Gdzie zorganizować dobry event w grodzie Kraka?

Jesteśmy korporacją, szwajcarskim bankiem, która w swój kalendarz wydarzeń ma wpisane sporo różnego rodzaju imprez integracyjnych i charytatywnych. Rocznie wykonujemy około 30 projektów z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu oraz cztery duże imprezy integracyjne dla pracowników. UBS zatrudnia w Krakowie ponad 600 osób, więc do organizacji firmowych wydarzeń potrzebujemy lokali o dużej powierzchni. Z kolei nasze dwie największe pod względem zasięgu i rozmachu imprezy, musical i Poland Business Run, mają charakter CSR-owy i odbywają się we współpracy z Fundacją Jaśka Meli Poza Horyzonty, Urzędem Miasta, Zarządem Infrastruktury Sportowej, plastykiem miasta, teatrami czy operą. Jednak bez względu na rodzaj i lokalizację  przedsięwzięcia za każdym razem sprawdzają się te same zasady – dobry networking, jasny podział obowiązków oraz zaangażowanie ludzi.

Miasto, NGO, instytucje kulturalne

Dobra organizacja wydarzenia na tak dużą skalę jak Poland Business Run (w tym roku w Krakowie wystartowało aż 2 200 zawodników) wymaga zaangażowania i determinacji od samego początku działania. Konieczne jest pozyskanie przychylności wielu osób; w tym wypadku przedstawicieli władz miasta, innych firm, a także pracowników, którzy jako wolontariusze aktywnie wspierają nasze pomysły i poświęcając swój wolny czas, współtworząc to wydarzenie.

Podstawą współpracy jest duża otwartość i odłożenie na bok przyzwyczajeń wyniesionych z korporacji. Tu rządzą inne reguły gry. Po pierwsze: zrezygnuj z e-maili, na rzecz telefonów i osobistych wizyt w sekretariatach. Po drugie: uruchom jak najszerszy networking. W większości przypadków, przyjście z ulicy z inicjatywą wspólnej akcji będzie raczej odebrane jako problem proceduralny niż coś dobrego. Miasta zwykle chętnie pozyskują inwestorów, ale późniejsza współpraca na rzecz mieszkańców jest novum.

Z kolei jeśli chodzi o NGO, wielokrotnie spotkaliśmy się z biernym podejściem do inicjatywy. Nie wynika to z braku dobrej woli, ale raczej - nadziei na pozyskanie sponsora. Przypuszczam, że ta sytuacja jest zaskakująca dla obu stron – dla nas, że trzeba się do NGO-ów wpraszać, dla nich, że ktoś chętny do wydania pieniędzy jednak się znalazł.

Ludzie, ludzie, ludzie

Często kluczowymi z naszej perspektywy osobami w organizacji lub instytucji są kierownicy sekretariatu. Jeśli ich nie znamy osobiście, polecam raczej szukanie „wspólnych znajomych” niż kontakt bez zaanonsowania. W drugim przypadku, reakcja takiej osoby będzie o wiele przychylniejsza, a zaangażowanie o wiele intensywniejsze. Bez niego możemy polec na biurokracji, pieczątkach, formalnych pismach, decyzjach i dekretach. Dla przykładu, zdarzyło nam się, że organizacja wydarzenia stanęła pod znakiem zapytania, ponieważ w przeddzień imprezy wytknięto nam brak pewnej formalnej zgody. Gdyby nie osobisty kontakt z decydentami, musielibyśmy odwołać imprezę, dlatego tak niezbędne jest dać się polubić podczas spotkań i częstych rozmów telefonicznych. Podstawą dobrych relacji i zaangażowania podmiotów współpracujących jest takt, ale też typowe umiejętności sprzedażowe. W przeciwnym razie możemy łatwo polec w gąszczu urzędowych formalności.

Przekonać w kilka minut

Jeżeli uda się umówić spotkanie z osobą decyzyjną, warto mieć ze sobą wydrukowaną prezentację i przedstawić projekt w parę minut. Ważne są konkrety: czego oczekujemy od instytucji, jak wygląda kwestia kosztów, kiedy i gdzie ma się odbyć  wydarzenie. Na rozmowy o szczegółach przyjdzie czas później. Pierwszy kontakt z urzędnikami albo dyrektorami innych firm to chwila, w trakcie której trzeba zainteresować pomysłem i przekonać, że nasza inicjatywa jest warta zachodu. Współpraca z urzędami lub instytucjami jest skomplikowana choćby z powodu ich wewnętrznych regulacji, ale gdy uda się je pozyskać – nie ma rzeczy niemożliwych.

Wybór miejsca

Kolejną kwestią jest wybór odpowiedniego miejsca. Trzeba wziąć pod uwagę wszystkie szczegóły, przewidzieć ewentualne problemy oraz przeszkody czyhające na organizatora oraz korzyści płynące z takiej, a nie innej lokalizacji. Kiedy organizowaliśmy biznesowy bieg po raz pierwszy, mieliśmy do wyboru trzy trasy: wokół Plant, Placu Szczepańskiego albo na Błoniach. W takiej sytuacji konieczna była odpowiedź na pytanie, co chcemy osiągnąć: czy ma to być jedynie kolejny bieg, czy też chcemy zainteresować problemem większą społeczność; chcemy stworzyć zamkniętą imprezę czy dotrzeć także do mieszkańców miasta? Logistyka organizacji biegu w okolicach Rynku Głównego to skomplikowane przedsięwzięcie, ale również możliwość szerokiego rozpropagowania imprezy – stąd nasz wybór.

Eventy firmowe

Poza dużymi imprezami, podejmujemy także różnorodne wewnętrzne inicjatywy i szukamy innych miejsc: odpowiednich na rodzinne pikniki, przeznaczonych do aktywności sportowej czy klubów z muzyką na żywo albo taneczną (np. Lizard King, Drukarnia, Plaża pod Hotelem Forum). Krakowskie Błonia, park przy ul. Margaretek, Park Jordana, Ogród Doświadczeń – raz w roku zapraszamy pracowników wraz z ich rodzinami do udziału w pikniku i te lokalizacje możemy polecić do tego typu eventów. Zespoły osób zatrudnionych w naszej firmie organizują również wspólne wyjścia po pracy. Integracyjne spotkania odbywają się przeważnie w krakowskich lokalizacjach – wszystko zależy od samych zainteresowanych, nie narzucamy im konkretnego klubu czy restauracji. Sporą popularnością cieszy się park linowy, miejsca, gdzie można zagrać w kręgle, czyli możliwość połączenia dobrej zabawy z elementami współzawodnictwa. Organizujemy również gry terenowe i wyjazdy na narty - na takie wydarzenia wybieramy przeważnie okolice Zakopanego lub Białki Tatrzańskiej.

Małgorzata Szoka, dyrektor ds. komunikacji, UBS Poland Service Centre

O tym jak organizować eventy dowiesz się także z modułu kursu internetowego Planowanie i organizacja eventów w Akademii PRoto!