Prezentacja bez stresu

Gazeta Prawna w artykule „Jak pokonać lęk przed prezentacjami” przedstawia sposoby radzenia sobie ze stresem, który wywołują wystąpienia publiczne. Polscy menedżerowie bardzo często uważają wystąpienia przed publicznością za sytuacje szczególnie stresujące. Jednocześnie określają je jako znaczącą część ich roli komunikacyjnej w firmie, „dość wspomnieć dziesiątki zebrań, spotkań i prezentacji u klienta”. „Pierwszym krokiem do opanowania stresu jest jego zrozumienie”, a jednym ze sposobów radzenia sobie z nim jest „zmiana sposobu myślenia” – pisze Magda Wróbel. „Powinniśmy zaprzestać raz na zawsze stawiać sobie nierealne oczekiwania (»wszystkim musi się podobać«), przeceniać jednostkowe wydarzenia, (»jeśli spalę tę prezentację nie pozyskam żadnego klienta«), koncentrować się na innych informacjach (...), czy w końcu wyolbrzymiać znaczenie niektórych sygnałów (...)” – radzi Wróbel. Z dalszej części artykułu dowiemy się, jak przygotować wystąpienie, na co zwrócić szczególną uwagę podczas prezentacji i jak zaskarbić sobie sympatię słuchaczy.

Jak pokonać lęk przed prezentacjami

Amerykanie pytani o najbardziej stresujące sytuacje zawodowe wskazują publiczne wystąpienia, a warto pamiętać, że stykają się z nimi już w szkole podstawowej. Polscy menedżerowie, pytani o sytuacje szczególnie stresujące - wymieniają również wystąpienia. Wspominają dodatkowo, że prezentacje nie są dziś jednostkowym wydarzeniem w ich życiu zawodowym, a fragmentem ich roli komunikacyjnej, dość wspomnieć dziesiątki zebrań, spotkań i prezentacji u klienta. Znaczenie umiejętności komunikacyjnych wzrasta wraz z pozycją w organizacji. Jeśli zatem dostąpiliście zaszczytu bycia menedżerem - czas przyjrzeć się waszym dokonaniom w dziedzinie prezentacji publicznych.

Stres nie tylko mój

Pierwszym krokiem do opanowania stresu jest jego zrozumienie. A stres to stan mobilizacji, w którym znajduje się organizm, poddany czynnikom zagrażającym utratą dotychczasowej równowagi. Czynniki te mogą mieć charakter bodźców fizycznych, takich jak urazy, podwyższona temperatura, głód, odwodnienie czy hałas, chemicznych, infekcyjnych czy w końcu psychicznych, u podstaw których leżą silne emocje wywołane np. sytuacją wystąpienia publicznego. Stres wyzwala się wówczas, gdy umysł i ciało reagują na jakąś realną bądź wyobrażalną sytuację. Jak intensywna jest ta reakcja bądź jak długo trwa - zależy to od naszej osobistej oceny sytuacji. Pewnie każdy z nas spotkał się ze stwierdzeniem, że jednych stres mobilizuje, a innych paraliżuje. I wiele w tym prawdy, bowiem stres może być określany również jako relacja pomiędzy umiejętnościami radzenia sobie jednostki a wymaganiami stawianymi jej przez otoczenie. Nie jest również przesadą stwierdzenie, że stres jest normalną reakcją, która w zasadzie mobilizuje nas do podejmowania wyzwań. Kiedy zatem reakcja na stres staje się szkodliwa? Jeśli zbyt często jesteś w sytuacji zagrożenia lub gdy zbyt często twój umysł postrzega coś jako sytuację zagrożenia. W końcu organizm nie wytrzymuje i... poddaje się stresowi. Powstaje zatem pytanie, co nas tak przeraża, kiedy stoimy przed słuchaczami? Boimy się oceny, wyśmiania. Narażeni jesteśmy na utratę akceptacji społecznej. W sposób bezpośredni zagraża to naszemu poczuciu wartości. Ludzie z reguły boją się konfrontacji z poglądami słuchaczy, trudnych zachowań, braku kontroli nad grupą, niespodziewanych pytań i oczywiście efektów nieporadzenia sobie z wyżej wymienionymi.

Nie musimy być doskonali

Jednym ze sposobów radzenia sobie ze stresem jest zmiana sposobu myślenia. Powinniśmy zatem zaprzestać raz na zawsze stawiać sobie nierealne oczekiwania („wszystkim musi się podobać"), przeceniać jednostkowe wydarzenia (jeśli spalę tę prezentację, nie pozyskam żadnego klienta"), koncentrować się na negatywnych informacjach („tamten z brzegu kiwa głową z dezaprobatą, przepadło...") czy w końcu wyolbrzymiać znaczenie niektórych sygnałów („mówię zbyt cicho - jestem do niczego"). Takie wewnętrzne komunikaty potęgują reakcję stresową - działają jak samospełniająca się przepowiednia. Są ludzie, których poziom stresu zdradzają fizyczne reakcje organizmu, takie jak wypieki i plamy na twarzy, drżący głos, uciekający wzrok, pocenie się itp. Opanowanie fizycznych objawów stresu jest łatwiejsze niż zmiana sposobu myślenia. Zdaniem specjalistów należy w pierwszej kolejności zaakceptować reakcje i uznać je za naturalne, a następnie nie dopuszczać do kumulacji napięcia. Może to banalne, ale regularne ćwiczenia najlepiej obniżają poziom napięcia fizycznego. Aby rozluźnić mięśnie tuż przed samym wystąpieniem, znakomicie sprawdzają się naprzemienne napinanie i rozluźnianie mięśni, obszerne obroty ramionami, oddychanie przeponą, głośne wydychanie powietrza i oczywiście szeroki uśmiech.

Pomaga przygotowanie

Poczucie bezradności, nieprzygoto-wania, utraty kontroli jest najsilniejszym czynnikiem potęgującym stres. Aby zmniejszyć jego oddziaływanie, znawcy tematu zalecają przygotowanie wystąpienia. Krąży anegdotka, iż pewien dziennikarz, który miał relacjonować ważne sympozjum naukowe, przeżył bezsenną noc, bynajmniej nie ze względu na swoje wystąpienie. Powodem jego zmartwienia okazał się sąsiad zza ściany, który całą noc powtarzał w kółko ten sam tekst. Nasz bohater zdziwił się ogromnie, gdy okazało się, iż sąsiadował z gwiazdą sympozjum, której prezentacja była doskonała, swobodna i sprawiała wrażenie improwizowanej. Wniosek - najlepsza improwizacja zawsze przygotowana. Przygotowanie dla każdego oznacza coś innego. Dla jednych kartę z zestawem zagadnień, dla innych nauczenie się na pamięć tekstu. Oba sposoby mają swoje plusy i minusy. Mając w głowie same zagadnienia, nie zestresuje nas fakt, iż nie pamiętamy anegdotki, która miała pojawić się właśnie w tym miejscu prezentacji. Niespisanie może z kolei przynieść nadmierne pływanie w zagadnieniach prezentacji, pozwala jednak być bardziej elastycznym, gdy pojawi się ważne dla słuchaczy zagadnienie. Dla początkujących zalecam bardzo dokładne przemyślenie zagadnień prezentacji i zarysowanie wszystkich poruszanych w niej wątków. Porządkujące znaczenie ma określenie celu prezentacji. W sytuacji wielkiego stresu cel może nam pomóc odnaleźć się w plątaninie myśli. Dobremu przygotowaniu służy również przepróbowanie, najlepiej z udziałem słuchaczy. Jest to niezbędne zwłaszcza wówczas, gdy chcemy zaangażować słuchaczy w wypracowanie wniosków. Warto mieć przed oczami wnioski, które wypracowali „próbni słuchacze", znać ich ewentualne zastrzeżenia i uwagi. Za próbnym wystąpieniem przemawia jeszcze jedna okoliczność. Tekst spisany czy zarysowany znacząco różni się od mówionego, szczególnie w odniesieniu do ważnego czynnika sukcesu każdej prezentacji - czyli czasu. Pauzy, przerwy, pytania retoryczne czy nagłe pytania z sali znacząco wydłużają wystąpienia. Próba tekstu da nam przybliżoną informację o czasie trwania wystąpienia. Dodatkowo pozwoli dokonać ewentualnych redukcji tekstu.

Wyobraź sobie, że mówisz do przyjaciela

Większość ludzi najbardziej obawia się tego, co nieodgadnione, za takowe uznając słuchaczy. Co zatem zrobić, by „odczarować" słuchaczy? Nic tak nie uspakaja, jak informacja o słuchaczach. Kim są, jakie mają potrzeby, co ich interesuje, co wiedzą na temat, który prezentujesz, jakich nastawień możesz się po nich spodziewać? Jednej rzeczy możemy być pewni - słuchacze muszą mieć interes w tym, żeby nas słuchać. Ale to nasze zadanie ten interes im wskazać. Umysły naszych słuchaczy są przepełnione codziennymi troskami. Naszym zadaniem jest sprawić, by nasze przesłanie stało się ważniejsze niż cokolwiek innego. Musimy zdobyć ich uwagę, tak by zechcieli odłożyć na chwilę inne myśli. Podstawowa sprawa to dostrzeżenie wspólnych dla wszystkich słuchaczy elementów (korzyści, problemów, celów czy sytuacji osobistej). Można się bowiem odwołać do nich na początku wystąpienia, w ten sposób zapewniając sobie zdobycie zainteresowania. Aby słuchacze uznali treści naszego wystąpienia za swoje, powinniśmy maksymalnie dostosować do nich formę przekazu: język, przykłady, anegdotki, a nawet swój ubiór. Większość uczestników prezentacji nie ma intencji przeszkadzania, zadawania dekoncentrujących pytań czy celowego rozpraszania występującego. Współcześni słuchacze to ludzie zdecydowanie lepiej wykształceni, poinformowani i aktywni. Chcą zatem współuczestniczyć w omawianiu tezy i wyciąganiu wniosków oraz wypowiadać się w ramach nieskrępowanej dyskusji. Jak zatem spełnić te oczekiwania, jednocześnie kontrolując przebieg prezentacji? Najłatwiej przeznaczyć czas na pytania i refleksje uczestników lub wcześniej, przed wystąpieniem zadać im pracę domową, w której przedstawią swoje poglądy - np. w formie odpowiedzi na pytania ankietowe, które omówimy podczas prezentacji.

Próba generalna przed lustrem

Przed kolejną prezentacją zastanówcie się nad swoimi reakcjami w obliczu wystąpienia publicznego, jeszcze lepiej zobaczcie je. Pozwólcie sobie na próbę przed lustrem, nagranie podczas szkolenia, zebranie uwag od „próbnych" słuchaczy. Lepszy oswojony lęk niż lęk przed nieznanym.

Autor: Magda Wróbel