10 rzeczy, o których lepiej pamiętać przy organizacji eventu

Event Manager. Człowiek od fajnej roboty, posiadający w jednym rękawie milion pomysłów na dobry wieczór, udaną konferencję czy skuteczną integrację. Rzeczywistość jednak nie jest taka wspaniała. Warto pamiętać o kilku problemach, jakie mogą się w tej pracy  przytrafić.
 

1. Ukryte regulaminy załącznikiem do umowy
Jakiś czas temu organizowałam event motoryzacyjny – targi Fleet & Business Day. Olbrzymia impreza, blisko 770 gości, 60 wystawców i tyleż premier samochodów. Podczas przygotowań było dwa miliony wątków do „ogarnięcia”: sponsorzy, którzy chcieli wiele za niewiele, prośby od wystawców, przygotowanie strefy edukacyjnej, wreszcie zadbanie o kolejność wydarzeń.

Rano w dniu montażu spadło 40 cm śniegu – Warszawę sparaliżowało. Gdy jednak spotkałam się na montażach o 4.00 rano w Hali EXPO XXI, byłam przekonana, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Wówczas martwił mnie tylko ten śnieg. Mój błogi spokój rozwiał strażak, który przyjechał przed wejście do Hali.

Ustawiono tam auta gotowe wjechać na stoiska. Strażak sprawdzał wskaźnik paliwa w każdym z nich. Tych, które miały więcej paliwa niż świecąca się rezerwa, postanowił nie wpuszczać, gdyż to było niezgodne z regulaminem hali. Pobiegłam do swoich papierów i sprawdziłam. To, o czym nie mówiła umowa, rzeczywiście zapisano w dołączonym do niej regulaminie. Całość miała około 35 stron i była jednym z dziesięciu załączników, jakie Hala podesłała mi w trakcie przygotowań.

Ja, początkujący wówczas Event Manager, myślałam, że spalę się ze wstydu. Poważni przedstawiciele branży motoryzacyjnej podjeżdżali swoimi wyświeconymi autami i wpadali we wściekłość, gdy strażak wskazywał im bramę wyjazdową. Oczywiście Ja-Organizator byłam wszystkiemu winna. Przyznałam się do tego na szybko zorganizowanej naradzie z moimi wystawcami. W ciągu kilkunastu minut musieliśmy znaleźć rozwiązanie. Z pomocą kreatywnych branży motoryzacyjnej ustaliliśmy, że z części samochodów zostanie wypompowane paliwo, pozostałe zostaną podmienione na inne. Koniec końców o 9.00 targi wystartowały w pełnym składzie, a po zdarzeniu pozostała tylko anegdota. Czego mnie to nauczyło? Żeby czytać regulaminy lub wręcz od nich zaczynać – przy podpisywaniu umów z lokacją.

2. Dobry event – to event bezpieczny
Dochodzą do mnie sygnały – od moich kursantów – że eventy nie zawsze są przygotowane zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Normą czasami jest brak przejazdów kablowych zasłaniających przewody, o które każdy człowiek może się potknąć. Mało tego – pamiętajmy, że deszcz może spowodować zwarcie w przewodach i w konsekwencji czyjąś śmierć. 

Dodam, że praca na wysokościach powinna odbywać się w uprzężach, a wieże koncertowe muszą być zabezpieczone barierkami, aby roztańczeni ludzie na nie nie wpadali. Zwróćmy też uwagę na przepustowość i oznaczenia wyjść awaryjnych. Redukujmy punkty zapalne, które mogą zbliżyć nas do katastrofy.
 

3. Właściwi ludzie na właściwych miejscach
Ludzie na evencie – to ambasadorzy naszych usług. Są specjalistami od PR-u, techniki, scenografii, cateringu i innych. To sprawdzona ekipa. Dobieram tych ludzi skrupulatnie i nie łowię ich ze spadających codziennie maili, ale z rekomendacji i własnych doświadczeń. Redukcja przypadkowych i nowych podwykonawców jest dla mnie kluczowa przy wydarzeniu. Gdy klient „jest na pokładzie eventu” – nie ma czasu na docieranie się, poznawanie, sprawdzanie poziomu kompetencji i reagowania w sytuacjach nieplanowanych.

W zeszłym roku pracowałam z lokalną areną podwykonawców w Mielcu, którą do eventu oddelegował klient. To był dla mnie stres i dwieście pytań asekurujących więcej niż w przypadku pracy z moimi ludźmi. Czy sprawdziliście obciążenie prądu? Czy mamy kosze na śmieci? Czy ochrona wie, które strefy ma chronić? Było tego sporo. Dlatego apeluję do moich przyszłych podwykonawców: jeśli chcecie ze mną pracować, zaproście mnie na event, który realizujecie. Na moim już nie ma pola na „sprawdzanie się”. U mnie ma już chodzić jak w zegarku – a poznawanie się zostawmy może na realizacje u innych organizatorów. (Dziękuję stokrotnie!)

4. Nie bądźmy podatni na wyobraźnię klienta
Ile razy zdarzyło się Wam robić dla klienta wydarzenie po raz pierwszy? Znamy sytuację, w której klient widzi coś oczami wyobraźni inaczej niż my? Załóżmy, że klient na dwa dni przed – wprowadza zmianę w ułożeniu mebli na gali z układu bankietowego (dziesięcioosobowe stoły) na układ klasowy (czteroosobowe stoły) w wąskiej przestrzeni Arkad Kubickiego? I co? Oczywiście – przedstawiamy mu rozpiskę, uczulamy na kolejki do barów, na zakłócenie harmonii i komunikacji, ale klient wydaje swoje pieniądze i klient chce.

Jeśli ufamy sobie i swoim doświadczeniom, musimy być asertywni nawet wobec klientów. Otaczajmy się specjalistami. Niech mówią jednym, naszym głosem. Niech będą naszymi ambasadorami. Wówczas klient ulegnie, chodź pewnie zajmie mu to trochę czasu. Bywa i tak, że jego sugestia może również nasz event skazać na katastrofę, a wina zawsze „spadnie” na agencję i tak będzie to postrzegane przez niezadowolonych gości.
 

5. Zignoruj Prawo Murphy’ego
„Jeżeli coś może się nie udać, to się nie uda”. „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”. Nie zabezpieczysz się przed kiepskim przemówieniem prezesa firmy na scenie. Ale możesz zapobiec jego kompromitacji i spróbować nakręcić z nim wcześniej film albo sprawić, żeby chociaż jego głos zabrzmiał podczas eventu. 

Prawo Murphy’ego jest zmorą eventowca. I tu kłania się znowu zarządzanie ryzykiem. Przygotowanie prostej checklisty, sprawdzenie swojej załogi, szybka odprawa – wszystko to pozwoli nam poczuć, że nieplanowane rzeczy nie mają prawa się wydarzyć.

Zadajmy sobie kilka pytań przed: Co zrobię, jak wywali korki i zabraknie prądu? Co zrobię, jak klient rozleje piwo na mikser DJ-a? Wreszcie – co, gdy przyjedzie na mój event nie 500, a 1500 osób? Myśl, myśl, myśl. Ryzyka nie zamieciesz pod dywan. Za myślenie nam płacą.

6. Ale ja to zrobię najlepiej!
To moja bolączka, nad którą pracuję. Dzielenie się obowiązkami od zawsze było moim największym wyzwaniem. Nie lubię poprawiać po kimś kosztorysów, prezentacji czy grafik. Nie jestem specem od umów, choć muszę je w ogólnym zarysie przygotować dla prawników, którzy doprowadzają je do perfekcji. Nie jestem elektrykiem, choć muszę mieć zmierzone obciążenia prądu na evencie. Nie jestem specjalistką od toalet przenośnych, ale muszę wiedzieć, na ile pojemności kabinek TOI TOI potrzebuję na pikniku dla 1000 osób. Event Manger zarządza projektem, ale też deleguje.

Nie róbmy wszystkiego sami. Starajmy otaczać się specjalistami. Oduczenie się nawyku „ja to zrobię najlepiej” pomoże w edukacji naszych najbliższych współpracowników. Wszystko po to, by wspólnie uczyć się, pędząc drogą do doskonałości.
 

7. Event dla sławy czy event dla pieniędzy?
Rentowność eventu jest trudnym zagadnieniem i trzeba znaleźć złoty środek. Warto odpowiedzieć sobie czasem na pytanie, czy pewne rzeczy robimy dla prestiżu i rozgłosu, czy zwyczajnie dla pieniędzy. Te są w końcu często sporą pułapką.
 

8. „Promocją zajmę się potem”
Budowa wizerunku, wydarzenia i przyciągnięcie mas na event to strategia, która musi być realizowana od początku i zakładana przy planowaniu wydarzeń na kilka miesięcy przed. Eventowcy nie są PR-owcami czy marketingowcami, dlatego powinni tę oddać to zagadnienie swoim doradcom od wizerunku. To oni powinni zaplanować kalendarium artykułów sponsorowanych, banerów i mailingów, poprosić o patronaty medialne czy zaprosić dziennikarzy. Ta praca się sama nie zrobi. Eventów jest tyle, że jest w czym wybierać, a każdy ściga się w przyciąganiu uwagi swoich potencjalnych uczestników.

9. Małe dziecko, mały problem. A duże…?
23-letniej studentce z Krakowa Annie Kubicz za „nielegalne zorganizowanie imprezy masowej” groziło do osiem lat więzienia. Dzięki założonemu przez nią na Facebooku wydarzeniu, w kwietniu na ognisku na krakowskim Zakrzówku bawiło się ponad 20 tysięcy osób. W jej rozumieniu świata: zorganizowała spotkanie znajomych, a nie imprezę masową. Sąd uznał nieświadomość oraz niskie dochody oskarżonej za czynniki łagodzące i przyznał jej 2 400 złotych grzywny.

Niech ten przykład przypomina o obowiązującej ustawie o imprezach masowych. Duży event masowy to dużo większe wyzwanie.

10. Bez dziękuję? To nie event!
My, organizatorzy imprez, mamy wgląd we wszystkie dane uczestników. Dajmy im odczuć, że czas spędzony z nami był dla nas cenny. Dziękujmy za ich obecność. Prośmy o ankiety satysfakcji. To pozwoli nam być zapamiętanym. Jedna dodatkowa czynność robi kolosalną różnicę. To, ile dobrego zbierzemy po evencie oraz ile rekomendacji otrzymamy, będzie świadczyć o sukcesie kolejnej edycji.

Oczywiście problemów może być więcej. Sprawdzajmy, czy eventy podobne do naszego nie odbywają się w tym samym czasie. Diagnozujmy, czy technikom uda się zmontować w odpowiednio krótkim czasie cały sprzęt w wynajętej lokacji. Podpisujmy umowy i nie uzgadniajmy kluczowych ustaleń telefonicznie – wszystko musi być w e-mailach. Oczy dookoła głowy to dewiza, o której Event Manager powinien pamiętać niemalże na okrągło.

Agnieszka Ciesielska, Event Manager, autorka bloga eventowablogerka.pl

Zapisz się na PRaktyczne szkolenie 29 sierpnia w PRoto

EVENT MANAGEMENT - program szkolenia

Polecamy wszystkim, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności w zarządzaniu eventami, wykonują zadania eventmanagerskie i potrzebują praktycznej wiedzy z tego zakresu.