Aby impreza się udała - rozmowa PRoto
Zbliża się lato – czas plenerowych imprez. O czym powinni pamiętać organizatorzy takich wydarzeń, jak zaplanować pracę biura prasowego i promocję imprezy, o tym opowiada PR manager i rzecznik Pikniku Lotniczego w Góraszce - Magdalena Krywoszejew.
Redakcja: Jak długo trwa i z jakich etapów składa się przygotowanie od strony PR-owskiej tak dużej imprezy, jak Piknik Lotniczy w Górszce?
Magdalena Krywoszejew: Choć Piknik Lotniczy w Góraszce, organizujemy raz do roku na początku lata, to przygotowanie do imprezy od strony promocyjnej rozpoczynamy w zasadzie już we wrześniu, czyli zaraz po zakończonej edycji „Góraszki”. Pierwszym etapem jest opracowanie strategii na przyszłoroczną imprezę. Zastanawiamy się, jak zrealizować kampanię przy minimalnym budżecie. Rozpoczynamy rozmowy z patronami medialnymi, odświeżamy współpracę z naszymi stałymi partnerami, ale także szukamy nowych rozwiązań. Jest to też czas opracowania schematu kampanii reklamowej. Następny etap, to ścisła praca z agencją reklamową nad graficznym motywem przewodnim kolejnej edycji imprezy, wtedy też pracujemy intensywnie nad zawartością merytoryczną pokazów. Etap trzeci - ten najbardziej czasochłonny - to część przygotowania materiałów informacyjnych na temat atrakcji, nawiązanie kontaktu z dziennikarzami, zorganizowanie konferencji prasowej, a także finalizacja procesów produkcyjnych materiałów promocyjnych. Przed samym wydarzeniem przychodzi czas realizacji kampanii oraz utrzymywanie ścisłego kontaktu z dziennikarzami.
Ostatni etap to oczywiście działania podczas samej imprezy. Wtedy koncentrujemy się głównie na działaniach PR-owskich, czyli na relacjach z dziennikarzami i opiece nad kluczowymi gośćmi pokazów. Przez piknikowy weekend na lotnisku w Góraszce, gdzie odbywa się impreza, intensywnie pracuje biuro prasowe, zapewniając dziennikarzom stały dostęp do łącz internetowych. Dzięki temu mogą oni na bieżąco przesyłać relacje z pokazów. Zapewniamy też mediom dostęp do gwiazd pokazów, czyli pilotów, a także VIP-ów obserwujących imprezę z trybun, poprzez organizowanie minikonferencji prasowych. A dla fotoreporterów i ekip telewizyjnych przygotowujemy specjalny podest do robienia zdjęć góraszkowym atrakcjom – tym lotniczym i tym naziemnym.
Co roku na Pikniku pojawia się ponad 100 różnego rodzaju statków powietrznych, ze względów bezpieczeństwa mocno ograniczona jest sfera swobodnego dostępu publiczności do pasa startowego, dlatego staramy się przedstawicielom mediów zrekompensować ten fakt. Zadaniem pracowników naszego biura jest więc sprawienie, aby każdy z goszczących u nas dziennikarzy miał możliwość porozmawiania z interesującym go pilotem, zrobienia atrakcyjnych zdjęć, czy wręcz lot nad lotniskiem.
Red: Jak liczny zespół PR-owski potrzebny jest do pracy przy takim projekcie?
MK: Pracujemy w systemie projektowym, na co dzień dział PR i Promocji jest niewielki - liczy dwie osoby. Na około dwa miesiące przed imprezą zatrudniamy kilka dodatkowych osób, które pomagają we wdrażaniu przygotowanego planu promocyjnego. Natomiast podczas Pikniku działa już dziesięcioosobowe biuro prasowe.
Red.: Góraszka to impreza lotnicza, adresowana do różnych grup odbiorców. Czy strategia komunikacji z otoczeniem wymaga wobec tego jakiś szczególnych narzędzi PR-owskich?
MK: Nasz Piknik to impreza plenerowa, rodzinna. Staramy się docierać do szerokiej publiczności i tu wykorzystujemy media ogólnopolskie oraz outdoor. Organizujemy różnego rodzaju akcje promocyjne, jak na przykład przelot kawalkady statków powietrznych nad Wisłą czy akrobacje mistrza Polski w akrobacji samolotowej nad warszawskimi mostami. Z informacją o Pikniku staramy się także dotrzeć do grupy pasjonatów lotnictwa, głównie poprzez współpracę z prasą branżową oraz portalami internetowymi, ale także na przykład ze środowiskiem spotterskim. Góraszka ma już swoich wiernych fanów, nawet powstał portal internetowy, stworzony przez sympatyków Pikniku.
Red.: Jakie jest największe wyzwanie dla PR-owca pracującego przy takim wydarzeniu? Co z Pani perspektywy wydaje się najtrudniejsze?
MK: Przy tak dużym przedsięwzięciu, wiele spraw musimy organizować na tak zwaną „ostatnią chwilę”. Największym wyzwaniem jest zapięcie wszystkiego na ostatni guzik, skoordynowanie wielu działań naraz.
Red.: Co mogłaby Pani poradzić organizatorom podobnych skalą imprez masowych, na co warto zwrócić uwagę z perspektywy relacji z mediami, promocji i organizacji pracy zespołu PR-owskiego?
MK: Przede wszystkim warto precyzyjnie określić grupę docelową imprezy i zbudować taką strategię komunikacji oraz promocji, aby z jak największą skutecznością trafić do potencjalnych odbiorców. W przypadku naszego Pikniku są to głównie rodziny z dziećmi oraz pasjonaci lotnictwa, których jest coraz więcej szczególnie wśród fotografów.
Jeżeli chodzi o relacje z mediami, to najważniejsze jest ułatwienie pracy dziennikarzom. Nam zależy na pojawieniu się w jak największej liczby materiałów, a dziennikarze szukają tematów. Dlatego staramy się podsuwać „łakome kąski”, ciekawostki. Wyszukujemy jak najwięcej informacji „naj” o pojawiających się na Pikniku atrakcjach. Warto też zadbać o dobrą jakość komunikatów prasowych oraz zdjęć, nadających się do publikacji. Organizatorom dużych imprez, radziłabym także, aby pamiętali o wcześniejszym zaplanowaniu pracy biura prasowego na miejscu – w czasie imprezy.
Rozmawiała Aleksandra Łuczak