„Konferencje prasowe mają rację bytu dopóki – jako narzędzie komunikacji – ma rację bytu bezpośrednia rozmowa twarzą w twarz. Przecież najważniejsze dla nas sprawy zwykle załatwiamy, patrząc drugiemu człowiekowi w oczy” – mówi Ivetta Biały, rzecznik prasowy wojewody mazowieckiego.
Spotykam się z opiniami, że są narzędziem przestarzałym. Na pewno jednym z najstarszych, ale sądzę wręcz, że jednym ze skuteczniejszych (a przecież niewykluczającym się z innymi). PR-em produktowym nigdy się nie zajmowałam, ale w pozostałych obszarach – czy to podczas pracy w urzędzie, czy też wcześniej w agencji – konferencje mi się po prostu sprawdzały. I to mimo trwającej od paru lat redukcji zatrudnienia w redakcjach, bo na ważną dla nich, dla ich czytelników, widzów czy słuchaczy konferencję, dziennikarze przyjdą.
Pod pewnymi warunkami oczywiście. Przemyślane. Przygotowane. Z sensem i zgodnie z arkanami. Muszą być albo naprawdę newsowe, albo na ważne tematy. Nieprzesadzone w formie – miejsce, scenariusz, gadżety, jedzenie nie powinny być dużo lepsze niż temat… Dobrze dobrana grupa odbiorców. Ale lepiej nie robić wcale niż byle jak, bo się dewaluujemy. Jeżeli nie potrafimy pokazać działalności naszego klienta jako ważnej, ciekawej – przynajmniej dla jakiejś grupy – nie ma co.
Poza tym dla mnie to taka esencja relacji z mediami, prawdziwe „sprawdzam” kompetencji PR-owca. Zwłaszcza w tematach, które na pierwszy rzut oka nie wydają się być medialne.
Zdanie Ivetty Biały potwierdzają w Inner Value. Według Wojciecha Iwaniuka i Magdaleny A. Olczak konferencje wciąż są popularne na rynkach kapitałowych.
Paradoksalnie czasem działania nie do końca zgodne z zasadami mogą okazać się skuteczne i to w PR lubię. Pamiętam niezwykle udaną konferencję, na której świadomie złamaliśmy kilka zasad. Klient miał sytuację kryzysową, debiutował medialnie bez dokładnego przygotowania, a konferencja trwała dwie godziny (!). Dziennikarze przyszli tłumnie, wysiedzieli te dwie godziny, zrobili bardzo dobre materiały i można powiedzieć – zawróciliśmy kijem Wisłę.
Konferencje i briefingi wydają mi się też jednym z najlepszych narzędzi w głośnych już sytuacjach kryzysowych. To najlepsza okazja do przekonania nieprzekonanych (choć przy słabym przygotowaniu lub argumentach najlepsza do zrażenia ich – kij ma dwa końce hmm). Spotkanie bezpośrednie uwiarygadnia nas, dziennikarz może zadać trudne pytania, dodatkowe pytania, a my – przekonać go do naszych racji. To jest czas dla dziennikarza, kiedy może odczuć, że jest dla nas partnerem, a nie tylko konsumentem naszych innych działań PR.
Inaczej potrzebę głodu zaspokaja fastfood, inaczej kolacja u przyjaciół… Dużo zależy od celów, jakie chcemy osiągnąć. Czasem może to być trzech dziennikarzy, którzy napiszą w ważnych mediach rzetelne teksty. To nie zawsze musi być konferencja prasowa, warto korzystać z narzędzi siostrzanych – briefingów, śniadań prasowych, kameralnych spotkań lub tête a tête, niekoniecznie w celu publikacji, ale np. informacyjnym, tłumaczącym kontekst, spełniającym inne zadania. Dzięki nim dziennikarze dla nas ważni mogą odczuć, że są dla nas ważni, że dajemy im coś więcej.
A przyszłość? Może nie tylko będą uczestnikami dziennikarze redakcyjni, ale też obywatelscy, blogerzy. Już się pojawiają. Czyli pewnie pójdziemy w kierunku poszerzania grup audytorium.
Ivetta Biały, rzecznik prasowy wojewody mazowieckiego