Jak pisać (i prezentować) strategię komunikacji. Część 3: Prezentacja strategii

6 zasad dobrej prezentacji w PowerPoincie

Łukasz Kluj, LEWIS PR, doradca jury w finale PRaktykuj

Nie pisz na slajdzie tego, co zamierzasz powiedzieć. DLACZEGO? Pierwszy i najczęstszy błąd to slajdy pełne tekstu i bullet pointów. ZAWSZE twoja widownia zdąży zeskanować tekst wzrokiem zanim ty zdążysz go odczytać. W ten sposób będziesz mówił im "drugi raz to samo" i… będziesz nudził. Dlatego: najpierw mów, potem pokazuj. I to nie to, co właśnie powiedziałeś, ale tylko POJEDYNCZE słowa, obrazy, krótkie zdania lub cytaty. W ten sposób utrwalasz i "podbijasz" w świadomości odbiorców to, co właśnie od ciebie usłyszeli.

Nie używaj bullet pointów. DLACZEGO? Z powodów wymienionych powyżej. Jeśli jednak musisz coś wyliczyć to staraj się nie robić list dłuższych niż trzy punkty. Nie musisz też używać w tym celu bulletów. Pamiętaj jednak o zasadzie opisanej powyżej i skorzystaj z funkcji animowania obiektu tak, aby punkty wyświetlały się jeden po drugim po twoim kliknięciu myszką. Cel jest taki, żeby widownia nie widziała (jeszcze) tego, o czym mówisz.

Nie korzystaj z: szablonów PowerPointa, z animowanych przejść miedzy slajdami. DLACZEGO? Jeśli jest jakiś sposób na to, żeby powiedzieć "jestem kompletnym amatorem" to jest nim właśnie korzystanie z gotowych wzorców slajdów. Są nudne, banalne i przegadane. Potrafią zabić najciekawszą treść prezentacji. Pamiętaj o tym i omijaj je szerokim łukiem. Jeśli zaś idzie o animacje, to będą one odwracały uwagę od sedna prezentacji. Zostaniesz odebrany, jako “efekciarz”, który epatuje bajerami.

Nie bój się pustego miejsca na slajdzie, starannie wybieraj ilustracje, którymi je zapełnisz. DLACZEGO? Pomyśl - każdy obiekt, który umieścisz na slajdzie pochłania uwagę widowni i konkuruje o nią z innymi obiektami na tym samym slajdzie. Im więcej napiszesz, im więcej użyjesz ilustracji tym mniej ludzie zauważą. Z drugiej strony, jeśli umieścisz jedno zdjęcie, jedno zdanie lub jedno słowo - masz gwarancję, że zostanie zauważone.

Jeden krój pisma, trzy wielkości lub style. DLACZEGO? Żeby slajdy były schludne i przejrzyste powinieneś trzymać się jednego fontu. Na temat tego, który wybrać możesz znaleźć w Sieci mnóstwo fachowych porad, ale trzymając się prostych popularnych krojów, jak: Arial, Helvetica, Verdana czy Garamond, możesz być pewien, że forma nie przerośnie treści. Font, który wybierzesz nie powinien występować w całej prezentacji w więcej niż trzech wielkościach lub stylach (mówimy tu o boldzie, kursywie lub podkreśleniu). Takie samoograniczenie zapewni ci czytelność i estetykę podobnie jak następny punkt.

Korzystaj z "prowadnic" do równego rozmieszczania tekstów i obiektów na slajdach. DLACZEGO? Jest to prosty trik, który zdradziła mi kiedyś szefowa będąca profesjonalnym grafikiem. Wyświetlając w trakcie pracy nad prezentacją prowadnice (specjalne linie, które możesz przesuwać i które znikną w trybie prezentacji) możesz upewnić się, że twoje slajdy zyskają rytm i obiekty lub napisy na kolejnych slajdach nie będą "skakały". Użyteczność tej funkcji zauważysz, kiedy wyświetlisz sobie tak sformatowane slajdy jeden po drugim w trybie prezentacji. Efekt: porządek na slajdach przy minimalnym wysiłku

Porada bonusowa. Korzystaj z klawiszy "b" i "w". Jeśli jesteś w trakcie prezentacji i chcesz na chwilę mówić o czymś, co nie pasuje do slajdu, na którym się zatrzymałeś wystarczy nacisnąć "b" lub "w". Pojawi się odpowiednio cały czarny lub cały biały ekran. W ten sposób, kiedy mówisz o czymś innym, oszczędzasz widowni oglądania nieaktualnego slajdu i masz pewność, że nie stracisz ich uwagi.

Za tydzień zaprezentujemy ostatnią część poradnika, w której swoimi doświadczeniami dotyczącymi tworzenia i prezentowania strategii podzielą się zwycięzcy konkursu PRaktykuj za granicą 2011. Autorem poradnika jest Instytut Monitorowania Mediów