” – mówi.

Czytaj także: O komunikacji wewnętrznej w czasie kryzysu zdrowotnego

Jak się dopasować do nowego trybu

Marcel Płoszczyński pracę zdalną praktykuje od kilku lat na stałe. Uczula przede wszystkim, by wystrzegać się traktowania jej jak urlopu. „Wszystko rozbija się o naszą dojrzałość i samodyscyplinę” – podkreśla. Stwierdza też z zawodem, że w Polsce to nie pracownicy deprecjonują zdalny tryb pracy, lecz szefowie. „Czasem wynika to z braku zaufania. Lata komunizmu odcisnęły piętno na naszej kulturze pracy, przyzwyczajając nas do ciągłego patrzenia pracownikom na ręce. Takie podejście jest nie tylko anachroniczne, lecz również krzywdzące w stosunku do osób, które wykonują swoją pracę rzetelnie, dając z siebie 100 proc., tyle że za zamkniętymi drzwiami mieszkania” – mówi.

Płoszczyński radzi także, by zachować w pracy zdalnej pewne rytuały. „Prysznic, podróż metrem, poranna kawa w biurze – te powtarzające się czynności sprawiają, że przestawiamy się na inny tryb funkcjonowania. Odcinamy się od innych spraw, zakasujemy rękawy i ruszamy do dzieła. W podobny sposób przygotowujemy się do pracy w domu, hotelu czy gdziekolwiek indziej” – podkreśla. Wskazuje też, by pamiętać, że czas przeznaczony na obowiązki zawodowe powinien być im poświęcony w całości i oddzielony od prywatnych spraw. „Nawet jeśli w ciągu dnia zrobimy sobie przerwę, to wracając do pracy, powinniśmy poświęcić jej całą naszą uwagę, dlatego dobrze jest mieć osobny pokój, w którym nikt nie będzie nam w tym przeszkadzał” – doradza.

Trzeba mieć jednak świadomość, że teraz część osób znalazła się w trudniejszej sytuacji – po pierwsze, bo przejście na home office było dość nagłe, więc brakuje pewnych nawyków, a po drugie – sporo pracowników ma pod opieką dzieci albo musi dzielić z kimś przestrzeń. Warunki nie są standardowe, nie jest więc łatwo, ale warto: #zostańwdomu, jeśli możesz.

Małgorzata Baran, redaktor naczelna PRoto.pl